Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 7 novembre 2019
OTTAWA, le jeudi 7 novembre 2019
(84)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 10 h, dans la pièce C128 de l'édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Carignan, C.P., Dalphond, Dawson, Gold, Housakos, Marshall, Marwah, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman et Tkachuk (15).
Autre sénateur présent : L'honorable sénateur Tannas (1).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
CIBA/2019-11-07/654(P)|211| — Adoption du procès-verbal
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 5 septembre 2019.
L'honorable sénateur Dawson propose :
Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 5 septembre 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-11-07/655(P)|189| — Seizième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
L'honorable sénateur Marwah présente le seizième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure :
Le jeudi 7 novembre 2019
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
SEIZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte de la recommandation faite le 11 septembre 2019.
Nonobstant la décision prise par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration le 13 juin 2019, votre sous-comité recommande que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration examine davantage la politique et les pratiques actuelles concernant les dépenses du Sénat en lien avec les déplacements financés à l'externe.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration.
L'honorable sénateur Marwah propose :
Que lorsqu'un sénateur prend part à un déplacement financé à l'externe dans l'exercice de ses fonctions parlementaires, le transport d'un quelconque point de départ au Canada vers un point d'arrivée international ne constitue pas un déplacement admissible au système des points de déplacement.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-11-07/656(P)|189| — Dix-septième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
L'honorable sénateur Marwah a déposé le dix-septième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure :
Le jeudi 7 novembre 2019
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a l'honneur de déposer son
DIX-SEPTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s'est réuni les 11, 19 et 23 septembre et le 9 octobre 2019 et souhaite rendre compte des décisions qui ont été prises.
1. Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art
Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art a déposé son quatrième rapport contenant une recommandation de modifier le nom du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art pour Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et biens patrimoniaux.
Votre sous-comité a approuvé la recommandation.
2. Processus de règlement provisoire pour le traitement des plaintes de harcèlement
Il est confirmé qu'une plainte relative à une conduite qui s'est produite au cours des délibérations parlementaires ou qui est autrement protégée par le privilège parlementaire ne doit pas être traitée en vertu de la Politique du Sénat sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail ni du processus provisoire, car elle devrait être soulevée dans le cadre du processus parlementaire normal. Il est convenu de préparer un communiqué, à la suite de consultations avec la sénatrice Saint-Germain, en tant que présidente du sous-comité sur les ressources humaines, qui sera approuvé par le Sous-comité du programme et de la procédure.
Il est également convenu que, lorsqu'une plainte est envoyée à une tierce partie pour examen, les whips soient informés simultanément de la plainte et que le rôle des whips soit élargi pour inclure le whip ou un autre représentant désigné par chaque parti ou groupe parlementaire, en plus de ceux actuellement autorisés à participer en vertu de la politique.
Il a été précisé que les partis continueront à avoir accès à la médiation ou à d'autres méthodes de règlement des différends tout au long d'une enquête relative à une plainte.
3. Demande de propositions — Évaluation de la menace et des risques (EMR)
Il est convenu que le Sénat dirigera le processus concurrentiel pour l'EMR de l'édifice de l'Est et conservera l'autorité du contrat.
4. Approbation de la Politique provisoire de santé et sécurité au travail
Il est convenu que la Politique provisoire de santé et de sécurité au travail soit approuvée, telle que modifiée, et que cette décision soit communiquée au CIBA pour information à la première occasion.
5. Mise à jour sur ADP
Il est convenu que le système de paie pour le Sénat demeure le système de rémunération Phénix pour les employés du Sénat et le système Paymate pour les sénateurs.
Il est également convenu de mettre fin au contrat d'ADP et d'autoriser le paiement de 12 500 $ à ADP.
6. Cartographie du projet de renouvellement des politiques du Sénat
Il est convenu que le processus de cartographie du Renouvellement des politiques du Sénat soit approuvé, tel que modifié, en ce qui concerne le sous-comité approprié ou l'autorité compétente (voir Annexe).
7. Approbation d'un contrat à fournisseur unique avec Abloy Canada Inc.
Il est convenu que la demande de contrat à fournisseur unique avec Abloy Canada Inc. d'un montant de 120 400 $ soit approuvée pour l'achat de mises à niveaux des serrures de haute sécurité.
8. Installation de nouveaux enregistreurs vidéo dans les salles de réunion des comités et dans la chambre du Sénat
Il est convenu que la demande de contrat à fournisseur unique avec SLIQ d'un montant de 36 000 $ soit approuvée pour l'acquisition de nouveaux enregistreurs vidéo haute définition pour le Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration et, avec Richard Denis et Pascale Legault, répond à des questions.
CIBA/2019-11-07/657(P)|301| — Composition des sous-comités
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration concernant les sièges vacants au sein des sous-comités et des groupes de travail consultatifs.
CIBA/2019-11-07/658(P) — Allocation des budgets des caucus, des groupes et des agents supérieurs
L'honorable sénateur Marwah fait une déclaration concernant les budgets des caucus, des groupes parlementaires et des agents supérieurs.
Après débat, il a été convenu qu'aucun financement ne serait alloué au Groupe des sénateurs canadiens pour le moment. Conformément aux décisions prises par le comité le jeudi 28 février 2019 et le jeudi 9 mai 2019, il est également convenu que le comité termine son examen des allocations pour les caucus, les groupes parlementaires et les budgets des agents supérieurs pour 2019-2020 dans les 60 jours suivant les élections fédérales et que le comité examine une proposition des leaders dans le cadre de cet examen.
CIBA/2019-11-07/659(P)|303| — Accord consolidé sur les niveaux de service avec la Chambre des communes concernant la télédiffusion
L'honorable sénatrice Batters fait une déclaration au sujet de l'accord consolidé sur les niveaux de service avec la Chambre des communes concernant la télédiffusion.
Après débat, il est convenu que l'item de l'approbation de l'Accord consolidé sur les niveaux de service avec la Chambre des communes concernant la télédiffusion sera abordée lors d'une prochaine réunion du CIBA et que la note d'information fournie au Sous-comité du programme et de la procédure sera distribuée aux membres.
À 10 h 34, la séance est suspendue.
À 10 h 36, la séance se poursuit à huis clos, conformément au paragraphe 12-16(1) du Règlement.
À 11 h 6, l'honorable sénatrice Seidman a été ajoutée à la liste des membres du comité.
À 11 h 37, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière