LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 27 février 2020
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 8 h 30, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Je vous souhaite la bienvenue à cette séance du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider ce comité.
Je prie d’abord chacun des sénateurs de se présenter.
Le sénateur Dean : Tony Dean, Ontario.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, division du Golfe, Québec.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, Ontario.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, Québec.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, Québec.
La sénatrice Verner : Josée Verner, Québec.
[Traduction]
La sénatrice LaBoucane-Benson : Patti LaBoucane-Benson, Alberta, territoire du Traité no 6.
Le sénateur Smith : Larry Smith, Québec.
[Français]
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, Québec.
La sénatrice Poirier : Rose-May Poirier, Nouveau-Brunswick.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Plett : Don Plett, Manitoba.
La sénatrice Batters : Denise Batters, Saskatchewan; je suis également vice-présidente de ce comité.
Le président : Avant de commencer, j’aimerais remercier tous les membres du personnel, et plus particulièrement le comité exécutif, les interprètes et les préposés aux comités, qui ont fait l’effort de se joindre à nous. Certains sont partis de chez eux à 4 heures du matin. Nous leur devons toute notre reconnaissance et notre soutien pour leur présence.
Honorables sénateurs, vous avez dans votre trousse un exemplaire de la partie publique du procès-verbal du 6 février 2020. Avez-vous des questions à cet égard ou souhaitez-vous y apporter des changements?
Quelqu’un peut-il proposer l’adoption du procès-verbal?
La sénatrice Saint-Germain propose l’adoption du procès-verbal.
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté.
Le deuxième point concerne le 18e rapport du Sous-comité de la vérification sur les états financiers annuels du Sénat du Canada.
Sont avec nous aujourd’hui M. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances; Mme Nathalie Charpentier, contrôleur et adjointe dirigeante principale des finances; ainsi que Mme Charly Thivierge-Lortie, gestionnaire principale, Vérification; et M. Andrew Newman, associé leader responsable de la mission d’audit, à KPMG.
Je crois comprendre que la sénatrice Moncion s’adressera d’abord au comité, puis que M. Lanctôt et les représentants de KPMG donneront à leur tour un exposé.
[Français]
La sénatrice Moncion : Honorables sénateurs, après avoir procédé à un examen détaillé et approfondi des états financiers, le sous-comité de l’audit a le plaisir de recommander l’approbation des états financiers vérifiés pour l’exercice qui a pris fin le 31 mars 2019.
[Traduction]
Votre sous-comité a également examiné trois documents connexes : les états financiers, le rapport qui contient les points saillants des états financiers, et le rapport sur les constatations découlant de l’audit du vérificateur externe.
[Français]
Les états financiers pour l’exercice qui a pris fin le 31 mars 2019 ont reçu une opinion sans réserve, comme c’est le cas depuis que le Sénat a commencé à publier ses états financiers en 2008-2009.
[Traduction]
J’aimerais souligner que l’énoncé de responsabilité de la direction à l’égard des états financiers indique clairement que la direction du Sénat est responsable de l’intégrité et de l’objectivité de l’information et que les états financiers ont été préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
[Français]
Les états financiers décrivent la situation financière du Sénat au 31 mars 2019, brossent un tableau de ses opérations financières pour l’exercice financier 2018-2019, font un résumé des changements concernant l’état de l’excédent accumulé et montrent comment le Sénat a utilisé les montants qu’il a reçus du Trésor. Le document contient également des notes qui fournissent des explications supplémentaires et détaillées sur les états financiers.
[Traduction]
Un deuxième document, intitulé « Points saillants des états financiers », fournit des explications sur les états financiers et les notes complémentaires. Une analyse des écarts significatifs entre le budget et les dépenses de l’exercice précédent est également fournie. Il convient de noter que, bien que les états financiers vérifiés soient rendus publics, « Points saillants des états financiers » est un document interne restreint de la distribution externe.
[Français]
Les vérificateurs ont fait la vérification conformément au plan établi. Ils n’ont décelé aucune faiblesse de contrôle.
[Traduction]
Je voudrais profiter de l’occasion pour remercier les vérificateurs externes, M. Newman et Mme Thivierge-Lortie, pour leur excellent travail, tant sur ces états financiers que les précédents.
[Français]
Pierre Lanctôt, Nathalie Charpentier et Andrew Newman, associé leader responsable de la mission d’audit chez KPMG, qui sont responsables de la vérification du Sénat, et Charly Thivierge-Lortie, gestionnaire principale de la vérification chez KPMG, présenteront leur rapport. Pierre Lanctôt présentera un aperçu des principaux éléments des états financiers et Andrew Newman parlera du rapport de vérification.
Je tiens aussi à remercier Pierre et Nathalie. Merci de l’excellent travail que vous faites et de votre disponibilité quand vous préparez toute la documentation que vous nous distribuez.
La parole est à vous.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, madame la sénatrice. Je vais maintenant prendre quelques minutes pour discuter des points saillants des résultats du Sénat pour l’année financière 2018-2019 et de sa situation financière au 31 mars 2019. Je vais commencer avec les nouvelles notes aux états financiers et discuter de la nouvelle information contenue dans les états financiers.
À la note 5, nous donnons maintenant des détails sur les immobilisations corporelles qui seront transférées au Sénat au cours des prochaines années dans le cadre du projet de la vision et du plan à long terme.
La note 9c) présente un ajustement au titre de la période précédente pour les services reçus gratuitement après la révision des calculs par Services publics et Approvisionnement Canada pour la valeur des services de locaux que le Sénat a reçus gratuitement de la part de SPAC.
Finalement, la note 12 présente la réaffectation budgétaire des crédits parlementaires utilisés pour l’acquisition de machinerie et d’équipement pour fins de présentation des données budgétaires dans les états financiers.
[Traduction]
Passons maintenant en revue les dépenses du Sénat. Les dépenses totales, à l’exclusion du rajustement des pensions des sénateurs en 2017-2018, ont augmenté de 7,9 %, ce qui représente 7 millions de dollars. Trois raisons principales expliquent cette variation.
En effet, il y avait plus de sénateurs que pendant l’exercice précédent, les coûts du personnel ont augmenté et les coûts des services professionnels ont diminué.
D’abord, voyons l’augmentation des coûts associés aux sénateurs entraînant une augmentation des dépenses de 1 million de dollars. En moyenne, trois sénateurs se sont ajoutés au cours de l’exercice, ce qui veut dire qu’il y en avait 99 au lieu de 96. Cette hausse s’est traduite par l’augmentation des salaires, de l’indemnité de base, des transports et des communications, le tout totalisant 1 million de dollars.
Les coûts du personnel ont augmenté d’environ 7,3 millions de dollars. Il y a eu une hausse des salaires du personnel de 4,7 millions de dollars en raison d’un nombre accru d’employés et d’augmentations salariales accordées en cours d’exercice.
Le paiement des augmentations économiques pour les employés non représentés de l’Administration du Sénat, les employés des sénateurs et des agents supérieurs et certains employés syndiqués a augmenté de 1,6 million de dollars. L’augmentation du coût du régime d’avantages sociaux des employés de 1 million de dollars est quant à elle due à l’augmentation des coûts salariaux et à l’embauche d’employés.
Les coûts des services professionnels, de l’accueil et des repas ont diminué de 300 000 $. La diminution est principalement due à la résiliation du contrat conclu sur la transformation de la Direction des ressources humaines, environ 800 000 $ ayant été compensés par diverses petites augmentations.
[Français]
Passons à l’état de la situation financière. Ces états financiers donnent un aperçu de la situation financière du Sénat au 31 mars 2019. Ils exposent principalement les actifs et les passifs.
Les passifs du Sénat sont tous des passifs financiers qui, pour la plupart, seront payés en utilisant des crédits parlementaires futurs.
Nous avons un montant à recevoir du Trésor de 3,8 millions de dollars dans les états financiers à la fin de l’année. Ce montant résulte principalement de l’écart temporel entre le moment où les transactions sont comptabilisées dans nos livres et le moment où les crédits parlementaires et les paiements sont effectués. On constate une diminution de 1,6 million de dollars par rapport à la période de 2017-2018. Cela est attribuable au fait que les comptes débiteurs et les avances ont augmenté de 1,6 million de dollars. Cette somme supplémentaire devra donc être déposée dans le Trésor une fois que l’institution l’aura reçue, ce qui a pour effet de diminuer les sommes à recevoir.
Les comptes débiteurs et avances ont été modifiés de 4,1 millions de dollars. Ce montant de 4,1 millions de dollars consiste en des sommes à recevoir de ministères, d’organismes fédéraux. Il y a également une somme de 40 000 $ seulement à recevoir de la part d’autres parties.
L’augmentation d’environ 1,6 million de dollars par rapport à 2017-2018 est principalement liée au recouvrement des salaires de Services publics et Approvisionnement Canada pour la vision et le plan à long terme, qui couvre les salaires pour six mois en 2018-2019 comparativement à trois mois au cours de l’année précédente, soit environ 1,5 million de dollars. C’est, essentiellement, une différence entre le moment où nous avons reçu les fonds cette année, pour l’année 2018-2019, et le montant à recevoir de l’année précédente. C’est une question de calendrier en ce qui a trait à la réception des fonds.
Parlons des immobilisations corporelles à la note 5. Au 31 mars, le Sénat possédait 6,6 millions de dollars en immobilisations à valeur nette, soit le coût d’acquisition, moins l’amortissement.
Cette somme représente notamment des logiciels d’une valeur totale de 2,7 millions de dollars, 1,6 million de dollars de mobilier et d’accessoires, 1,2 million de dollars de matériel informatique et 700 000 $ de machinerie et d’équipement. Il y a également 200 000 $ pour une amélioration locative et une autre somme de 200 000 $ environ pour d’autres dépenses. Les comptes créditeurs et les charges à payer, qui figurent à la note 4b), étaient de 8,2 millions de dollars, un montant de 4,3 millions de dollars était lié à la rémunération des employés; on parle principalement de salaires pour un total de 3,6 millions de dollars, qui est le nombre de jours pour les paies qui sont en arrérages ainsi que le moment où les salaires sont versés. Des primes au rendement étaient aussi incluses dans ce montant, ainsi que des paies rétroactives dues à des employés. Nous avions des dettes de 3,1 millions de dollars auprès de fournisseurs externes et de 800 000 $ auprès des créditeurs des ministères et autres organismes fédéraux pour des services rendus. L’augmentation des créditeurs de 100 000 $, comparativement à l’année précédente, est principalement attribuable au moment où ont été versés les salaires.
[Traduction]
Ceci conclut mon exposé. Si vous avez des questions, je serai heureux d’y répondre.
Je vais maintenant laisser la parole à M. Andrew Newman, qui présentera le rapport d’audit.
Le président : Y a-t-il des questions pour M. Lanctôt ou devrions-nous plutôt attendre que le vérificateur ait lui aussi terminé pour pouvoir lui poser des questions à lui aussi? Que préférez-vous?
La sénatrice Marshall : Nous allons attendre après l’exposé du vérificateur.
Andrew Newman, associé leader responsable de la mission d’audit, KPMG : Je suis très heureux de vous présenter le Rapport sur les constatations découlant de l’audit des états financiers du Sénat pour l’exercice clos le 31 mars 2019.
Ces états montrent des charges gérées par le Sénat de 95 millions de dollars en 2019 comparativement à un budget de 108 millions de dollars. Compte tenu de l’ajout des coûts des services reçus gratuitement des ministères pour les locaux, le régime de soins de santé et ce genre de choses, les charges totales d’exploitation du Sénat pour 2019 étaient de 120 millions de dollars.
Notre opinion sur ces états financiers figure dans le rapport des auditeurs indépendants joint aux états financiers. Dans cette opinion, nous affirmons que les états financiers ci-joints donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Sénat du Canada au 31 mars 2019, ainsi que des résultats de son exploitation, de ses surplus et de ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. Cette opinion est datée du 27 février 2020, soit la date du jour.
En ce qui a trait à notre travail d’audit, nous avons rencontré votre Sous-comité de la vérification, présidé avec compétence par la sénatrice Moncion, pour lui exposer notre plan d’audit officiel au préalable, puis pour lui soumettre nos constatations officielles une fois le travail d’audit terminé. Au cours de l’audit, nous avons bénéficié de l’entière participation de votre équipe de gestion. Nous n’avons identifié aucune déficience de contrôle interne du Sénat que nous définissons comme étant importante ni de corrections importantes à apporter aux livres et aux dossiers du Sénat.
En ce qui concerne le système de paie Phénix, aucun employé du Sénat ne figurait dans l’échantillon pangouvernemental des dépenses salariales du Bureau du vérificateur général en 2019. Dans le cadre de l’audit des états financiers du Sénat, nous avons examiné les processus et contrôles du Sénat en matière de services de paie, y compris l’établissement et la correction des erreurs individuelles dans le système de paie des employés. Ces contrôles et processus demeurent fiables et répondent très bien aux besoins des employés du Sénat.
Il s’agit de mon dernier rapport à titre de vérificateur indépendant du Sénat. Le moment ne pourrait pas être mieux choisi. Ce fut un honneur de servir le Sénat pendant 10 ans.
Je tiens à remercier l’équipe de gestion des finances du Sénat et ses membres actuels et passés, de même que le Sous-comité de la vérification et ses membres actuels et passés, de même que ce comité pour son engagement envers une transparence et une reddition de comptes accrues dans les rapports financiers du Sénat.
Honorables sénateurs, voilà qui conclut mon rapport.
Le président : Merci, monsieur Newman. Allons-y avec les questions.
La sénatrice Batters : D’abord, j’aimerais remercier nos vérificateurs pour 10 ans d’excellents services au Sénat du Canada et aux contribuables canadiens.
Ma question s’adresse aux employés de l’Administration du Sénat qui sont ici. Je fais partie du Sous-comité de la vérification. Quand nous avons examiné ces états financiers et les Points saillants des états financiers qui les accompagnent, l’une de mes questions portait sur un contrat qui était cité dans la copie dont nous disposions alors. Il figurait à la page 13, sous la section 3.2 — Écart par rapport à l’année précédente.
Il y avait un écart, et l’une des variations soulevées portait sur un contrat pour la sécurité de 200 000 $ accordé à ADGA Group Consultants Inc. Très peu de renseignements étaient fournis, donc j’ai demandé qui avait approuvé ce contrat.
Depuis, nous avons reçu une version révisée des Points saillants des états financiers dans laquelle la référence au contrat accordé à ADGA a été retirée. La page 13, sous la section 3.2, fait simplement référence aux variations causées par l’augmentation de plusieurs contrats de faible valeur.
La réponse que j’ai obtenue quant à l’approbation du contrat est la suivante : « Nous ne sommes pas en mesure de trouver l’information relative à l’approbation du contrat en 2017-2018. Cette information n’a pas été consignée de manière conforme et un nouveau système était alors mis en œuvre. Aussi, certaines décisions ont été prises par le CIBA et d’autres par le sous-comité de la VPLT. »
Il me semble que je siégeais au comité de direction du CIBA à l’époque et je ne me rappelle pas avoir examiné ce contrat avec mes collègues du comité. J’ai demandé qui avait approuvé ce contrat parce que je n’avais pas souvenir que le CIBA l’avait examiné. Me faire répondre qu’on ne peut pas trouver l’information sur l’approbation du contrat m’a plutôt alarmée.
Je me demande si vous avez réussi à en apprendre un peu plus depuis. Je ne comprends pas comment cela a pu se produire.
M. Lanctôt : Nous étudions toujours la question, sénatrice. Essentiellement, il s’agissait d’un des contrats accordés dans le cadre du projet Vision et plan à long terme, ou VPLT. Nous consultons les procès-verbaux de ce sous-comité pour voir si nous pouvons trouver des détails particuliers qui y sont associés.
Ce qui complique les choses, c’est que les employés concernés à l’époque ne sont plus à l’emploi du Sénat. Nous avons donc un peu de difficulté à trouver quelqu’un qui est au fait du dossier et qui pourrait nous en parler. Sachez que nous nous penchons là‑dessus. Nous consultons toute la documentation pour cerner les résolutions relatives à l’approbation.
Nous savons qui a approuvé la demande à l’Administration, mais je ne peux pas confirmer l’information pour l’instant.
La sénatrice Batters : Qui a approuvé la demande à l’Administration?
M. Lanctôt : Je vais vous envoyer cette information. Je ne l’ai pas apportée, mais je sais que nous avons une demande signée. Nous n’avons pas encore établi de quel comité elle vient ni dans quel procès-verbal elle est citée.
La sénatrice Batters : Si c’était le CIBA, par exemple, ce serait plutôt évident dans ses procès-verbaux, n’est-ce pas?
M. Lanctôt : Oui, nous l’aurions trouvé dans les procès-verbaux du CIBA. Nous avons dû consulter beaucoup de contrats pour d’autres raisons, puisque nous sommes en train de conclure le processus d’examen et d’audit des dépenses. Il a fallu remonter plusieurs années en arrière pour trouver certains renseignements sur certaines transactions. Tout ce qui concerne le CIBA est plus facile à trouver. Dans le cas des sous-comités, c’est parfois plus difficile.
Le président : Quand vous aurez cette réponse, monsieur Lanctôt, je crois que l’idéal serait de nous la transmettre et d’aviser tous les membres.
M. Lanctôt : Tout à fait.
La sénatrice Marshall : J’ai deux questions. La première porte sur le système Phénix parce que nous avons décidé de garder ce système. Nous envisagions de le remplacer, mais avons décidé de le garder.
Je sais, monsieur Newman, que du travail d’audit supplémentaire a été fait pour vérifier la justesse des transactions du système de paie, mais j’aimerais obtenir les commentaires des vérificateurs et peut-être même de M. Lanctôt. La décision en vigueur est que nous allons mettre en place des procédures complémentaires pour nous assurer que le système Phénix génère vraiment des données de paie justes.
Pourriez-vous simplement nous dire si ces procédures qui s’ajoutent au système Phénix sont adéquates pour assurer la justesse de notre système de paie, ou à tout le moins nous rassurer là-dessus?
M. Newman : Je vais d’abord parler de notre travail, car nous avons changé notre approche de vérification pour les procédures du Sénat en matière de paie.
Ceux qui siègent à ce comité ou au Sous-comité de la vérification depuis un certain temps se souviendront que nous avons choisi un échantillon d’employés et effectué une analyse pour répondre à la question suivante : Est-ce que ces employés du Sénat ont, au bout du compte, été payés correctement même s’il y avait des erreurs dans le système de paie Phénix qui ont ultérieurement été corrigées dans une autre période de paie?
Au cours des deux ou trois dernières années, ces analyses ont donné d’excellents résultats pour le Sénat. Comme je l’ai déclaré à ce comité dans le passé, cela est simplement dû aux efforts déployés par votre équipe de gestion de la paie et des finances et, bien franchement, à l’empressement dont vous avez fait preuve pour assurer une paie adéquate à vos employés.
Dans la foulée de ces résultats fructueux, nous avons décidé de modifier l’approche d’audit et de nous pencher sur le processus que le Sénat a mis en place pour surveiller la paie des employés du Sénat et corriger les erreurs de façon rapide dans le système de paie Phénix. Il y avait quelques erreurs dans le système de paie Phénix qui ont eu une incidence sur les employés du Sénat, mais elles ont été corrigées rapidement.
L’analyse de ces processus et la mise à l’essai des contrôles de suivi, d’examen, de repérage et ce genre de choses, nous ont permis de constater que ces processus sont très fiables. Ils continuent de bien servir les employés et, bien franchement, demeureront nécessaires tant que le système de paie Phénix ne sera pas pleinement opérationnel.
La sénatrice Marshall : Ma deuxième question porte sur les immobilisations corporelles. Quand on consulte les états financiers, on voit que l’amortissement des immobilisations corporelles est maintenant supérieur aux acquisitions.
J’aimerais d’abord entendre M. Lanctôt là-dessus, puis, si vous avez des commentaires sur la question, monsieur Newman, j’aimerais également les connaître.
Est-ce que nous remplaçons nos immobilisations assez rapidement? Quand je consulte les états financiers, j’ai l’impression que nous attendons que nos immobilisations soient vraiment vieilles avant d’entamer leur remplacement.
Que pouvez-vous me dire là-dessus?
M. Lanctôt : Il est vrai que la dépréciation de nos immobilisations est très importante. Nous sommes dans le dernier tiers de la vie utile de nos immobilisations. C’est pour cette raison que nous avons lancé un plan à plus long terme pour la reconstitution de nos immobilisations. Nous discuterons un peu plus tard d’une partie de ce plan qui porte sur le remplacement de la technologie.
Nos immobilisations fonctionnent adéquatement. Il n’est pas inhabituel de voir des immobilisations durer un peu plus longtemps que leur période de dépréciation. Nous avons certes besoin de gérer le cycle de vie des immobilisations pour nous assurer d’être toujours proactifs, et c’est ce que nous faisons.
La sénatrice Marshall : Monsieur Newman, avez-vous des commentaires là-dessus?
M. Newman : Les états financiers permettent de faire la lumière sur un problème potentiel, à savoir l’amortissement des immobilisations corporelles que le Sénat possède, lequel représente environ 2,2 millions de dollars par année. Il s’agit de la charge liée à l’utilisation des immobilisations corporelles sur la durée de vie utile de ces immobilisations.
L’acquisition d’immobilisations corporelles est un cycle qui s’étend sur au moins deux ans. L’amortissement était inférieur auparavant puisqu’il s’établissait à 1,7 million de dollars en 2018 et 1,3 million de dollars en 2019. Même s’il est impossible de remplacer des immobilisations corporelles à moyen terme, c’est‑à-dire sur deux ou trois ans, cela ne peut pas être reporté éternellement. C’est un aspect que j’encouragerais votre équipe de direction à examiner.
Je conseillerais aussi aux sénateurs de prendre une mesure importante à la fois. Même si SPAC vous a fourni ce joli édifice, je dirais que l’acquisition d’autres immobilisations a été reportée parce qu’il nous fallait déterminer en quoi consisteraient les aménagements.
La sénatrice Marshall : Je suis membre du Sous-comité du budget. C’est donc un aspect que nous devrions probablement ne pas perdre de vue lorsque nous examinons le budget.
Le sénateur Dean : Ma question vous est destinée, monsieur Newman. Je vous remercie des services que vous nous rendez depuis longtemps.
Je suis frappé par la mention de l’absence de risques importants en matière de contrôle, bien que cela fasse peut-être partie de la lexicographie de l’audit.
Pendant que vous faisiez votre travail cette année et, effectivement, au cours des deux ou trois dernières années, avez‑vous remarqué quelque chose de sous-jacent qui ne passait pas le test de la signification et qui vous a frappé comme étant à surveiller, si je peux m’exprimer ainsi?
M. Newman : Je faisais allusion à d’importantes déficiences de contrôle, ce qui n’est pas la même chose que des risques importants en matière de contrôle. Il est clair que le Sénat, comme toute organisation, fait face à des risques importants en matière de contrôle. C’est la raison pour laquelle vous disposez de processus pour atténuer ces risques. Lorsque je dis que nous n’avons pas trouvé de déficiences de contrôle importantes, cela veut dire que nous croyons que les processus et les procédures que le Sénat a mis en œuvre, essentiellement au cours des 10 dernières années, sont suffisamment robustes pour réduire considérablement ces risques.
Grâce à notre audit, il nous est toujours possible d’apporter des améliorations aux processus du Sénat. Je suis certain que nous avons eu des occasions de ce genre tout au long de l’audit. Je ne me souviens pas par cœur d’aucune des occasions qui sont survenues dans le cadre du présent audit, mais nous communiquons ces possibilités d’amélioration respectivement à M. Lanctôt et son équipe, et à Mme Legault et son équipe, s’il s’agit d’améliorations liées aux ressources humaines, ou d’améliorations liées à la technologie de l’information.
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions, honorables sénateurs, la sénatrice Moncion propose que le rapport soit adopté et que les états financiers soient déposés au Sénat. Consentez-vous à adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le président : La motion est adoptée.
Il est bon que les sénateurs se réunissent à huis clos avec les vérificateurs à la suite de l’audit annuel. Par conséquent, je demanderais que tout le monde quitte la salle pour le moment. Est-ce que tous les membres pourraient quitter la salle, à l’exception du secrétaire de séance qui sera M. Lafrenière? Ce ne sera pas long, je l’espère.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Nous pouvons reprendre la séance publique.
Le point 3 à l’ordre du jour est le 19e rapport du Sous-comité de l’audit qui traite des rapports financiers trimestriels pour le trimestre terminé le 30 juin 2019 et pour le trimestre terminé le 30 septembre 2019.
La sénatrice Moncion fera un exposé. Ensuite, M. Lanctôt et Mme Charpentier pourront répondre à vos questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : Honorables sénateurs, en tant que présidente du sous-comité de l’audit, j’ai le plaisir de déposer, à titre d’information, le rapport des faits saillants des états financiers du Sénat pour les deux premiers trimestres de 2019-2020, couvrant la période du 1er avril au 30 septembre 2019.
Le comité a fait preuve de diligence dans la révision du rapport. Plusieurs questions ont été posées à l’équipe de la Direction des finances et on y a répondu à notre entière satisfaction. Ce rapport est produit tous les trimestres. Il est préparé par la Direction des finances et de l’approvisionnement. Le public n’y a pas accès et il n’est pas audité. Ce rapport a pour objectif de fournir de l’information à jour sur l’usage que fait le Sénat de ses autorisations budgétaires, sur ses dépenses réelles et sur les dépenses prévues pour l’exercice en cours.
[Traduction]
Pour résumer, les autorisations budgétaires du Sénat pour 2019-2020 s’élèvent à 114,2 millions de dollars. Les dépenses réelles en date du 30 septembre 2019 représentent 45,8 millions de dollars. Dans l’ensemble, selon les meilleures données disponibles au moment où le rapport a été préparé, le Sénat prévoit dépenser 103,5 millions de dollars pour l’exercice financier 2019-2020, soit 91 % de son budget total, et il prévoit un excédent global de 10,7 millions de dollars.
[Français]
Une partie de cet excédent, soit 7,1 millions de dollars, provient du budget des sénateurs. Ces prévisions partent du principe que le nombre de sénateurs sera de 102 pour le reste de l’année et que les frais de déplacement seront inférieurs à ceux du dernier exercice, puisqu’il s’agit d’une année électorale.
[Traduction]
Les comités et les Affaires internationales et interparlementaires prévoient un excédent de 1,1 million de dollars. Cet excédent est attribuable aux comités, car comme il s’agit d’une année électorale, on s’attend à ce que les déplacements soient réduits au minimum d’ici la fin de l’exercice.
[Français]
Le sous-comité de l’audit et de la surveillance a un budget de 500 000 $ et prévoit dépenser 100 000 $ pour un contrat avec le cabinet Raymond Chabot Grant Thornton, qui est chargé de vérifier les dépenses des sénateurs et de l’Administration du Sénat. Il en résultera un excédent de 400 000 $. Il est prévu que l’excédent ne sera pas utilisé, car le sous-comité n’a pas encore été créé.
[Traduction]
L’Administration du Sénat prévoit un excédent de 2,1 millions de dollars, principalement, parce que la fourchette salariale des employés est moins élevée que prévu, conformément aux années précédentes, et aux postes laissés vacants par des départs d’employés et au temps nécessaire pour doter ces postes.
[Français]
Je vais maintenant donner au comité un aperçu des changements importants apportés aux dépenses budgétaires. Les dépenses réelles au 30 septembre 2019 ont augmenté de 6 % par rapport à l’exercice précédent. Les modifications les plus importantes se sont produites dans deux catégories de dépenses. Vous trouverez les détails des autres catégories de dépenses aux pages 7, 8 et 9 du rapport.
[Traduction]
Dans la première catégorie, les coûts liés au personnel ont augmenté de 2,6 millions de dollars. Cette hausse s’explique ainsi : la rémunération et la pension des sénateurs ont subi une augmentation nette d’environ 0,9 million de dollars principalement en raison de la hausse du nombre moyen de sénateurs en poste.
La hausse du nombre moyen de sénateurs en poste a aussi eu une incidence directe sur la masse salariale des employés de sénateurs, qui a augmenté de 0,6 million de dollars. Le nombre d’employés de l’Administration du Sénat a augmenté par rapport à la même période de l’exercice précédent, ce qui représente une hausse de 0,7 million de dollars.
Finalement, le coût total des avantages sociaux accordés aux employés s’est accru de 0,4 million de dollars.
[Français]
Pour la deuxième catégorie, les locations et les licences, les coûts ont augmenté d’environ 200 000 $ par rapport au même trimestre lors de l’exercice précédent. Ce constat s’explique par la hausse d’environ 46 000 $ enregistrée dans la location d’équipements, d’interprétation audiovisuelle et de salles de réunion pour les comités, et par une dépense de 140 000 $ pour l’achat de licences de Microsoft, afin de couvrir l’augmentation des frais.
[Traduction]
Conformément à la pratique antérieure, vous trouverez à la section 4 du rapport financier des faits saillants du Sénat les principaux risques et incertitudes qui peuvent avoir des répercussions financières s’ils devenaient réalité. L’annexe A fait quant à elle état des risques et des incertitudes qui ont été recensés pendant la phase de planification et qui sont jugés pertinents pour 2019-2020.
[Français]
Voilà qui conclut ma présentation des faits saillants des états financiers des deux premiers trimestres, qui ont pris fin le 30 septembre 2019. Je vais inviter Pierre Lanctôt et Nathalie Charpentier à répondre à vos questions
[Traduction]
Le président : Monsieur Lanctôt, madame Legault, avez-vous autre chose à ajouter?
Comme ils n’ont rien à ajouter, y a-t-il d’autres questions?
La sénatrice Batters : À la page 3 du document, sous la rubrique « Faits saillants », il y a deux graphiques différents. Le premier représente le budget total pour les sénateurs, les comités et les AII, c’est-à-dire les Affaires internationales et interparlementaires. Puis le deuxième graphique représente le budget total pour l’administration.
À la séance du Sous-comité de l’audit, j’ai demandé que cela soit changé parce que je ne pensais pas qu’il s’agissait d’une bonne ventilation. J’estimais qu’il serait plus exact d’avoir trois graphiques différents : un pour les sénateurs, un qui regroupe les comités et les AII, et un troisième pour l’administration. Je croyais que ce serait une représentation ou une répartition plus exacte.
Je souhaitais simplement faire observer qu’on m’a répondu que, pour l’exercice en cours, la même présentation serait conservée afin que les résultats puissent être comparés de façon appropriée. Puis le rapport sera modifié pour l’exercice à venir afin de tenir compte de ma suggestion, n’est-ce pas?
Ces rapports ne doivent pas être modifiés pour l’exercice financier courant. Toutefois, pour l’exercice financier qui commencera bientôt, ils seront modifiés afin qu’il y ait trois éléments distincts à comparer au lieu de deux.
M. Lanctôt : Oui, en ce qui concerne l’exercice financier en cours, nous avons déjà produit le rapport pour le troisième trimestre, parce que nous sommes déjà en février. Lorsque nous avons procédé à l’examen des deux premiers trimestres, nous étions déjà en février. Nous avons pris note de votre conseil, et nous avons décidé d’apporter les changements à compter du prochain exercice financier.
Le président : S’il n’y a aucune autre question, je vous remercie tous les deux. Ce point a été présenté à titre de renseignement seulement.
Avant que nous poursuivions la séance à huis clos pour étudier le point 4, Autres affaires, je vous signale que nous venons d’être informés du fait que les leaders de la Chambre des communes ont approuvé l’allocation budgétaire pour l’exercice financier de 2020-2021. Une note circule à cet effet.
Nous devons obtenir votre permission de présenter cette note en anglais seulement. La version française suivra sous peu. La note vient juste de nous être remise. Puis-je avoir votre consentement à ce sujet, mesdames et messieurs les sénateurs?
Des voix : Oui.
Le président : Faites circuler la version anglaise immédiatement.
Je crois comprendre que cette question est très urgente, étant donné que c’est une condition préalable à l’établissement de l’ensemble des comités et à l’accomplissement de tout le travail qui doit être fait au cours des prochaines semaines. Cette note a été déposée sans préavis, et je m’en excuse donc. Il est important que nous l’approuvions afin que nous puissions amorcer les processus normaux du Sénat.
Y a-t-il des questions pour le sénateur Plett ou pour n’importe lequel des leaders? Puisqu’il n’y en a pas, je vais lire la motion. Elle dit ce qui suit :
Que, nonobstant les dispositions de l’annexe sur le Règlement financier du Règlement administratif du Sénat, l’allocation budgétaire pour l’exercice commençant le 1er avril 2020 soit la suivante pour :
a) le leader, le leader adjoint et le whip du gouvernement au Sénat : 1 510 000 $ au total;
b) le leader, le leader adjoint et le whip de l’opposition au Sénat et le fonds de recherche de l’opposition : 1 279 792 $ au total
c) le fonds de recherche du Groupe des sénateurs indépendants : 1 435 000 $;
d) le fonds de recherche du Groupe des sénateurs canadiens : 460 000 $ au total.
Par souci de clarté, il est entendu que les montants alloués le seront jusqu’à la fin de la 43e législature et que les fonds accordés aux groupes et aux caucus seront conditionnels à ce que les caucus des partis ou les groupes parlementaires concernés aient la taille minimale requise pour être des partis ou des groupes parlementaires reconnus selon le Règlement du Sénat;
Que le comité entreprenne une révision de la formule servant à déterminer les budgets des agents supérieurs, en vue d’établir une approche équitable et cohérente dans la détermination des budgets.
La motion est proposée par le sénateur Plett et appuyée par la sénatrice Saint-Germain. Y a-t-il des questions?
La sénatrice Moncion : Pourriez-vous nous assurer que le montant correspond à celui qui a été approuvé dans les estimations financières?
Le président : Je crois comprendre que le montant est inférieur.
La sénatrice Moncion : Inférieur?
Le président : Je crois que nous avons choisi le chiffre le plus élevé pour 2021, n’est-ce pas?
Mme Legault : Je voudrais poser la question au dirigeant principal des finances. Nous venons de recevoir le document. Je ne sais pas si vous avez eu la chance de l’examiner.
M. Lanctôt : Je le vérifie en ce moment.
Le président : Je crois que nous avons maintenu l’uniformité des chiffres.
La sénatrice Moncion : Devrions-nous simplement nous en assurer?
Le président : Nous allons nous en assurer, et vous revenir là-dessus.
Le sénateur Plett : Si je peux me permettre d’ajouter cela, ces chiffres sont tous 10 % plus bas que l’année dernière.
Le président : C’est le point que je faisais valoir. Le montant est inférieur à ce qu’il était auparavant.
La sénatrice Batters : Sauf que le Groupe des sénateurs canadiens est statique.
Le président : Y a-t-il d’autres questions?
Le sénateur Dean : Je vois sous le premier paragraphe que ces chiffres sont mis en œuvre pour 2021. Ensuite, je constate sous le point 2 que l’entente est valide pendant toute la durée de la 43e législature. Donc, quel énoncé est vrai?
Le sénateur Plett : Ils sont vrais tous les deux. Je crois que nous ne pouvons obtenir une allocation que pour une année à la fois, mais il est entendu que, si la prochaine session ou le prochain exercice financier couvre seulement la moitié de l’année, l’allocation prendra fin à ce moment-là. Elle est attribuée une année à la fois jusqu’à la fin de la 43e législature.
Le président : Êtes-vous tous d’accord, mesdames et messieurs les sénateurs?
Le sénateur Dalphond : J’ai une question à poser. L’allocation ne tient pas compte du nombre de sénateurs qui pourraient être en fonction d’ici deux ans.
Le président : Tant qu’ils respectent la norme minimale, le minimum requis.
Le sénateur Dalphond : Pourvu qu’il y ait neuf sénateurs. En un sens, le budget des sénateurs indépendants n’a pas augmenté, même si leur nombre s’est accru. En ce qui concerne certains autres groupes, comme celui de l’opposition officielle, le nombre de sénateurs a diminué, mais ils conservent le même budget.
Le président : C’est exact. Je présume que nos leaders ont songé à cela lorsqu’ils ont signé l’entente.
Le sénateur Dalphond : Dans l’ensemble, le budget sera 10 % moins élevé qu’auparavant. Maintenant que les indépendants contrôlent le Sénat, j’imagine que le budget diminuera.
Le président : Ne nous lançons pas dans cette voie.
Le sénateur Plett : Vous remarquerez, sénateur Dalphond, que la motion a été proposée par un membre de l’opposition officielle.
Le président : Tous ceux qui sont pour? La motion est adoptée.
Passons à autre chose. Nous allons poursuivre la séance à huis clos, et nous reprendrons nos délibérations dans quelques minutes.
(La séance se poursuit à huis clos.)