LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 27 août 2020
(12)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit par vidéoconférence aujourd'hui à 11 h 07 sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman et Tannas (16).
Autres sénateurs présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Dalphond et Forest-Niesing (2).
Présents par vidéoconférence : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Également présents : les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS
RCGT Consulting Inc. :
Joseph Carpinone, associé et vice-président;
Shayna Miller, directrice.
Sénat du Canada :
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2020-08-27/093(P) ± Adoption des Procès-verbaux du 23 juillet 2020 et du 13 août 2020
Le comité examine les Procès-verbaux de la partie publique des réunions du jeudi 23 juillet 2020 et du jeudi 13 août 2020.
L'honorable sénateur Dean propose :
Que les Procès-verbaux du jeudi 23 juillet 2020 et du jeudi 13 août 2020 soient adoptés.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas ± [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
CIBA/2020-08-27/094(P) ± Vérification des dépenses du Sénat : présentation de Raymond Chabot Grant Thornton
L'honorable sénateur Downe fait une déclaration sur le premier rapport du Sous-comité de la vérification.
Joseph Carpinone fait une déclaration et répond à des questions sur la vérification indépendante externe des dépenses du Sénat effectuée par Raymond Chabot Grant Thornton.
CIBA/2020-08-27/095(P) ± Cinquième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
Le président dépose le cinquième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure :
Le JEUDI 27 août 2020
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
CINQUIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionnelle)
Conformément à l'article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, votre Sous-comité dépose maintenant un rapport des demandes d'exemption ou d'exception à la politique qu'il a reçues ainsi que les décisions correspondantes depuis le 6 février 2020.
1. Contrat pour des services juridiques
Votre Sous-comité a reçu et refusé une demande de l'honorable sénatrice Beyak relativement à une exemption à l'article 5.17 concernant le paiement d'une facture de services juridiques.
2. Facture impayée pour des services de télécommunications
Votre Sous-comité a reçu et approuvé une demande de l'honorable sénateur Christmas relativement à une exemption à l'article 2.2.1 concernant l'utilisation de fonds de l'exercice 2020-2021 pour régler une facture impayée de services de télécommunications datant de l'exercice 2018-2019.
3. Prolongation de la période de départ d'un an
Votre Sous-comité a reçu et approuvé une demande de l'honorable sénatrice Andreychuk relativement à une exemption aux articles 8.3.1 et 8.4.3 concernant la prolongation, jusqu'au 31 décembre 2020, de la période de départ d'un an, y compris l'accès à des services de déménagement et à des points de déplacement.
4. Frais de subsistances durant le COVID-19
Votre Sous-comité a reçu et refusé une demande de l'honorable sénateur Wells relativement à une exemption aux articles 7.10.1 et 7.10.4 concernant les frais de subsistances engendrés durant la pandémie de COVID-19.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
Le président fait une déclaration.
CIBA/2020-08-27/096(P) ± Sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
Le président présent le sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure :
Le JEUDI 27 août 2020
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionnelle)
1. Clarifications à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs (PGBS)
Votre Sous-comité recommande l'adoption des changements suivants à la PGBS :
Que la PGBS et l'Index des dépenses des sénateurs de la PGBS soit modifié pour indiquer clairement qu'une limite de 250 $ par item est applicable pour l'achat d'équipement de bureau et de mobilier qui ne figurent pas dans les catégories spécifiées dans l'Index des dépenses;
Que la PGBS soit mise-à-jour pour indiquer clairement que les coûts liés aux services de télédiffusion et de multimédia d'un sénateur pour des évènements parlementaires et institutionnels sont des dépenses admissibles et sont payées par le budget du bureau des sénateurs;
Que la PGBS soit mise-à-jour pour indiquer clairement que les frais de cotisation annuelle des associations parlementaires et des groupes interparlementaires ne sont pas des dépenses admissibles et ne devraient pas être payés par des ressources du Sénat.
2. Séances hybrides ± Véhicule d'approvisionnement
Votre Sous-comité souhaite rendre compte de la décision suivante qui a été prise le 18 août 2020 :
Il est convenu, avec dissidence, que le Sénat utilise les contrats issus de la demande de propositions de la Chambre des Communes pour l'approvisionnement de l'équipement requis pour les séances virtuelles hybrides du Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
Le président fait une déclaration.
Après débat, l'honorable sénateur Tannas propose :
Que le sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Saint- Germain, Seidman, Tannas ± [15]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
L'honorable sénateur
Plett ± [1]
CIBA/2020-08-27/097(P) ± Membre additionnel au Sous-comité du programme et de la procédure
Le président fait une déclaration sur une ébauche de motion pour ajouter un quatrième membre du Sous-comité du programme et de la procédure.
L'honorable sénatrice McPhedran propose :
Que, pour faire suite à la motion adoptée par le comité le 14 avril 2020, le nombre de membres du Sous-comité du programme et de la procédure soit augmenté d'un membre;
Que l'honorable sénateur Munson soit le quatrième membre du Sous-comité.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas ± [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
CIBA/2020-08-27/098(P) ± Motion pour le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : budgets des caucus, groupes et des agents supérieurs
Le président fait une déclaration sur une ébauche de motion pour permettre au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat de réviser la formule servant à déterminer les budgets des caucus, groupes et des agents supérieurs.
L'honorable sénateur Tannas propose :
Que, conformément à la décision du Comité du jeudi 27 février 2020 sur les allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre pour 2020-2021, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit autorisé à réviser la formule servant à déterminer les allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre, en vue d'établir une approche équitable et cohérente dans la détermination des budgets;
Que le Sous-comité soumette ses recommandations au Comité au plus tard le 30 octobre 2020.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas ± [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
CIBA/2020-08-27/099(P) ± Distribution des documents de CIBA
Le président fait une déclaration sur l'ébauche d'une motion pour la distribution des documents du CIBA au personnel des sénateurs.
L'honorable sénatrice Marshall propose :
Que les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité :
. Le président du Sénat;
. Le leader du gouvernement;
. Le leader de l'opposition;
. Les leaders de tout groupe parlementaire ou parti reconnu;
Que, à l'exception des documents classés comme étant réservés aux sénateurs, les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité :
Deux membres du personnel pour chaque bureau mentionné ci-dessus;
Un membre du personnel par membre du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Tannas ± [16]
CONTRE
Aucune
ABSTENTIONS
Aucune
CIBA/2020-08-27/100(P) ± Discussions sur les items en lien avec l'approvisionnement durant les délibérations à huis clos
L'honorable sénateur Plett soulève l'enjeu de la discussion et l'approbation des items en lien avec l'approvisionnement durant la portion à huis clos des réunions.
Après débat, il est convenu que les items 13 et 14 seront discutés à huis clos et que les discussions sur l'item 15 seront reportées à une réunion suivante.
Il est enfin convenu que l'Administration du Sénat, en collaboration avec le Sous-comité du programme et de la procédure, recommande un processus pour discuter des items en lien avec l'approvisionnement et les contrats dans la portion publique des réunions sans compromettre l'intégrité du processus d'appel d'offres.
CIBA/2020-08-27/101(P) ± Récusation volontaire des discussions sur les anciens employés de l'ancien sénateur Meredith
L'honorable sénatrice McPhedran fait une déclaration sur sa récusation volontaire des discussions en lien avec la compensation des individus ayant été victimes de harcèlement lorsqu'ils travaillaient pour le bureau de l'ancien sénateur Meredith.
À 11 h 59, la séance est suspendue.
À 12 h 00, conformément à l'article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos
À 13 h 22, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière