LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 12 décembre 2019
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour et bienvenue à cette séance du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider le comité. J’invite les sénateurs à se présenter.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario, et je suis vice-président du comité.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.
Le sénateur Gold : Marc Gold, du Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, du Québec.
La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec. Je suis ici, ce matin, seulement à titre d’observateur pour apprendre.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de la Nouvelle-Écosse.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.
Le président : Merci et bienvenue à tous. Je dois admettre que je ne m’étais pas rendu compte que nous avions établi un ordre du jour aussi emballant. Je n’ai jamais vu autant de sénateurs ou de membres du personnel présents à une réunion.
Le premier point concerne le procès-verbal de la séance publique du 7 novembre 2019. Chers collègues, vous vous souviendrez que le 7 novembre dernier, le comité a pris la décision de ne plus couvrir les frais de transport reliés à des voyages parrainés. Une question a été soulevée, et on aimerait qu’elle soit réexaminée. Elle a donc été réinscrite au cinquième point de l’ordre du jour. Ce n’est pas un changement au procès-verbal, dont le contenu demeure exact, mais je tenais à vous signaler que cette question a refait surface et qu’elle figure au cinquième point. Y a-t-il des questions ou des modifications? S’il n’y en a pas, quelqu’un voudrait-il présenter une motion pour faire adopter le procès-verbal? Le sénateur Dalphond en propose l’adoption. Êtes-vous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : D’accord. La motion est adoptée.
Honorables sénateurs, le deuxième point porte sur l’allocation des budgets des caucus, des groupes et des agents supérieurs. À sa dernière réunion, notre comité, aussi connu sous l’acronyme CIBA, a décidé de laisser les leaders se consulter entre eux avant de faire une proposition sur l’allocation pour les caucus et les groupes parlementaires. Je crois comprendre que les leaders ne sont pas encore arrivés à une entente. Pour appuyer cette décision, vous voudrez peut-être consulter les tableaux financiers qui se trouvent dans votre liasse.
Chers collègues, dans les circonstances actuelles, je crois qu’il convient de suivre les règles approuvées par le Sénat pour attribuer au Groupe des sénateurs canadiens le financement établi par le Règlement administratif du Sénat. Si je comprends bien, le montant calculé au prorata est de 191 667 $ jusqu’au 31 mars 2020.
Le dirigeant principal des finances a indiqué que les fonds inutilisés des caucus et des groupes peuvent être réaffectés pour s’assurer que le Sénat respecte le budget. Enfin, puisque nous n’avons rien entendu de la part des leaders, les autres budgets demeureront au niveau convenu par les chefs au début de l’exercice 2019-2020, sauf dans le cas des libéraux indépendants, dont le groupe n’est plus admissible au financement. Y a-t-il des questions ou des observations à ce sujet?
Le sénateur Plett : Je suis quelque peu perplexe. Le Groupe des sénateurs canadiens, ou GSC, a demandé 120 000 $ et, à ce qu’il paraît, les leaders ne seraient pas parvenus à une entente. Or, voilà que nous donnons 70 000 $ de plus au GSC. Je doute qu’il y ait eu désaccord parce que le montant demandé n’était pas suffisant; donnons-en plus. Il s’agissait d’une demande de 120 000 $, et les leaders se sont entendus là-dessus. Le désaccord portait sur le financement des libéraux, et non celui du GSC. Les leaders ont accepté d’accorder 120 000 $ au GSC, alors je ne sais pas sur quoi repose ce rapport.
Le président : À vrai dire, sénateur Plett, nous ne savions pas qu’il y avait eu entente sur le montant de 119 000 $. Cela me convient parfaitement; la somme de 119 000 $, c’est à partir du 9 novembre, date à laquelle le GSC a été établi. Quoi qu’il en soit, je suis heureux de laisser le montant à 119 000 $. Nous n’avons pas reçu de demande pour autre chose.
Le sénateur Plett : C’est ce qui a été convenu par les leaders, à savoir que le GSC recevrait 120 000 $.
Le président : Oui, mais rien ne nous a été présenté à cet égard. Donc, sommes-nous d’accord au sujet des 120 000 $? Nous devons nous entendre là-dessus avant de passer au troisième point. Êtes-vous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : C’est adopté.
Le troisième point à l’ordre du jour concerne un rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. J’invite à notre table Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et adjointe au dirigeant principal des finances. Je crois comprendre que la sénatrice Moncion, qui préside le sous-comité du budget des dépenses, fera un exposé, après quoi nous poserons des questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : Honorables sénateurs, en tant que présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, j’ai le plaisir de déposer, pour approbation, le budget annuel du Sénat pour l’exercice financier de 2020-2021.
[Traduction]
Votre sous-comité a le mandat d’examiner le projet de budget des dépenses en tenant compte du fait que le Sénat et son administration doivent assurer la gestion responsable des fonds publics affectés à l’institution.
[Français]
Votre comité, formé des sénateurs Dawson, Marshall et moi, a tenu une réunion le 20 novembre 2019 pour examiner les besoins financiers aux fins du budget des dépenses du Sénat pour l’exercice 2020-2021. Les documents présentés au sous-comité décrivaient les besoins financiers pour les sénateurs, les comités et les Affaires internationales et interparlementaires.
Chaque direction de l’administration a présenté un sommaire détaillé de l’utilisation de ses ressources financières. Toute augmentation de fonds par rapport à l’année précédente a dû être appuyée par une documentation détaillée et faire l’objet d’une présentation devant le sous-comité afin de justifier les nouvelles dépenses. Votre sous-comité a entendu le témoignage de 10 représentants des différentes directions qui demandaient des fonds additionnels, y compris des membres des équipes de gestion du Sénat et le groupe des associations internationales. Ils ont soumis leurs besoins opérationnels et financiers ainsi que les motifs justifiant les changements. Votre sous-comité remercie toutes ces personnes de leurs présentations.
[Traduction]
Tout au long de son étude, le sous-comité a tenu compte des changements que connaît le Sénat et des processus de modernisation mis en place. Le Budget principal des dépenses a été préparé suivant l’hypothèse que le niveau d’activité du Sénat pour l’année de planification serait semblable à celui observé en 2018-2019 et au début de 2019-2020.
Le budget proposé repose également sur les principes suivants : maintien d’un service de haute qualité pour les sénateurs; bonne gérance des fonds publics; investissements pour mettre à jour l’infrastructure des technologies de l’information; mesures pour combler les lacunes opérationnelles attribuables à une augmentation des niveaux d’activité.
[Français]
Dans le cadre de ses délibérations, votre sous-comité a soulevé certains éléments clés qu’il estime utile de souligner afin d’assurer une continuité dans l’élaboration et l’étude des besoins financiers à venir. Votre sous-comité propose une stratégie budgétaire visant le financement des dépenses permanentes du Sénat à même le budget proposé pour l’exercice 2020-2021 et visant à utiliser une approche de réallocation active du budget pour les besoins non récurrents de financement.
Si les sommes s’avéraient insuffisantes, une demande de fonds supplémentaires serait considérée lors des processus des Budgets supplémentaires des dépenses.
[Traduction]
Votre sous-comité reconnaît que, pour être en mesure d’offrir les services nécessaires à l’exercice des fonctions parlementaires et constitutionnelles des sénateurs et du Sénat et, compte tenu de la croissance et de la complexité des opérations, les demandes en ressources de l’Administration du Sénat doivent être comblées sans délai pour limiter les risques opérationnels et conséquents à tout retard indu.
[Français]
En ce qui a trait au secteur des technologies de l’information, votre sous-comité soulève l’importance de ces dernières et des infrastructures qui appuient les technologies pour le bon fonctionnement des travaux quotidiens du Sénat, mais également pour la sécurité et l’intégrité des données. À cet effet, votre sous-comité a fait part de sa volonté de procéder à un exercice de vérification de la sécurité des systèmes mis en place par le Sénat, ainsi qu’à une revue de la gestion des technologies de l’information.
[Traduction]
Votre sous-comité recommande que le budget total de 2019-2020 alloué pour les caucus et groupes parlementaires reconnus soit reconduit pour l’année financière à l’étude. Votre sous-comité laisse le soin aux différents leaders de s’entendre sur la distribution de ce budget et s’ils jugent que le budget total est insuffisant, leur demande de fonds additionnels devra être présentée à CIBA.
[Français]
En ce qui concerne la rémunération et les horaires de travail, votre sous-comité encourage les autorités compétentes à procéder à l’évaluation des horaires de travail afin d’assurer un équilibre travail/vie personnelle ainsi qu’une révision de la rémunération de certaines catégories d’employés du Sénat, dans le but d’assurer la rétention et le recrutement de personnel hautement qualifié.
[Traduction]
Dans son étude du Budget principal des dépenses, votre sous-comité a examiné les ressources mises à la disposition des sénateurs pour qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités parlementaires et constitutionnelles. Le budget total prévu pour le Sénat pour 2020-2021 passe à 115,6 millions de dollars, soit une augmentation de 1,4 million de dollars comparativement à l’exercice courant. Ce montant représente une augmentation de 1,2 %, ce qui est inférieur au taux d’inflation de 2,1 %.
Le budget des sénateurs, des comités et de la Direction des affaires internationales et interparlementaires, ou AII, augmente de 1,3 million de dollars et celui de l’Administration, de 225 000 $, alors que le budget relatif aux bénéfices des employés diminue de 140 000 $.
[Français]
L’information que je vais vous donner ici en français est à la page 11, et je crois qu’elle se trouve également à la page 11 en anglais. Il y a un document grâce auquel pouvez suivre pour voir les sommes qui seront évoquées ici.
Le budget des sénateurs, des comités et des associations parlementaires augmente globalement de 1,3 million de dollars, soit de 2,1 %. Cette somme est composée des éléments suivants : une augmentation de 602 000 $ du budget des associations parlementaires, y compris un financement temporaire de 544 000 $ pour des conférences, ainsi qu’une somme de 58 000 $ qui représente la part du Sénat relativement à l’ajout de deux ressources nécessaires afin de soutenir la croissance des activités et de la divulgation proactive.
Notez que ce financement additionnel ne sera accordé que lorsque la Chambre des communes aura approuvé sa part des dépenses. Le budget des bureaux des sénateurs augmente de 513 000 $, y compris 15 000 $ pour le budget du bureau supplémentaire du Président du Sénat. Cette augmentation est complètement liée à l’inflation de 2,1 %. Il y a également une augmentation de 202 000 $ pour les indemnités de base et supplémentaires et les pensions, les frais de déplacement et les frais de subsistance ainsi que les frais de télécommunication des sénateurs, et une diminution de 27 000 $ du budget des subventions et contributions.
[Traduction]
Le financement accordé à l’Administration du Sénat augmente globalement de 225 000 $, soit 0,5 %. Cette somme est composée de nouvelles dépenses de 1,5 million de dollars, moins la réduction du financement temporaire des années précédentes qui prend fin cette année et qui totalise 1,3 million de dollars.
Parmi les nouveaux besoins de financement, mentionnons les éléments clés suivants.
[Français]
On voit dans le document une augmentation permanente de 538 000 $ pour le maintien à niveau des services de révision et de coordination des textes. Ce montant de 273 540 $ représente trois postes à temps plein, et il y a également deux postes à temps plein de conseiller en rémunération et de conseiller en matière de relations avec les employés qui représentent une somme de 162 280 $. Donc, si vous additionnez 273 540 $ et 162 280 $, cela vous donne les montants qui sont inclus dans la somme de 538 000 $. Il y a une partie qui reste à déterminer.
[Traduction]
Un montant de 451 000 $ avait également été approuvé par CIBA en vue de l’ajout de trois ressources pour les services juridiques. On parle là de 299 717 $, et ce montant a été approuvé par CIBA le 5 septembre 2019. Soulignons aussi les licences de logiciels informatiques, pour un montant de 122 965 $, approuvé par CIBA le 4 avril 2019, et les primes de rendement des cadres, pour un montant de 28 000 $, approuvé par CIBA en avril 2019.
[Français]
On parle d’une augmentation de 261 000 $ qui est ventilée comme suit : 73 000 $ pour des indemnités de repas et de taxi pour les employés; 98 033 $ pour des reclassifications de postes; 89 000 $ de budget additionnel pour le personnel mis en disponibilité.
[Traduction]
Il y a une augmentation permanente de 240 000 $ pour les services de cafétéria...
[Français]
— cela représente 160 000 $.
[Traduction]
S’ajoute à cela le maintien des services d’entretien dans l’édifice du Sénat du Canada pour 80 458 $. Ces deux montants totalisent 240 000 $.
Votre sous-comité a aussi examiné les demandes de l’Administration du Sénat visant des initiatives non récurrentes totalisant 1,7 million de dollars, qu’elle compte financer à même les enveloppes budgétaires existantes. C’est important. Il ne s’agit pas d’argent frais. Ces initiatives, qui ne sont pas incluses dans les demandes budgétaires additionnelles du Sénat, sont les suivantes : un investissement de 1,4 million de dollars pour l’infrastructure des technologies de l’information — il est question ici de 680 000 $ et de 750 000 $; un montant de 134 000 $ pour la modernisation du système LEGISinfo; un financement temporaire de 129 000 $ destiné à appuyer la transition structurelle de la Direction des ressources humaines, pour un montant de 80 601 $, et à embaucher de façon temporaire un spécialiste de l’impression électronique qui occupera un poste saisonnier, pour un montant de 48 284 $, ce qui vous donne le total de 129 000 $.
Il est à noter que, sur les 1,4 million de dollars d’augmentation totale nette proposée pour 2020-2021, 995 000 $ ont déjà été approuvés par CIBA au cours de l’année, ce qui comprend 544 000 $ pour les associations interparlementaires et les conférences, dont celles de l’OSCE et du Commonwealth. Il y a 300 000 $ pour les services juridiques et 151 000 $ pour les services corporatifs.
[Français]
En résumé, le total net additionnel est de 10,25 postes à temps plein, 1,75 poste temporaire et 8,5 postes permanents, qui comprennent trois ETP déjà approuvés par CIBA.
Il est également à noter qu’un montant de 1,4 million de dollars d’augmentations totales nettes est proposé pour le budget de 2020-2021. De ce montant, une somme de 35 000 $ est liée aux crédits législatifs et une autre de 1,3 million de dollars est liée aux crédits votés par le Sénat.
Par conséquent, votre sous-comité formule les recommandations suivantes : que le budget du Sénat pour l’exercice 2020-2021 soit de 115 600 000 $, ce qui représente une augmentation de 1,2 % par rapport à l’exercice précédent; que les rajustements budgétaires pour l’exercice 2020-2021 présentés en annexe soient approuvés; que la stratégie budgétaire proposée soit acceptée; que les demandes budgétaires formulées par les Affaires internationales et interparlementaires soient approuvées.
Il important de noter que l’autorité compétente de la Chambre des communes doit également approuver la demande afin qu’une recommandation finale puisse être présentée.
J’ai déposé mon rapport aujourd’hui. Merci.
[Traduction]
Le président : Merci, sénatrice Moncion.
La sénatrice Seidman : Merci beaucoup de votre exposé. J’aimerais revenir sur la partie du budget qui porte sur les technologies de l’information afin d’obtenir un peu plus de détails à ce sujet, si je peux me permettre.
Certes, nous reconnaissons tous l’importance d’une bonne infrastructure informatique et de systèmes compatibles et sécurisés, mais nous savons tous à quel point il est facile d’engloutir de l’argent dans un trou numérique avec, au bout du compte, très peu de résultats concrets. Vous parlez de procéder à un exercice de vérification de la sécurité des systèmes et à un examen de la gestion, puis à la page 9, il est également question d’un investissement de plus de 1,4 million de dollars pour l’infrastructure des technologies de l’information.
Pourriez-vous nous expliquer plus en détail ce que signifie exactement l’infrastructure des technologies de l’information et en quoi consiste le plan pour mener une vérification de la sécurité et un examen de la gestion du système informatique?
La sénatrice Moncion : Je vais demander à Pierre de vous répondre.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Je vous remercie. L’investissement dans l’infrastructure vise essentiellement deux grands projets. Le premier est le réseau que nous allons mettre en place pour notre infrastructure dans différents édifices. Le second concerne le remplacement du matériel de stockage, qui arrive à la fin de son cycle de vie. Il s’agit, au fond, de remplacer le matériel. Bien entendu, nous le remplacerons par une meilleure technologie, ce qui devrait aussi améliorer la qualité du service.
Pour ce qui est de l’examen, nous tiendrons compte des diverses possibilités et nous présenterons au sous-comité le plan proposé pour l’examen et la vérification.
La sénatrice Seidman : Je vois. Vous nous présenterez donc une proposition au sujet de cet examen?
M. Lanctôt : C’est exact.
La sénatrice Seidman : C’est bien. Merci.
Le président : Sénatrice Seidman, si vous voulez obtenir plus de détails, sachez que David Vatcher, le directeur de la Direction des services d’information, est ici.
La sénatrice Seidman : S’il y a d’autres points à ajouter...
Le président : Avez-vous d’autres détails à fournir?
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Je serai heureux de répondre à vos questions. Notre réseau au Sénat fait partie d’un réseau plus vaste qui s’étend sur toute la Cité parlementaire. Notre segment du réseau dessert 9 édifices et 37 étages où travaillent des employés du Sénat. Au cours des 2 prochaines années, nous aurons à changer près de 100 commutateurs.
Il faut changer les commutateurs parce que leur durée de vie utile touche à sa fin. Lorsqu’ils arrivent au terme de leur durée de vie, nous devons les changer parce que nous recevons régulièrement des avis de la part du fabricant pour mettre à jour le micrologiciel pour les différents commutateurs et les différentes familles de circuits afin de les rendre plus sûrs, car toute information peut être exposée à de nouvelles failles de sécurité. Après un certain temps, le fabricant — en l’occurrence, Cisco — cessera de donner de nouvelles mises à jour liées aux commutateurs. À ce moment-là, nous comptons remplacer les commutateurs afin de disposer d’une infrastructure fiable et sécurisée pour la circulation de nos données.
La sénatrice Seidman : Très bien. Merci.
La sénatrice Marshall : J’ai siégé au sous-comité avec la sénatrice Moncion. Tout d’abord, la question de la vérification de la sécurité a déjà été soulevée au comité de la régie interne. Nous sommes généralement d’accord, me semble-t-il, pour dire qu’une telle vérification s’impose. Des sommes considérables sont prévues pour les technologies de l’information, et David vient de nous fournir des renseignements à ce sujet. Pour ma part, je suis une comptable. Mes connaissances en matière d’informatique sont très limitées. Nous dépensons beaucoup d’argent, mais je ne sais pas si nous allons dans la bonne direction ou non.
Il y a deux choses que nous devons faire. Tout d’abord, pour revenir à ce que Pierre a dit, je pense que nous devrions inviter quelqu’un d’autre — j’ignore qui — à venir jeter un coup d’œil à notre plan opérationnel.
Par ailleurs, nous devons effectuer cette vérification de la sécurité. Nous recevons toujours d’étranges courriels, d’où la nécessité d’avoir cette assurance. Ce serait très embarrassant pour le Sénat si nous étions aux prises avec un gros problème de sécurité. Voilà ce que j’en pense. Cette question a fait l’objet de discussions détaillées au sous-comité. Merci beaucoup.
La sénatrice Seidman : Je vous remercie de cette observation. C’est parfait.
Le président : Je crois que nous en prenons bonne note, sénatrice Marshall. J’en ferai moi-même le suivi.
La sénatrice Batters : Il s’agit d’un budget de 115,5 millions de dollars, soit une augmentation de près de 1,4 million de dollars par rapport au budget de l’an dernier. Au début de votre 11e rapport, il est écrit que ce rapport a été préparé suivant « l’hypothèque que le niveau d’activité du Sénat pour l’année de planification serait similaire ».
Qu’en est-il du fait que, 2019 étant une année électorale, le Sénat n’a pas siégé pendant environ cinq mois et demi, soit de juin jusqu’au début de décembre? Qu’avez-vous à dire à ce sujet?
M. Lanctôt : Essentiellement, dans le rapport, nous disons que c’est basé sur les premiers mois de l’année. Nous parlons du premier trimestre, qui a été une période occupée. Beaucoup de gens ont travaillé très fort. Par exemple, il y a eu beaucoup d’heures supplémentaires et de dépenses; nous nous attendons donc à ce que le même niveau d’activité se poursuive. Nous n’avons pas tenu compte du ralentissement — si je peux utiliser cette expression — ni de l’absence de séances au cours des derniers mois, car cela ne devrait pas se répéter en 2020-2021. Nous supposons essentiellement que le niveau d’activité pour 2020-2021 ne sera pas différent de la façon habituelle dont le Sénat a fonctionné au cours des 18 derniers mois, c’est-à-dire depuis le premier trimestre de 2019-2020.
La sénatrice Batters : D’accord. À la deuxième page de votre rapport, dans la section qui parle de la rémunération et des horaires de travail, je suppose qu’il est question de l’Administration du Sénat dans le passage suivant : « Votre sous-comité encourage les autorités compétentes à procéder à l’évaluation des horaires de travail afin d’assurer un équilibre travail-vie personnelle, ainsi qu’une revue de la rémunération de certaines catégories d’employés du Sénat. »
Tout d’abord, ai-je raison de présumer qu’il s’agit de l’Administration du Sénat, et non du personnel des sénateurs?
La sénatrice Moncion : C’est exact.
La sénatrice Batters : Qu’entendez-vous par l’évaluation des horaires de travail afin d’assurer un équilibre travail-vie personnelle? Par ailleurs, au moment d’examiner la rémunération de certaines catégories d’employés de l’Administration du Sénat, est-ce qu’on tiendra compte également des primes qu’ils reçoivent?
La sénatrice Moncion : Je vais répondre à l’une des questions, et Pierre répondra à l’autre. En ce qui a trait à l’équilibre entre le travail et la vie personnelle, nous avons reçu quelques rapports selon lesquels le personnel avait fait 2 000 heures supplémentaires. Il s’agissait d’un ou de deux employés. Nous estimons qu’à un moment donné, lorsque le personnel effectue autant d’heures, ce n’est pas bon pour la santé des employés ni pour leur famille, et cela ne constitue assurément pas un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Il n’y a pas d’équilibre.
Nous avons demandé au personnel de nous fournir ces renseignements afin que nous puissions présenter le nombre d’heures à...
[Français]
— équilibrer, et cela nous indique qu’il y a —
[Traduction]
... un besoin d’embaucher du personnel supplémentaire en raison des nombreuses heures consacrées au travail. Dans certains cas, l’équilibre entre le travail et la vie personnelle n’était pas au rendez-vous. Nous avons ajouté quelques équivalents temps plein, ou ETP, à cause de cette situation, simplement pour rééquilibrer le tout. Nous avons demandé au personnel d’en tenir compte parce qu’il n’y a rien de mal à faire quelques heures supplémentaires, mais trop en faire n’est certainement pas une bonne chose. En tant qu’employeur, le Sénat doit faire preuve de compassion au moment d’examiner les budgets et la charge de travail. Voilà la réponse à votre première question.
La sénatrice Batters : Si je comprends bien, ce n’est donc pas une étude à grande échelle que vous allez entreprendre? Cela concerne seulement les deux ou trois employés dont vous parlez, n’est-ce pas?
La sénatrice Moncion : Cela dépend des directions. Nous avons demandé aux gens de surveiller ces choses, car tôt ou tard, cela peut se produire n’importe où.
La sénatrice Batters : C’est justement ce que je me demande. Allez-vous mener une étude à grande échelle sur le sujet, ou s’agit-il simplement...
La sénatrice Moncion : Ce n’est pas nécessairement une étude. Nous avons demandé au personnel de surveiller la situation. Il ne s’agit pas forcément d’une étude, mais bien d’une surveillance annuelle pour voir comment cela se passe parce qu’il y a un déséquilibre ici.
La sénatrice Batters : D’accord. Passons maintenant à la question des primes.
La sénatrice Moncion : Les primes?
La sénatrice Batters : Sont-elles également prises en compte dans l’examen de la rémunération?
M. Lanctôt : Elles devraient l’être, car nous devrions tenir compte de la rémunération totale dans le cadre de l’examen.
La sénatrice Batters : Très bien. À la page 3, vous parlez notamment d’embaucher un nouvel employé temporaire, à savoir un spécialiste de l’impression électronique qui occupera un poste saisonnier. Qu’est-ce que cela veut dire?
La sénatrice Moncion : À une certaine période de l’année, lorsque la demande augmente... en fait, je crois que je vais demander à Pierre de vous répondre parce qu’il vous donnera la bonne réponse.
M. Lanctôt : Essentiellement, le poste s’adresse aux personnes qui produisent des documents électroniques. C’est pourquoi, à l’heure actuelle, nous envisageons de combler les lacunes attribuables au niveau d’activité et de réaffecter des ressources entre les ETP. Voilà pourquoi il y a une exigence supplémentaire.
La sénatrice Batters : Cela comprend, par exemple, les courriels? Est-ce bien ce que cela veut dire? Il s’agit d’un spécialiste de l’impression électronique qui occupera un poste saisonnier. Entendez-vous par là quelqu’un qui imprime des courriels? Je ne sais pas ce que cela veut dire.
M. Lanctôt : Pour être honnête, j’ignore en quoi consiste au juste ce poste.
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Cette personne offrira des services d’impression électronique, et ce, strictement quand le Sénat siège. En gros, pendant la période estivale et les intersessions, selon la demande, il se peut que cette personne ne travaille pas. Cela dépend de la charge de travail, comme la sénatrice Moncion l’a mentionné.
La sénatrice Batters : Ensuite, un peu plus loin dans la même liste, il est question de 10,25 nouveaux postes équivalents temps plein dans le budget de cette année. Je vois, dans le tableau, que quatre d’entre eux font partie du personnel d’entretien des installations temporaires de la VPLT. Pourquoi ajoutez-vous quatre personnes pour l’entretien?
La sénatrice Moncion : C’est parce que la superficie en pieds carrés a augmenté en raison des édifices supplémentaires, et il s’agit d’une question que nous nous sommes précisément posée. Chaque membre du personnel travaille sur une certaine superficie. Pour chaque superficie déterminée, il faut un membre du personnel qui s’occupe de l’entretien. Voilà comment cette décision a été prise.
La sénatrice Batters : S’agissait-il auparavant de travailleurs contractuels ou d’employés, et le montant alloué précédemment ne suffisait-il pas? Comment avez-vous déterminé cela?
Mme Morency : Nous avons embauché des employés occasionnels pendant cette période. Essentiellement, à titre d’information, sachez que la superficie supplémentaire que nous avons acquise en occupant les nouveaux bâtiments — à savoir l’édifice Chambers, celui du 1, rue Wellington et l’édifice du Sénat du Canada — représente un peu plus de 7 000 mètres carrés.
La sénatrice Batters : L’an dernier, lorsque le budget des dépenses nous a été présenté, nous avons appris, dans le cadre des discussions, que trois architectes d’intérieur avaient été embauchés pour le Sénat. Je me demande si ces gens travaillent toujours pour le Sénat. Je crois qu’il y avait alors un employé permanent et deux employés temporaires. Est-ce que les trois sont toujours là, et est-ce que certains d’entre eux occupent un poste temporaire? Quelle est la situation à cet égard?
Mme Morency : Je peux répondre également à cette question. Ces trois postes existent bel et bien. Nous travaillons actuellement à la dotation de l’un d’entre eux. Cela dit, trois employés ont déjà été embauchés pour une période déterminée; ainsi, ces postes sont actuellement pourvus.
La sénatrice Batters : D’accord. Merci.
Le président : Sénatrice Marshall, vous vouliez intervenir à ce sujet.
La sénatrice Marshall : Oui. En tant que membre du sous-comité, je voudrais revenir sur l’observation faite à propos de l’examen de la rémunération de certaines catégories d’employés du Sénat. Cette année, les renseignements fournis au sous-comité précisaient les échelles salariales des postes. Je dois dire qu’à mon avis, les échelles salariales pour certains postes étaient faibles. Je sais que nous ne voulons pas surpayer notre personnel, mais encore faut-il lui verser un montant raisonnable. Je pense donc que nous devons examiner la classification dans certaines catégories.
[Français]
Le sénateur Carignan : À ce sujet, plusieurs de mes questions ont déjà été posées. J’aimerais tout d’abord savoir ceci : dans quelles catégories spécifiques éprouve-t-on des problèmes? Connaît-on le taux de roulement de ces catégories d’employés?
La sénatrice Moncion : Pour commencer, ces catégories comprennent des postes de cadres. À l’heure actuelle, 68 postes doivent être évalués. C’est du temps qui est utilisé par les employés. Plus de 300 postes ont été évalués pendant une période de 10 ans. J’y vais de mémoire, et Mme McCullagh pourra me corriger, mais certains postes de cadres doivent être évalués, et on retrouve des postes à tous les niveaux.
Pour ce qui est du taux de roulement, nous avons de l’information. Le Sous-comité de la vérification reçoit cette information. Ce n’est pas quelque chose qu’on a demandé dans le cadre du budget. Cette question pourrait être posée au Sous-comité de la vérification, auquel vous avez siégé, et je crois que l’information est disponible.
Pour ce qui est du budget, nous ne nous sommes pas penchés sur cette question.
Le sénateur Carignan : Quel est le taux de roulement?
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité de la vérification pourrait vous fournir cette information. Je ne sais pas si Mme McCullagh est en mesure de le faire.
Le sénateur Carignan : Nous ne sommes pas au Sous-comité de la vérification, nous sommes en séance publique.
La sénatrice Moncion : Nous n’avons pas cette information, sénateur.
Le sénateur Carignan : Madame semble l’avoir.
Diane McCullagh, dirigeante principale des ressources humaines, Sénat du Canada : Je n’ai pas l’information en main. Je sais que le taux de roulement des cadres, il y a quelques années, était très élevé.
Le sénateur Carignan : Dans différentes catégories d’emplois? Y a-t-il des entrevues de départ?
Mme McCullagh : On pourrait les obtenir, car on a des rapports à ce sujet.
Le sénateur Carignan : S’il vous plaît. A-t-on fait des entrevues de départ?
Mme McCullagh : Oui.
Le sénateur Carignan : A-t-on un résumé des raisons du départ des employés?
La sénatrice Moncion : Encore une fois, ces questions s’adressent au Sous-comité de la vérification et au Sous-comité sur les ressources humaines. Ce n’est pas une question sur laquelle nous nous sommes penchés dans le cadre du budget. C’est de l’information qu’on peut vous fournir. La dernière fois, c’est Mme Bastos qui avait présenté cette information au Sous-comité de la vérification.
Le sénateur Carignan : J’aimerais que cette information soit partagée, car elle est pertinente pour l’ensemble des sénateurs.
La sénatrice Moncion : Vos questions sont pertinentes. Toutefois, dans le cadre du budget dont on discute ce matin, elles le sont moins. Ces informations sont présentées au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration après les réunions du Sous-comité de la vérification.
Le sénateur Carignan : J’aimerais vous rappeler que, dans votre rapport, vous indiquez qu’il y aura une révision de la rémunération de certaines catégories d’employés du Sénat dans le but d’assurer la rétention et le recrutement de personnel de haute qualité. On ne peut donc pas se baser sur votre commentaire pour dire que mes questions ne sont pas pertinentes.
La sénatrice Moncion : Je n’ai pas mentionné que vos questions étaient... Enfin, c’est bon, on ne se chamaillera pas.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : J’ai quelques questions à vous poser. Sénatrice Moncion, partagez-vous la même préoccupation, à savoir que les salaires des cadres sont un peu bas...
La sénatrice Moncion : Pas nécessairement...
Le sénateur Tkachuk : .... comme vient de l’expliquer la sénatrice Marshall?
La sénatrice Moncion : Je dirai que j’abonde dans le même sens...
Le sénateur Tkachuk : Je pourrais lui poser la question.
La sénatrice Moncion : J’abonde dans le même sens que la sénatrice Marshall. Pour en revenir à la préoccupation soulevée par le sénateur Carignan, il y a eu un taux de roulement élevé chez les cadres. C’est là que nous avons cherché à comprendre pourquoi ces gens partaient. Leur départ était-il attribuable aux échelles salariales, ou y avait-il d’autres raisons? L’un des points mentionnés était la rémunération, et il y avait aussi l’équilibre travail-vie personnelle, dont nous avons parlé tout à l’heure. C’est ainsi que nous avons établi le nombre des postes à réévaluer, et cela fait partie des 68 postes qui n’ont pas encore été réévalués. Le travail d’évaluation se fait en collaboration avec un groupe, ainsi qu’avec des spécialistes en matière de classification.
Le sénateur Tkachuk : Je ne suis pas sûr de comprendre comment le système de primes fonctionne exactement. J’ai beau avoir présidé le comité de la régie interne un bon moment, je ne l’ai jamais vraiment compris, mais tout le monde semble obtenir des primes.
La sénatrice Moncion : Non.
Le sénateur Tkachuk : Non? Combien de cadres reçoivent des primes de rendement? Combien n’en reçoivent pas?
Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Je serais heureuse de vous éclairer, sénateur. Tous les gestionnaires intermédiaires et cadres supérieurs sont admissibles au système de primes de rendement. Normalement, personne sous ce niveau n’y a droit. Cela représente environ 41 personnes. Je n’en ai pas le nombre exact, mais c’est le plus récent que j’ai. Ce sont les personnes qui recevraient une rémunération au rendement.
Le sénateur Tkachuk : Il y a donc 41 personnes qui en reçoivent, mais combien y sont admissibles?
Mme Bastos : Ce sont les personnes qui y ont normalement accès.
Le sénateur Tkachuk : Il y a donc 41 personnes sur 41 qui reçoivent des primes?
Mme Bastos : Sous réserve de certaines normes de rendement.
Le sénateur Tkachuk : Le système de primes de rendement s’adresse donc à tous?
Mme Bastos : Non, il ne s’applique qu’aux gestionnaires intermédiaires et aux cadres supérieurs.
Le sénateur Tkachuk : Je veux être certain de bien comprendre, donc 41 personnes y sont admissibles et 41 en reçoivent.
Mme Bastos : Encore une fois, il faudrait que je vérifie le bilan du dernier cycle de rendement.
Le sénateur Tkachuk : Aidez-moi, sénatrice Moncion; je suis confus.
La sénatrice Moncion : C’est conditionnel à l’atteinte des objectifs de rendement. Certaines personnes en recevront si elles répondent aux critères de rendement, d’autres non. On parle d’une somme d’environ 28 000 $, qui a été approuvée par le CIBA en avril 2019.
Le sénateur Tkachuk : J’aimerais vous interroger sur les heures supplémentaires. Vous avez mentionné 2 000 heures en tout, n’est-ce pas?
[Français]
La sénatrice Moncion : Je parlais des associations interparlementaires.
[Traduction]
C’est l’un des exemples. L’autre est présenté dans le document que nous avons reçu. Il faudrait que je vérifie, mais il y a quelques postes comme cela. C’est le problème. En effet, 2 000 heures supplémentaires ont été accumulées à l’association interparlementaire, aux AII.
Le sénateur Tkachuk : On parle ici de personnes qui voyagent beaucoup.
La sénatrice Moncion : Effectivement.
Le sénateur Tkachuk : Je sais ce que c’est. À 17 heures, ces personnes vont souper avec les sénateurs et cumulent alors des heures supplémentaires. Je dis seulement que je pense que c’est ce qui explique la situation.
Je sais qu’à la Chambre des communes, ce n’est pas ainsi que les choses fonctionnent, mais c’est ainsi au Sénat. Ces personnes travaillent huit heures par jour, mais voyagent, donc si elles se rendent au Japon ou en Europe, ou si elles vont au restaurant à Rome, elles déclarent des heures supplémentaires au-delà de 18 heures, par exemple, parce qu’elles doivent s’occuper de l’organisation du souper et de tout le reste, participer à tel ou tel événement, même si elles sont debout depuis 7 heures. Elles déclarent donc des heures supplémentaires. N’est-ce pas ce qui se passe? N’est-ce pas là où s’accumule le plus grand nombre d’heures supplémentaires?
La sénatrice Moncion : Je ne saurais vous le dire.
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Permettez-moi de répondre à cette question, sénateur Tkachuk, à titre de directrice générale des Affaires internationales et interparlementaires.
Je sais de quoi vous parlez, sénateur Tkachuk, mais les statistiques que j’ai remises au sous-comité n’ont rien à voir avec les voyages de l’association. Les trois personnes que j’ai citées en exemple au sous-comité, pour illustrer un problème opérationnel assez difficile, font partie de l’équipe du protocole. J’ai donné l’exemple des trois cadres supérieurs de l’équipe du protocole, qui ont travaillé quelque 1 900 heures supplémentaires au cours d’un même exercice.
Le sénateur Tkachuk : Est-ce normal?
Mme Labrecque-Riel : Non.
Le sénateur Tkachuk : Donc n’était-ce qu’une aberration?
Mme Labrecque-Riel : Eh bien, disons qu’il y avait une tendance à la hausse.
Le sénateur Tkachuk : Pour quelle raison?
Mme Labrecque-Riel : Nous avons organisé un nombre record de cinq conférences internationales en 12 mois, si bien que les activités sur la Colline se sont intensifiées considérablement, et le déménagement entre les deux édifices a complexifié beaucoup l’organisation des activités protocolaires.
C’est donc attribuable à une combinaison de facteurs opérationnels, d’où ma proposition de restructurer légèrement ces activités pour enlever un peu de pression sur ces personnes. Les heures supplémentaires n’avaient rien à voir avec les associations, dans ce cas précis.
Le sénateur Tkachuk : Croyez-vous que la tendance se maintiendra? Ne voudriez-vous pas embaucher une personne de plus? Payez-vous les heures supplémentaires à temps et demi? Comment est-ce que cela fonctionne? La personne a-t-elle le choix de dire qu’elle ne peut pas, qu’elle ne veut pas faire d’heures supplémentaires une journée parce qu’elle doit rentrer chez elle? Y a-t-il un whip qui lui dira : « Vous devez travailler »?
Mme Labrecque-Riel : Eh bien, je...
Le sénateur Tkachuk : J’essaie de faire la lumière sur un problème grave...
Mme Labrecque-Riel : Il y a toujours un contexte.
Le sénateur Tkachuk : Je le comprends bien. Je veux juste comprendre.
Mme Labrecque-Riel : Il y a toujours un contexte, bien sûr, mais ces personnes se dévouent corps et âme à leur travail. Compte tenu de la nature très particulière de leur travail, dans cet exemple précis, elles ne partiront pas avant que le travail ne soit terminé. S’il y a une activité sur la Colline, qui dure jusqu’à 22 heures, ces personnes resteront là jusqu’à 22 heures, pour assurer la bonne tenue de ces événements à grand déploiement, comme je le dis souvent, ou de ces grandes conférences internationales. Ce n’est pas rien. Il faut deux ans de planification pour organiser ce genre de conférence. C’est l’aboutissement d’une grande somme de travail.
Je vous parlais des trois cadres supérieurs. Il ne sert à rien d’engager plus d’employés sur le terrain, puisque le besoin est au niveau de la direction.
Le sénateur Tkachuk : D’accord. Avez-vous une solution?
Mme Labrecque-Riel : Oui. J’ai proposé une solution — et le sous-comité l’appuie —, il s’agit de restructurer l’équipe et d’y ajouter un gestionnaire pour réduire le nombre d’heures supplémentaires.
Le sénateur Tkachuk : L’embauche de personnel contribuerait donc à résoudre le problème.
Mme Labrecque-Riel : J’ai déjà mentionné au sous-comité que je suis pas mal certaine d’arriver à recouvrer le salaire de cette personne supplémentaire grâce à la réduction des coûts liés aux heures supplémentaires.
Le sénateur Tkachuk : Vous attendez-vous à quatre grands événements par année?
Mme Labrecque-Riel : En moyenne, mon équipe organise une grande conférence internationale par année, et c’est la moyenne depuis 10 ou 12 ans. Cependant, au cours de la dernière législature, ce genre d’activité s’est beaucoup intensifié.
Il s’agit donc effectivement de grandes conférences internationales, mais aussi de plus petites activités organisées ici par les associations, ou encore par les présidents des deux chambres.
Le sénateur Tkachuk : Vous allez embaucher une personne de plus, mais on pourrait revenir à une conférence internationale par année, en plus de quelques événements de moindre envergure, ce qui correspondrait à la normale. Auriez-vous alors toujours besoin de cette quatrième personne?
Mme Labrecque-Riel : Oui, j’ai bien expliqué pourquoi. J’étudie ce problème depuis longtemps déjà. Je demeure convaincue que l’ajout d’un gestionnaire, comme c’est le cas depuis le début du projet pilote que je mène depuis avril, a l’effet escompté de redistribuer la charge de travail et de faire diminuer beaucoup les heures supplémentaires. Je suis bien partie pour qu’à la fin de l’année, ces trois personnes n’aient travaillé que le quart des heures supplémentaires qu’elles ont travaillées l’an dernier.
Le sénateur Tkachuk : Les membres de votre équipe déclarent-ils toujours des heures supplémentaires en voyage?
Mme Labrecque-Riel : Oui, sénateur, parce que cela fait partie de leurs conditions d’emploi. Ils sont syndiqués, et nous respectons leurs conditions d’emploi.
Le sénateur Tkachuk : Combien d’heures?
Mme Labrecque-Riel : Je n’ai pas avec moi le total des heures supplémentaires des secrétaires d’associations.
Le sénateur Tkachuk : Pourriez-vous nous le faire parvenir?
Mme Labrecque-Riel : Certainement.
Le sénateur Tkachuk : Merci.
Le sénateur Plett : La dernière question du sénateur Tkachuk était justement la mienne.
Le président : Honorables sénateurs, il est proposé par la sénatrice Moncion que le rapport soit adopté et qu’il soit présenté au Sénat. Êtes-vous d’accord pour adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Des voix : Avec dissidence.
Le président : La motion est adoptée avec dissidence.
Au point 4, nous avons un rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme. Je crois comprendre que c’est le sénateur Munson qui présentera ce rapport, après quoi les sénateurs pourront lui poser des questions. Caroline Morency, directrice générale à la Direction des biens et services, Planification des biens immobiliers et projets, aidera le sénateur Munson à répondre aux questions.
Le sénateur Munson : J’ai l’honneur de présenter le cinquième rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme. Je suis ici pour vous présenter les développements importants concernant les projets en cours en vue du réaménagement et de la réhabilitation des édifices de la Colline du Parlement.
Vous vous souvenez peut-être qu’en juin, le CIBA a adopté un cadre de gouvernance pour les projets découlant de la VPLT. Ce rapport contient trois recommandations principales sur les éléments que le sous-comité s’était engagé à étudier, dans l’objectif de soumettre ses constats au comité pour l’éclairer dans sa décision.
Il y a d’abord les salles de musée de l’édifice de l’Est. Comme bon nombre d’entre vous le savent déjà, l’édifice de l’Est contient cinq salles de musée créées par Services publics et Approvisionnement Canada dans les années 1980 pour rappeler d’illustres parlementaires du XIXe siècle : elles reconstituent le bureau de sir John A. Macdonald, le bureau de lord Dufferin, le bureau de sir George-Étienne Cartier ainsi que la salle du Conseil privé et son antichambre.
Ces salles de musée ont été confiées aux soins du Sénat en 2011 et sont gérées par les Services du patrimoine et de la conservation de la Direction des biens et des services depuis. Compte tenu de la fermeture de l’édifice du Centre et de la réhabilitation de l’édifice de l’Est, nous avons l’occasion de réfléchir à ce que nous voulons faire de ces locaux. Il y aurait possibilité de les retransformer en bureaux pour les sénateurs, de déplacer les salles de musée ailleurs dans la nouvelle enceinte parlementaire ou de trouver d’autres utilisations à ces locaux.
Le sous-comité a constaté que bien que ces salles servent à des fins récréatives, elles demeurent très populaires lors des visites guidées et représentent un pan important de l’histoire et du patrimoine des édifices parlementaires eux-mêmes. Par conséquent, nous recommandons vivement que la Direction des biens et des services soit chargée d’entreprendre une étude au cours de l’automne et de formuler des recommandations au Sous-comité de la VPLT à l’hiver 2019-2020 sur les mesures à prendre pour améliorer l’expérience du visiteur et la préservation de l’histoire des cinq salles de musée lorsque l’édifice de l’Est rouvrira après sa réhabilitation.
La seconde recommandation porte sur les salles de comité. Concernant l’aménagement définitif des salles de comité, vous vous rappellerez que nous avions soumis une recommandation en mai dernier, que le CIBA a approuvée, afin que le Sénat dispose de 10 salles de comité offrant des capacités de télédiffusion à long terme. Nous avons alors convenu que toutes les salles de comité soient situées au nord de la rue Wellington, à proximité de la salle du Sénat, dans l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et le Centre d’accueil du Parlement, qu’on appelait autrefois le Centre d’accueil des visiteurs.
Nous avons également convenu de conserver une certaine souplesse, afin qu’il puisse potentiellement y avoir des salles de comité dans un troisième édifice occupé par les sénateurs. Nous avons proposé, à ce moment-là, d’ajouter un autre édifice du Sénat au sud de Wellington, au coin de Metcalfe, que nous appelons l’îlot deux, pour aménager des bureaux de sénateurs pendant la fermeture de l’édifice de l’Est à des fins de réhabilitation.
Pour mettre les choses en contexte, c’est là où se trouve la statue de Terry Fox. Il était important pour d’autres sénateurs et moi qu’une fois le nouvel édifice prêt, la statue de Terry Fox occupe toujours une place de choix sur la Colline du Parlement.
À notre séance du 4 septembre, nous avons appris qu’en raison des exigences relatives à l’accessibilité et à la télédiffusion et des contraintes structurelles et patrimoniales de l’édifice du Centre, le nombre maximal de salles de comité qui pourraient être aménagées dans l’édifice actuel serait de trois, tandis que trois autres pourraient être mises à la disposition des comités au Centre d’accueil du Parlement.
Selon cette hypothèse de travail, afin de maintenir notre demande de 10 salles de comité au nord de la rue Wellington, la première option que nous avons présentée consistait à aménager quatre salles de comité dans l’édifice de l’Est. On nous a ensuite proposé d’élargir la présence des salles de comité grâce à l’aménagement de deux salles au sud de Wellington, en plus de deux qui seraient conservées à l’édifice de l’Est. Cela permettrait au Sénat d’avoir des salles de comité dans tous les édifices où les sénateurs auront des bureaux, c’est-à-dire l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est, l’îlot deux dont j’ai parlé et le Centre d’accueil du Parlement.
En fin de compte, le sous-comité a conclu qu’en raison des exigences relatives à l’ouvrage intercalaire de la cour intérieure et pour qu’il y ait plus d’une salle de comité dans l’édifice de l’Est malgré la fermeture prévue de cet édifice à des fins de réhabilitation, il serait probablement moins coûteux d’augmenter le nombre de salles de comité en en construisant dans le nouvel édifice, au sud de la rue Wellington. Certains d’entre vous auront la chance d’y avoir vos bureaux, d’ailleurs. De plus, les exigences de proximité seraient mieux servies si les salles de comité se situaient à l’îlot deux plutôt que dans l’édifice Victoria et l’édifice du Centre.
Par conséquent, nous recommandons maintenant que la Direction des biens et des services soit instruite d’examiner les options pour l’aménagement de salles de comité du Sénat au sud de la rue Wellington, y compris les options pour augmenter le nombre de salles de comité dans l’îlot deux. Le sous-comité réitère aussi que dans l’aménagement définitif, toutes les salles de comité doivent inclure la télédiffusion.
Ce sont là les deux premières recommandations, et j’en arrive à la troisième, qui est la plus pertinente aujourd’hui. Je n’aurais jamais cru que j’en arriverais là dans ma vie politique, mais il s’agit d’aménager une nouvelle salle de toilettes.
L’édifice du Sénat du Canada compte actuellement 22 cabinets de toilettes et urinoirs au rez-de-chaussée et au premier étage, dont 10 sont situés à proximité de la chambre du Sénat. Le nombre total de cabinets de toilettes et d’urinoirs est conforme au Code du bâtiment de l’Ontario. Comme la plupart d’entre vous le savent, l’un de ces cabinets de toilettes est situé près de l’entrée arrière de cet édifice-ci. Certains sénateurs déplorent qu’il n’y en ait qu’un à l’arrière de la chambre.
La DBS a donc fait deux propositions au sous-comité en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada. L’option 1 consisterait à ajouter une nouvelle salle de toilettes à côté de la salle de toilettes déjà existante, ce qui nécessiterait l’élimination d’un des bureaux situés dans l’espace de travail des sénateurs. L’option 2 consisterait à aménager une nouvelle salle de toilettes accessible à partir d’une nouvelle entrée et d’un vestibule donnant sur le couloir principal. Cette option nécessiterait l’élimination de deux bureaux situés dans l’espace de travail des sénateurs.
Le sous-comité a été informé que l’option 2 coûterait approximativement 287 000 $ en tout, contre de 30 000 à 35 000 $ de moins pour l’option 1. C’est tout de même un quart de million de dollars pour une toilette.
Il faut souligner que les coûts estimatifs des deux options comprennent l’installation d’une nouvelle entrée depuis l’espace de travail des sénateurs pour limiter la circulation et les problèmes d’accès tout en assurant le respect des exigences de sécurité justifiant un accès restreint à ces zones. Les membres du sous-comité ont donc jugé que ces coûts sont trop élevés pour justifier l’aménagement d’une seule nouvelle salle de toilettes supplémentaire uniquement réservée aux sénateurs.
Par conséquent, le sous-comité recommande de ne pas procéder à la construction d’une deuxième salle de toilettes derrière la chambre du Sénat pour le moment. Le sous-comité a par ailleurs reçu de nouvelles informations à sa dernière réunion; elles sont présentées en détail dans notre rapport à titre informatif. Je suis maintenant disposé à répondre à vos questions, ou à peu près.
Le président : Des questions?
La sénatrice Marshall : Dans la recommandation 1, dans laquelle vous parlez des cinq salles de musée dans l’édifice de l’Est, est-ce qu’il y aura des visites guidées de cet édifice?
Le sénateur Munson : Oui, absolument. Les visites guidées continueront. Ce sera dans une dizaine ou une quinzaine années.
La sénatrice Marshall : Quelqu’un se penchera donc sur les exigences opérationnelles?
Le sénateur Munson : Oui. Nous avons étudié la question tous les jours au sein de notre comité, et je tiens à remercier le sénateur Tannas pour le leadership dont il a fait preuve dans le dossier de la VPLT. Nous avons accueilli des représentants de Travaux publics à plusieurs reprises à notre comité, ainsi que les sénateurs Joyal, Forest, Bovey et Plett. Nous avons étudié ces questions. Nous portons une attention particulière aux changements de nom du Centre d’accueil des visiteurs et, en gros, nous protégeons notre territoire. Nous pensons qu’il est d’une importance capitale d’éviter d’empiéter sur l’endroit où nous étions et où nous voulons retourner, et sur la façon dont nous voulons fonctionner dans cet environnement, car nous estimons que c’est très important sur la Colline du Parlement.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le sénateur Munson : S’il n’y a pas d’autres questions et aucune question pour le plombier, le sénateur Plett, je m’attends à ce que vous approuviez tous ces trois recommandations.
Le président : Le sénateur Munson propose que le rapport soit adopté. Plaît-il aux honorables sénateurs qu’il le soit?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée.
Le point suivant, l’item no 5, est tiré du seizième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. Le CIBA a arrêté une décision le 7 novembre. Voici ce que dit le procès-verbal :
Que lorsqu’un sénateur prend part a un déplacement financé à l’externe dans l’exercice de ses fonctions parlementaires, le transport d’un quelconque point de départ au Canada vers un point d’arrivée international ne constitue pas un déplacement admissible au système des points de déplacement.
La sénatrice Batters a demandé que la question soit soumise une seconde fois à l’examen du comité. Pierre Lanctôt se trouve à la table pour répondre aux questions. La sénatrice Batters a malheureusement dû partir, mais si vous avez toute autre question à ce sujet, n’hésitez pas à la poser.
Le sénateur Plett : Étant donné que la sénatrice Batters a dû quitter la réunion et que je la remplace, je pense que, puisque c’est elle qui a soulevé la question, nous devrions obtenir une nouvelle explication. Si j’en juge simplement par ce que vous dites, monsieur le président, je ne suis pas certain d’être d’accord avec la décision. J’aimerais obtenir un peu plus de renseignements, si possible.
Le sénateur Tkachuk : Pouvons-nous soumettre la question à une autre réunion étant donné que la sénatrice Batters n’est pas ici?
Le président : C’est la quatrième fois que cette question est soumise au comité, sénateur Tkachuk. Nous ne pouvons pas continuer éternellement. Combien de fois allons-nous revenir là-dessus? Nous l’avons déjà fait une fois, ensuite nous avons annulé la décision par deux fois, ensuite le CIBA l’a fait, et maintenant, nous l’annulons une fois de plus. Ensuite, elle sera soumise à l’examen du comité directeur.
Le sénateur Plett : Vous voulez dire qu’elle a été annulée à quelques reprises?
Le président : Elle a été annulée une fois.
Le sénateur Plett : De toute évidence, on n’a pas réussi à s’entendre, alors pourquoi ne pouvons-nous pas...
Le président : On s’est entendu.
Le sénateur Plett : Monsieur le président, la question est à l’ordre du jour. M. Lanctôt est à la table. J’ai demandé une explication. La question est à l’ordre du jour. Pourquoi ne pouvons-nous pas avoir d’explication?
Le président : D’accord. Monsieur Lanctôt, pouvez-vous donner des précisions sur cette question?
M. Lanctôt : Lorsque nous avons procédé à l’examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs au printemps et que nous avons essayé de clarifier certaines de ses dispositions, c’est un des éléments qui ont été portés à l’attention du comité parce que cette politique n’énonçait pas clairement si elle couvrait le transport d’un député pour se rendre au point de départ au Canada d’un voyage financé par un organisme externe. Nous avons donc soumis la question au comité pour qu’elle clarifie ce point et l’inclue à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
En se fondant sur la discussion des comités, on a décidé de ne pas ajouter ce point à la politique. Je pense que c’est ce qui a été décidé la dernière fois. Pour nous, l’idée est de clarifier si on prévoit dans la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs qu’il est possible ou non d’imputer au système de points ces types de déplacements. Le but est de nous aider à administrer la disposition de la politique.
Le sénateur Plett : Je pense que j’avais la parole pour poser une question.
Le président : Vous pouvez le faire.
Le sénateur Tkachuk : J’allais lui demander d’expliquer...
Le sénateur Plett : Qu’entend-on par voyage financé par un organisme externe?
Le sénateur Tkachuk : Oui, c’est ce que je voulais savoir.
M. Lanctôt : Ce dont il est question ici, par exemple, est un cas où un sénateur est invité par un pays étranger à se rendre là-bas et où il doit faire le trajet, disons, de Toronto ou d’Ottawa pour rejoindre la délégation à Vancouver. Cette partie du voyage — d’Ottawa à Vancouver pour rejoindre le groupe — est la partie dont il est question.
Le sénateur Plett : Qui paye le reste du voyage?
M. Lanctôt : Le reste du voyage est...
Le sénateur Plett : S’agit-il du déplacement d’une association parlementaire ou d’un voyage auquel Taïwan demande aux gens de participer à ses frais?
M. Lanctôt : C’est exactement cela.
Le sénateur Plett : Merci.
Le sénateur Tkachuk : Je n’ai rien... Je voulais simplement qu’il explique, pour le public, la différence entre un voyage parlementaire et un voyage financé par un organisme externe, car je pense que c’est important. Si nous avons un système de points, c’est pour que tout le monde puisse voyager et être traité équitablement, peu importe où ils vivent. Voilà pourquoi nous avons un système de points. Comme je vis en Saskatchewan et que quelqu’un d’autre vit à Montréal, nous ne mesurons pas nos voyages en fonction de la distance, mais bien des points.
Alors, soit nous sommes favorables à l’idée des voyages financés par des organismes externes — j’ignore si nous devrions ou non — j’en ai d’ailleurs fait un en 2003, et je ne me rappelle même pas s’il a été payé à l’époque parce que je pense que nous sommes partis de Toronto. Il faut donc décider.
Le président : Je pense que la décision a été...
Le sénateur MacDonald : Je veux en parler. C’est la première fois que j’en entends vraiment parler. Je n’ai pas assisté à une de ces réunions depuis un certain temps. Pour en revenir au système de points, si nous l’avons adopté, c’est notamment pour que les gens soient traités équitablement. Il y a des voyages financés par des organismes externes, dont la plupart sont au départ de Montréal ou de Toronto, disons. Vous n’y avez pas le même accès si vous venez de Nouvelle-Écosse, de Terre-Neuve, de la Saskatchewan ou de la Colombie-Britannique. Lorsque votre vol part de Montréal ou de Toronto, vous sautez dans un train pour vous rendre à l’aéroport et prendre votre avion. Cependant, si vous prenez le train en Nouvelle-Écosse, vous en avez pour 36 heures. L’accès n’est pas le même.
En conséquence, si nous passons un jugement sur les voyages financés par organisme externe, j’aimerais penser que la plupart des déplacements du genre qu’un sénateur accepterait d’effectuer seraient des voyages structurés de façon responsable et établie. Si tel est le cas — et je suis persuadé que ce le serait — je pense que tous les sénateurs devraient avoir le même accès à ces voyages. Voilà pourquoi le système de points existe.
Le sénateur Munson : Je pense qu’il convient de faire remarquer que les sénateurs sont tenus de déclarer publiquement, dans les 30 jours, les voyages financés par des organismes externes qu’ils ont accepté de faire pour qu’il y ait un dossier public et transparent de ceux qui acceptent de faire pareils déplacements. Il est important que le public le sache.
Le sénateur Gold : En principe, je ne suis pas contre les voyages financés par des organismes externes, mais je les vois comme des activités bien différentes des réunions dans le cadre d’associations parlementaires ou des travaux du Sénat en général. Je comprends votre point de vue, sénateur MacDonald, mais je suis favorable à la décision qui a été prise. Je pense que si une personne choisit d’accepter un voyage financé par un organisme externe plutôt que d’effectuer un déplacement dans le cadre des travaux du Sénat, au sens où nous l’entendons généralement, elle ne devrait pas utiliser le système de points. Je pense donc que la décision était bien fondée et rigoureuse.
[Français]
Le sénateur Forest : J’ai œuvré dans le milieu municipal, où les voyages commandités n’étaient vraiment pas admis. L’hôte du voyage commandité a un objectif précis en nous invitant. À ce compte-là, il ne s’agit pas d’une activité parlementaire liée à une association ou à nos activités à proprement parler. Je crois que la décision de ne pas rembourser les coûts du point A au départ est bonne et je l’appuie complètement.
[Traduction]
Le sénateur Plett : J’abonde dans le même sens que le sénateur Gold. Je comprends ce que dit le sénateur MacDonald et je suis d’accord avec toutes les parties de son argument. Nous devrions tous être traités équitablement. Je suis originaire de Winnipeg, alors j’entre dans la même catégorie.
Cependant, je pense que si une personne finance un voyage et qu’elle veut que j’y prenne part, elle peut payer mon voyage de Winnipeg à Taïwan — j’ai donné ce pays en exemple, et peut-être que je n’aurais pas dû. La différence entre un billet au départ de Winnipeg avec escale à Toronto et un billet directement de Toronto est minime quand on achète un billet de ce type.
Je suis favorable à la décision. Je voulais des clarifications. Je les ai eues, et je ne tiens pas à revenir sur ce sujet.
Le sénateur Tkachuk : Je suis satisfait moi aussi.
Le président : Les gens dans la salle semblent s’entendre pour dire que la motion approuvée antérieurement par le CIBA est maintenue, de façon à indiquer clairement que ces frais ne sont pas admissibles au remboursement. Merci.
Le point no 6 est la divulgation d’information du projet de loi C-58, que nous avons approuvé plus tôt cette année. J’invite Pierre Lanctôt à la table des témoins. À ce stade, je tiens à indiquer très clairement aux sénateurs que cette question vous est présentée à titre d’information seulement. Aucune décision n’est vraiment requise. La question sera renvoyée au CIBA dès que nous comprendrons complètement comment le Sénat et les ministères géreront cette question, de manière à garantir que certains ministères rendent compte de cette information alors que d’autres ne le font pas. Par conséquent, nous avons besoin de précisions sur la façon dont cette divulgation fonctionnera. Toutefois, nous tenions vraiment à attirer votre attention sur cette divulgation, parce qu’elle vous obligera à déclarer beaucoup plus de renseignements à propos de vos déplacements et, en particulier, vos déplacements dans le cadre des travaux du comité.
Cette présentation sert d’avertissement ou d’indication précoce concernant certaines des répercussions que le projet de loi C-58 aura sur la déclaration d’information. Cela dit, je vais vous céder la parole pour vous permettre de poser des questions. Il n’y a aucune décision à prendre. Les dispositions du projet de loi entreront en vigueur en juin, mais nous devrons commencer à mettre les processus au point trois ou quatre mois avant. Nous pensions simplement que plus tôt tous les sénateurs seraient au courant de cette divulgation à venir, mieux ce serait.
Cela dit, je vais vous céder la parole afin de vous permettre de poser des questions à Pierre ou Catherine. S’il n’y a pas de questions, je pense que je vais en rester là. Nous vous en reparlerons lorsqu’une décision aura été prise quant à la mesure dans laquelle nous suivrons ces dispositions et la mesure dans laquelle nous devrons modifier nos processus.
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est une mise à jour verbale sur les travaux du Sous-comité sur les ressources humaines.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de me donner l’occasion de faire une mise à jour des travaux du Sous-comité sur les ressources humaines, qui prépare actuellement la nouvelle politique du Sénat contre le harcèlement.
Depuis que notre rapport a été déposé et approuvé par CIBA, les membres du sous-comité et l’équipe de l’administration ont travaillé de manière intensive, en tenant 13 réunions depuis le mois de mai dernier, afin d’élaborer le nouveau projet de politique tout en respectant les recommandations présentées dans le rapport de CIBA. Je tiens à remercier tout particulièrement la sénatrice Moncion, le sénateur Tkachuk ainsi que le sénateur Tannas, qui a pris une part très active aux travaux du sous-comité pendant qu’il en était membre. Je remercie également M. Philippe Hallée et son équipe, avec qui nous avons eu des discussions que je peux qualifier de « viriles » sur certains aspects juridiques. Je crois que cela a donné de bons résultats.
Je tiens donc à vous informer que, ce matin, les membres du sous-comité ont approuvé la dernière version de la politique, sous réserve de certaines modifications de concordance que les membres du sous-comité m’ont autorisée à faire en leur nom. De plus, le principe de deux motions qui sont en cours de préparation a été approuvé. L’une sera un ordre de renvoi au Comité sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs, parce que nous allons recommander des modifications au code d’éthique, et l’autre un ordre de renvoi au Comité du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement parce que nous allons, dans le même esprit de concordance, recommander des modifications au Règlement du Sénat.
Au nom des membres du sous-comité, c’est donc avec plaisir que je vous annonce que, à la prochaine réunion de CIBA, nous serons en mesure de faire l’examen de cette politique qui vous sera transmise sous peu et, étant donné que nous ne siégerons pas en janvier, vous aurez beaucoup de temps pour étudier vous-mêmes cette nouvelle politique. Je vous remercie.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Je vous remercie infiniment, sénatrice Saint-Germain. Cette politique sera donc mise en œuvre au cours de la nouvelle année?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
La sénatrice Marshall : D’accord. Je me réjouis à la perspective de cette mise en œuvre. En votre qualité de présidente du sous-comité, je sais que vous avez accordé quelques entrevues au sujet des travaux du comité.
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
La sénatrice Marshall : Le mois dernier vous avez accordé une entrevue au cours de laquelle vous avez parlé du sénateur Meredith. Je tenais à le mentionner parce que cette entrevue m’a interpellée. Je ne vais citer qu’une partie de cette entrevue. Vous parliez des femmes qui travaillaient dans son bureau, et vous avez fait allusion au fait qu’elles tombaient malades et qu’elles se plaignaient. Ensuite, vous avez dit ce qui suit :
Et qu’ont fait l’administration et les whips à cette époque? Ils ont envoyé d’autres belles jeunes filles à leur place.
Je tiens à préciser à vous et à toutes les personnes dans la salle que j’étais la whip du gouvernement au Sénat de 2011 à 2015. Par conséquent, je me demande si ce commentaire s’appliquait à moi. J’aimerais indiquer très clairement que je n’ai pris absolument aucune part à la dotation des bureaux des sénateurs, y compris le bureau du sénateur Meredith. Je ne sais pas à qui vous faisiez allusion pendant l’entrevue mais, si c’est à moi, vous avez complètement tort. Je demanderais respectueusement que, lorsque vous accordez des entrevues à l’extérieur, en particulier au sujet de ce dossier, vous vous assuriez de détenir des preuves pour appuyer vos dires et que vous indiquiez précisément à qui vous faites allusion, car, à l’époque, il n’y avait que deux whips, c’est-à-dire le sénateur Munson et moi-même. Vous avez dit : « et les whips à cette époque ». Lorsque j’ai entendu l’entrevue, cela m’a beaucoup préoccupée. Je tenais à fournir des éclaircissements à tous mes collègues à ce sujet et à le faire publiquement. De plus, je vous demanderais de m’aider à faire en sorte que cela ne reproduise pas.
La sénatrice Saint-Germain : Je prends note de votre objection, et je la comprends parfaitement. Le fait est que le mot « whip » n’était peut-être pas le bon et que j’aurais dû préciser plutôt qu’à l’époque, les « autorités » auraient dû intervenir plus rapidement. Mes preuves proviennent des renseignements que les représentants des employés des sénateurs nous ont communiqués lorsque nous les avons consultés au sujet de la nouvelle politique.
En même temps, je mentionne que j’ai eu l’occasion de rencontrer à mon bureau quelques-unes des anciennes employées du sénateur Meredith, à leur demande. Et, sans violer le caractère confidentiel de nos échanges, je dois dire que l’un des témoins a déclaré, en particulier à votre sujet et au sujet de votre rôle de whip à l’époque, que vous faisiez preuve d’une grande humanité et que vous aviez pris les mesures qui s’imposaient.
J’espère que les paroles que j’ai prononcées vous réjouissent, et je regrette d’avoir employé le mot « whip ». L’anglais me vient plus difficilement que le français, et j’aurais dû parler des « autorités » à cette époque, alors je m’en excuse sincèrement.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain.
Le président : Je vous remercie de la mise à jour. Je sais que l’élaboration de la nouvelle politique s’est avérée difficile. Sénatrice Saint-Germain, je tiens à vous remercier de tout le travail que vous et votre comité avez réalisé. Vous avez accompli un périple, et je suis heureux qu’il tire à sa fin. Je tiens donc à vous remercier de nouveau de votre travail. Nous avons hâte de recevoir votre rapport.
Et je remercie également le sénateur Tkachuk.
Honorables sénateurs, le prochain point à l’ordre du jour est le point no 8. Y a-t-il d’autres affaires d’intérêt public à discuter?
Avant que nous poursuivions à huis clos, j’aimerais formuler une autre remarque. À moins que nous nous réunissions en janvier — mais c’est une tout autre histoire —, c’est la dernière fois que le sénateur Tkachuk participe à une séance du CIBA. À ma connaissance jusqu’à maintenant, au moment où nous reprendrons nos travaux, il sera parti. Alors j’aimerais vraiment le remercier des services qu’il a rendus à notre comité, et aux divers sous-comités dont il est membre. Merci.
Le sénateur Tkachuk : Il n’y a pas de quoi.
Des voix : Bravo!
Le président : Honorables sénateurs, s’il n’y a pas d’autres affaires à aborder, nous allons poursuivre à huis clos. Je rappelle aux sénateurs que, lorsque nous poursuivons nos travaux à huis clos, un seul membre de leur personnel peut rester. Autrement, il est impossible de savoir qui est là ou non. De plus, aucun membre de l’administration n’est autorisé à demeurer dans la salle, à l’exception de l’équipe de direction.
(La séance se poursuit à huis clos.)