LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 5 novembre 2020
Le Comitépermanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 heures (HE), par vidéoconférence, puis à huis clos, pour l’étude de questions financières et administratives, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, bonjour. Je suis le sénateur Sabi Marwah, de l’Ontario, et j’ai l’honneur de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Aujourd’hui, notre séance virtuelle débutera en public pour ensuite se transporter à huis clos.
Avant que nous ne commencions, permettez-moi de vous rappeler des façons de faire qui garantiront la réussite de la séance. Veuillez désactiver votre micro en tout temps, sauf quand on vous donne nommément la parole. Il vous incombe d’allumer et d’éteindre votre micro pendant la discussion. Pendant que vous parlez, vous avez le choix, dans le bas de votre écran, entre l’anglais, le français ou aucune interprétation simultanée. Il importe de vous exprimer dans la langue que vous avez choisi d’écouter. Pour intervenir dans une langue, vous devez choisir le canal correspondant. Si vous prévoyez de passer d’une langue à l’autre, vous devez également commuter en conséquence le canal de l’interprétation.
Pour demander la parole, veuillez vous servir de la fonction « Lever la main ». Veuillez immédiatement signaler tout problème technique ou toute autre difficulté à la présidence. On en confiera la résolution à l’équipe technique. Vous pouvez aussi communiquer avec notre greffière en faisant le numéro fourni dans votre invitation pour obtenir de l’assistance technique.
Je vous présente maintenant les sénateurs qui participent à la séance : Claude Carignan, du Québec; Tony Dean, de l’Ontario; Percy Downe, de l’Île-du-Prince-Édouard; Renée Dupuis, du Québec; Éric Forest, du Québec; Raymonde Gagné, du Manitoba; Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique; Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; Yonah Martin, de la Colombie-Britannique; Lucie Moncion, de l’Ontario; Jim Munson, de l’Ontario; Josée Forest-Niesing, de l’Ontario; Don Plett, du Manitoba, qui se joindra à nous sous peu; Raymonde Saint-Germain, du Québec; Judith Seidman, du Québec; Scott Tannas, de l’Alberta; Pierre Dalphond, du Québec. Je souhaite la bienvenue à tous les Canadiens qui nous regardent.
Le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la partie publique de la séance du 22 octobre 2020, qui se trouve dans votre dossier. Y a-t-il des questions à son sujet ou des modifications à proposer?
La sénatrice Marshall : Je propose son adoption.
Le président : La sénatrice Marshall propose l’adoption du procès-verbal de la séance du 22 octobre 2020. À cette fin, notre greffière procédera à un vote par appel nominal. Je demande à chacun d’activer son micro à l’appel de son nom.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Merci, monsieur le président. Honorables sénateurs, je vous désignerai nommément à tour de rôle, en commençant par le président et en suivant ensuite l’ordre alphabétique. À l’appel de votre nom, veuillez préciser si vous votez « oui », « non » ou « abstention ». Comme l’interprétation simultanée sera interrompue pendant le vote, je procéderai dans les deux langues officielles.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, ça fait 16 « oui ».
Le président : Merci. Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le deuxième point à l’ordre du jour est le quatrième rapport du Sous-comité sur la vérification, qui porte sur les états financiers annuels du Sénat du Canada. Nous recevons les représentants de la Direction des finances du Sénat : le dirigeant principal des finances, M. Pierre Lanctôt; et la contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Mme Nathalie Charpentier. Nous accueillons aussi les représentants de nos auditeurs Ernst & Young : la partenaire responsable de la revue de contrôle qualité de la mission, Suzie Gignac, et le chef d’équipe du Service de certification, Niguel Givogue. Si j’ai bien compris, nous entendrons d’abord le sénateur Downe, puis un exposé de Pierre Lanctôt et enfin les représentants d’Ernst & Young.
Le sénateur Downe : Chers collègues, après un examen détaillé et approfondi des états financiers, votre Sous-comité sur la vérification, qui comprend également les sénatrices McPhedran, Marshall et Dupuis, est heureux de recommander l’approbation des états financiers audités de l’exercice terminé le 31 mars 2020, qui a reçu une opinion favorable des auditeurs. Votre sous-comité a également revu trois documents connexes : les états financiers, les commentaires sur les points saillants des états financiers et le rapport des constatations de l’auditeur externe. Votre sous-comité a présenté rapidement ses constatations à la séance de notre comité du 22 octobre 2020. Je ne répéterai donc pas ce que vous y avez déjà entendu.
Je tiens à profiter de l’occasion pour remercier les auditeurs de leur travail et d’être venus répondre, aujourd’hui, aux questions des membres du comité.
Le président : Monsieur Lanctôt, avez-vous quelque chose à ajouter?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci. Je ne veux pas répéter ce que j’ai dit à la séance du 22 octobre, mais je tiens à vous présenter les faits saillants, avant de répondre aux questions. Les états financiers et l’état de nos résultats révèlent une augmentation de 1,9 % des dépenses, soit 1,8 million de dollars. Cette augmentation est imputable à quatre grandes causes : nombre de sénateurs plus élevé que prévu; indemnités parlementaires de base plus élevées; augmentation des coûts personnels pour l’administration et les employés des sénateurs; augmentation des coûts des services de radiodiffusion. Ces coûts, ces majorations ont été compensés en partie par une diminution des coûts de transport et de communication.
La situation financière du Sénat, en date du 31 mars, est stable. Deux écarts importants sont dignes de mention. D’abord, l’augmentation des avantages sociaux, de 800 000 $, du fait de la modification de la méthode d’enregistrement des congés de maladie; ensuite, une diminution de la valeur des immobilisations incorporelles, en raison de l’amortissement dont la valeur excédait celle des acquisitions au cours de l’exercice.
Ce sommaire des états financiers est très bref. Nous serons heureux de répondre à vos questions.
Le président : Y a-t-il des questions pour M. Lanctôt, avant que nous ne cédions la parole aux auditeurs? Sénatrice Marshall, en avez-vous pour le dirigeant principal des finances ou les auditeurs?
La sénatrice Marshall : Le dirigeant principal des finances. De plus, le sénateur Plett a posé une question, à la dernière séance, sur le montant constant de l’encaisse depuis le dernier exercice. Le phénomène s’explique-t-il?
M. Lanctôt : Merci pour la question. L’explication est que les sommes incluses dans les comptes bancaires ont une destination précise. Nous les maintenons constantes, d’un exercice au suivant jusqu’au moment de les utiliser ou tant que le besoin n’a pas disparu.
La sénatrice Marshall : Merci. Je le ferai savoir au sénateur Plett.
Le président : Comme je ne vois pas d’autres questions pour le dirigeant principal des finances, entendons maintenant les auditeurs.
Suzie Gignac, partenaire responsable de la revue de contrôle qualité de la mission, Ernst & Young s.r.l. : Merci, monsieur le président. Comme les autres l’ont fait, je résumerai brièvement ce que nous avons dit, il y a quelques semaines, à notre passage devant votre comité. Nous avons rencontré le Sous-comité sur la vérification en octobre, nous avons vérifié les résultats en détail et nous avons répondu à ses questions sur ces résultats. L’audit est essentiellement terminé. Il le sera vraiment lorsque nous aurons l’autorisation des états financiers et la lettre de déclaration. À cette étape de l’audit, c’est une pratique très répandue. Nous prévoyons d’émettre une opinion non modifiée ou favorable sur les états financiers, disant essentiellement qu’ils sont fidèles, sous tous les aspects importants, conformément aux normes comptables du secteur public.
Il n’y avait pas d’écarts importants, corrigés ou non corrigés, et nous avons bénéficié de l’excellente collaboration de l’équipe. Nous la remercions de son aide dans la réalisation de l’audit. Je serai heureuse de répondre à vos questions.
La sénatrice Jaffer : Je suis curieuse de savoir une chose. Dans le rapport, dans l’énoncé sommaire des résultats clés de l’audit, il est question d’une possibilité de partialité de la part de la direction. Quels indices rechercheriez-vous pour le confirmer?
Mme Gignac : C’est un risque qui peut toucher des éléments comme les comptes de régularisation, qui donnent lieu à des estimations et dont on peut avoir tendance à diminuer les sommes, ce genre de choses. Nous nous sommes davantage focalisés sur ces comptes. Ou ce pourrait être d’éviter des dépenses, au cours d’un exercice, dans la volonté de respecter le budget, ce genre de parti pris. Nous nous assurons de couvrir ce genre de questions.
La sénatrice Jaffer : Merci de l’explication.
Le président : Chers collègues, je ne vois pas de mains levées. Le sénateur Downe a proposé l’adoption du rapport et le dépôt des états financiers au Sénat. Pour déterminer si la motion est adoptée, notre greffière procédera à un appel nominal.
Mme Legault : Merci, monsieur le président. Honorables sénateurs, nous ferons comme dans le vote antérieur.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, ça fait 16 « oui ».
Le président : Merci. Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, l’usage veut que les sénateurs rencontrent l’auditeur en privé après un audit annuel. Je demanderais donc que nous nous retirions à huis clos, très brièvement. Je vous prie tous, sauf les sénateurs, le secrétaire de séance qui agira en qualité de greffier pour cette partie de la séance et les représentants d’Ernst & Young, de quitter la séance. Veuillez nous avertir quand nous serons prêts à prononcer le huis clos avec les auditeurs. À la fin du huis clos, nous reviendrons à la partie publique de la séance.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Le point suivant à l’ordre du jour est le cinquième rapport du Sous-comité sur la vérification, qui concerne les rapports financiers trimestriels pour le trimestre terminé le 30 juin 2020. Ce point est à titre indicatif seulement. Comme tout à l’heure, M. Pierre Lanctôt et Mme Nathalie Charpentier resteront avec nous pour ce point, pour répondre aux questions. L’exposé sera, bien sûr, suivi d’une période de questions. Encore une fois, le sénateur Downe fera un court exposé, puis nous passerons aux questions.
Le sénateur Downe : Comme vous l’avez dit, c’est à titre indicatif. Si vous avez des questions détaillées, je vous invite à consulter le rapport. Voici un bref survol.
Je dépose aujourd’hui, à titre d’information, le rapport sur les faits saillants financiers du Sénat pour le premier trimestre de l’exercice 2020-2021, c’est-à-dire du 1er avril au 30 juin 2020. Le rapport, préparé par la Direction des finances et de l’approvisionnement, vise à communiquer des renseignements continus sur les montants des dépenses réelles et des dépenses prévues, pour l’exercice en cours, par rapport aux autorisations budgétaires du Sénat.
Pour l’exercice 2020-2021, le budget du Sénat s’élève à 115,6 millions de dollars. À la fin du premier trimestre, le Sénat en avait dépensé 19,6 millions, soit 17 % de son budget annuel. On prévoit qu’il dépensera 98,5 millions ou 85 % de son budget annuel d’ici la fin de l’exercice. Cela étant dit, on s’attend à un surplus de 17,1 millions pour l’exercice, soit 15 % du budget annuel. Le surplus est principalement attribuable à la baisse du niveau d’activité causée par la pandémie.
Cela conclut mes observations, monsieur le président. Merci beaucoup.
Le président : Monsieur Lanctôt, avez-vous quelque chose à ajouter ou passons-nous directement aux questions?
M. Lanctôt : Monsieur le président, je n’ai rien à ajouter. Nous pouvons donc passer aux questions.
[Français]
Le sénateur Forest : Ma question s’adresse à M. Lanctôt ou au sénateur Downe. Je voudrais vérifier quelque chose par rapport à l’impact de la pandémie. Il y a un impact négatif, mais avez-vous évalué les coûts supplémentaires liés, par exemple, à la transmission par vidéoconférence et aux mesures sanitaires? Est-ce qu’on a pu estimer quel était le coût de l’impact de la pandémie sur notre exercice financier en date d’aujourd’hui?
M. Lanctôt : Nous avons effectivement saisi et identifié les coûts additionnels que nous avons subis en ce qui concerne l’impact de la pandémie. De plus, à partir du deuxième trimestre, nous pourrons identifier ces coûts spécifiques dans nos rapports, ainsi que les épargnes, parce que nous avons fait certaines épargnes qui sont quand même liées à la pandémie. Les épargnes seront donc expliquées avec les économies et les coûts additionnels.
Le sénateur Forest : Mais vous n’avez pas actuellement d’estimation...
[Traduction]
Le sénateur Downe : Monsieur le président, je voudrais formuler de courtes observations sur ce sujet. Visiblement, le poste budgétaire du Sénat où les coûts seront le plus réduits sera celui des déplacements et du transport des sénateurs vers Ottawa et à partir d’Ottawa. De plus, nous avons réalisé d’importantes économies sur les associations parlementaires qui ne vont plus à l’étranger ou sur l’accueil des délégations qui viennent nous visiter. Ces économies seront sensiblement supérieures aux coûts imputables aux questions que le sénateur Forest a soulevées.
Le président : Merci pour la réponse. Comme il ne semble plus y avoir de questions, passons au prochain point. Merci à vous tous pour vos exposés. Comme je l’ai dit, le point actuel n’était qu’à titre indicatif.
La sénatrice Forest-Niesing : Avant de passer au prochain sujet, je voudrais profiter de l’occasion pour remercier brièvement les représentants de l’administration d’avoir répondu aux questions. Vous vous souviendrez peut-être qu’à la dernière réunion, j’avais dit vouloir poser un certain nombre de questions à la suite de mon étude des documents. J’ai fait parvenir par écrit mes interrogations aux responsables, qui m’ont envoyé sans délai une réponse complète, pour laquelle je les remercie.
Le président : Je vous remercie, madame la sénatrice.
Poursuivons. Le troisième point à l’ordre du jour porte sur les comptes publics pour l’exercice 2019-2020. Encore ici, l’information vous est fournie à titre indicatif seulement. Pierre Lanctôt et Nathalie Carpentier feront un exposé, qui sera suivi d’une période de questions.
M. Lanctôt : Je vous remercie, monsieur le président. Honorables sénateurs, nous avons déjà discuté des états financiers du Sénat pour l’exercice se finissant le 31 mars 2020. Je vais maintenant vous présenter les points saillants de l’information financière du Sénat relative aux comptes publics, qui sont généralement déposés à l’automne.
Les états financiers présentent la situation financière et les dépenses du Sénat comparativement aux chiffres de l’année dernière. Le sommaire des comptes publics que vous avez sous la main expose les dépenses et les fonds par activité de programme, puis compare les chiffres à ceux du Budget principal des dépenses. Il y a aussi deux catégories de financement : les dépenses législatives et les dépenses votées. Je me trouve à la page 90 de la trousse. Les dépenses législatives comprennent les indemnités parlementaires des sénateurs, les cotisations au régime de retraite des sénateurs, les prestations de retraite et les frais de déplacement, de subsistance et de télécommunications, ainsi que les cotisations au programme d’avantages sociaux des employés.
Dans l’ensemble, le Sénat a dépensé 3,6 millions de dollars de moins que les fonds initialement prévus au Budget principal des dépenses, qui est rajusté à la fin de l’exercice au montant réellement dépensé. Cette baisse des dépenses est attribuable aux déplacements moins fréquents des sénateurs, étant donné qu’il y a eu moins de séances pendant la période électorale et au quatrième trimestre, lorsque la pandémie a débuté.
En ce qui concerne les dépenses votées, le Sénat a dépensé 12,7 millions de dollars de moins que ce qui était prévu au Budget principal des dépenses. Voici les principales raisons qui justifient cet écart. D’une part, il y a eu moins d’activités que prévu en raison encore ici de l’élection et de la pandémie. La situation a aussi eu une incidence sur les dépenses des comités et sur les affaires internationales et interparlementaires. D’autre part, le Sénat a encouru moins de dépenses de fonctionnement et de frais d’administration que prévu, et a réalisé des économies en raison de postes vacants. Les notes d’information expliquent en détail les principaux écarts.
Voilà qui conclut ma présentation. C’est avec plaisir que je répondrai à vos questions ou écouterai vos commentaires.
Le président : Je vous remercie, monsieur Lanctôt. Mesdames et messieurs les sénateurs, y a-t-il des questions à l’intention de M. Lanctôt? Je n’en vois aucune.
Sénateurs, nous allons maintenant passer au quatrième point à l’ordre du jour. Il vise à lancer le processus d’acquisition concurrentiel dans le but de conclure une nouvelle entente d’offre à commandes avec un fournisseur de services de déménagement longue distance. Chers collègues, puisque nous discutons maintenant des demandes de proposition en séance publique, je vous prie de ne ni divulguer de chiffres ni donner votre opinion personnelle sur le fournisseur ou les critères de sélection, étant donné que cela pourrait influencer le processus d’appel d’offres. Si les sénateurs souhaitent discuter d’information sensible, ils doivent le faire à huis clos.
Pierre Lanctôt présentera encore le dossier, après quoi vous pourrez poser des questions.
M. Lanctôt : Je vous remercie, monsieur le président. Honorables sénateurs, je sollicite maintenant votre approbation pour lancer un processus d’acquisition concurrentiel dans le but d’établir une entente d’offre à commandes pour la prestation de services de déménagement longue distance. Nous voulons passer un contrat de trois ans assorti de deux options de renouvellement d’un an.
Aux termes de l’article 8.3 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, le Sénat paye les dépenses engagées par les sénateurs qui veulent déménager leurs effets personnels de leur lieu de résidence vers Ottawa, puis lorsqu’ils reviennent vers leur lieu de résidence. Ils ont droit à deux déménagements seulement en vertu de la PGBS.
L’entente actuelle de services de déménagement a été conclue en 2016 et expirera le 31 mars 2021. Au cours de cette période, 46 déménagements ont été effectués, ce qui donne une moyenne de 9 par année. Le coût de chaque déménagement varie énormément en fonction de la quantité d’articles à déménager, de la distance et du genre de déménagement.
Au cours des cinq prochaines années, nous prévoyons qu’il y aura environ 25 déménagements. Il est évident qu’avec la pandémie actuelle, il est difficile de prévoir avec certitude combien de déménagements auront lieu, mais nous supposons pour l’instant qu’il y en aura environ 25.
C’est tout ce que je voulais dire à ce sujet. Encore une fois, je serai heureux de répondre à vos questions ou d’écouter vos commentaires.
La sénatrice Forest-Niesing : J’ai simplement une petite question à propos des montants prévus. Si je comprends bien, le calcul est effectué à partir d’une moyenne de 3 600 $ par déménagement. Je regarde votre tableau — celui qui se trouve à la deuxième page de l’item, c’est-à-dire à la page 96 de la trousse. Étant donné que les prévisions sont établies sur un certain nombre d’années, les chiffres tiennent-ils compte du taux d’inflation? Si ce n’est pas le cas, pourquoi? Il ne semble pas être inclus, d’après mes calculs.
M. Lanctôt : Je vous remercie, madame la sénatrice. Nous avons regardé le taux, et nous avions estimé que l’inflation atteindrait environ 2 %. Or, l’inflation est demeurée stable ces dernières années. Puisque nous voulons signer un contrat d’un certain temps, nous trouvions que le montant estimatif fondé sur les données historiques était convenable pour prévoir les coûts futurs.
La sénatrice Forest-Niesing : Je vous remercie.
Le président : Chers collègues, puisqu’il n’y a pas d’autres questions — je ne vois aucune main levée —, je vous rappelle que nous allons poursuivre avec les autres points à l’ordre du jour de la séance publique, après quoi nous approuverons officiellement la demande de proposition à huis clos pour éviter que les chiffres n’influencent le processus d’appel d’offres.
Nous passons maintenant au cinquième point, qui vise à lancer le processus d’acquisition concurrentielle dans le but d’établir un contrat avec une entreprise spécialisée qui fournira des services au Sénat dans le cadre du Programme d’aide aux employés et à leur famille. Vanessa Bastos, de la Direction des ressources humaines, se joindra à nous en tant que témoin. Comme à l’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions. Je rappelle encore aux sénateurs que nous devons éviter de divulguer des renseignements qui pourraient influencer le processus d’appel d’offres.
Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Je salue les honorables sénateurs. Je suis ici aujourd’hui pour vous demander l’autorisation de lancer une demande de proposition dans le but d’établir un contrat avec une entreprise spécialisée qui fournira des services au Sénat dans le cadre du Programme d’aide aux employés et à leur famille, ou PAEF. S’il est approuvé, le contrat sera établi pour une période initiale de trois ans allant du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2023, avec possibilité de prolongation de deux périodes d’un an.
À l’heure actuelle, le Sénat a conclu un contrat avec Morneau Shepell, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2018, et qui parviendra à échéance le 31 décembre 2020. Des mesures ont également été prises pour garantir que nous lancerons rapidement la demande de proposition une fois que le comité aura approuvé la présente demande.
Le PAEF offre une aide aux sénateurs, à leur personnel et aux membres de leur famille immédiate. Ils ont accès à un large éventail de services, notamment pour régler des problèmes familiaux, financiers, professionnels et juridiques, et pour obtenir du soutien en santé mentale et des services en matière de santé et de bien-être. Ces services confidentiels et facultatifs sont offerts en personne, au téléphone et en ligne.
Le PAEF fait partie des avantages sociaux courants que la plupart des employeurs offrent à leur personnel dans le but de véritablement promouvoir la santé et le bien-être. Ces services ont été extrêmement utiles pendant la crise qui nous secoue en raison de la pandémie. Ils permettent aux employés d’avoir accès à des services de thérapie et à d’autres services de soutien pour les aider à composer avec les bouleversements personnels et professionnels qui peuvent survenir lors d’une telle crise.
En conclusion, nous savons que les services du PAEF sont bénéfiques : ils permettent d’accroître la productivité des employés, de les aider à se concentrer sur leur travail pendant qu’ils reçoivent de l’aide pour des problèmes qui touchent leur vie et de réduire l’absentéisme aussi. Nous espérons avoir répondu à vos questions et avoir clarifié les choses. Je serai ravie de répondre à vos questions. Je vous remercie, mesdames et messieurs les sénateurs.
La sénatrice Jaffer : Madame Bastos, je vous remercie infiniment de votre exposé très exhaustif. J’ai quelques questions. Tout d’abord, comment les employés savent-ils que ces services sont offerts? En faites-vous l’annonce de temps à autre? Comment apprennent-ils que cette aide est à leur disposition?
Mme Bastos : Tout à fait, mesdames et messieurs les sénateurs. Il y a plusieurs possibilités. Les services ont fait l’objet d’une forte promotion dans le cadre des communications qui ont été diffusées tout au long de la pandémie. Le comité sur la santé mentale qui a été créé il y a quelques années est également un autre moyen d’en faire la promotion. Dans le programme d’orientation des nouveaux employés, nous passons en revue les avantages sociaux qui sont offerts, et ces renseignements leur sont alors fournis. De plus, les employés peuvent avoir accès à l’information sur notre page de santé et de sécurité, à partir du site IntraSen.
La sénatrice Jaffer : Je vous remercie. Notre pays est désormais très multiculturel, et les familles sont elles aussi très différentes de ce qu’on appelle la norme. Est-ce que vous tenez également compte de la sensibilité culturelle des fournisseurs de service que vous envisagez?
Mme Bastos : Bien sûr. Nous travaillons avec des fournisseurs de service qui ont généralement un vaste réseau de contacts et de conseillers dans tout le pays. Suivant les besoins des employés, s’il faut retenir les services d’une personne ayant une expérience ou un profil donné pour aider, nous allons en faire la demande pour nous assurer que les conseillers à qui nous confions notre personnel sont en mesure de comprendre leur contexte et leurs circonstances uniques. C’est l’avantage de retenir les services d’entreprises bien établies au pays, qui ont des personnes-ressources de différentes spécialités et qui savent quelles ressources sont les mieux placées pour répondre aux besoins de certains employés sur le plan de la sensibilité culturelle.
La sénatrice Jaffer : Je vous remercie.
[Français]
La sénatrice Forest-Niesing : Je vais poser ma question en français. Elle s’insère dans le contexte de l’importance accrue de l’accès à des services en matière de santé mentale et à des mesures de soutien pour les employés de tous les secteurs. Cela se rapporte à la transition qui pourrait être le résultat d’un changement de pourvoyeur de services.
Dans votre recommandation, vous avez prévu une prolongation de deux mois. Je veux m’assurer qu’il ne s’agit pas d’une prolongation trop conservatrice pour ce qui est du calcul de temps. Nous savons que les mois passent vite et qu’il pourrait y avoir beaucoup de choses à accomplir dans le contexte de la transition, selon le cas. Selon vous, une période de deux mois est-elle suffisante, et même généreuse, pour éviter que, dans le processus de transition, il y ait une interruption pour ce qui est de l’accès aux services?
Mme Bastos : Certainement, c’est avec plaisir que je vais répondre à votre question. Je peux confirmer que nous avons ajouté une clause dans nos contrats. Cette clause stipule que, s’il y a des cas où des personnes sont déjà en train d’obtenir des services en matière de santé mentale, il doit y avoir une prolongation pour permettre à celles-ci d’être bien accompagnées pour ne pas risquer une interruption de services. La prolongation que nous avons requise, c’est parce qu’il y aura peut-être un changement de fournisseur. Nous voulons nous assurer que nos employés seront bien encadrés et que les services ne seront pas interrompus parce que nous sommes en train de faire un changement de fournisseur. Il s’agit de dispositions que nous avions déjà anticipées dans le contrat actuel pour nous assurer que les personnes sont prises en charge adéquatement et qu’il y a une bonne transition entre les fournisseurs et les deux programmes. Nous voulons nous assurer qu’il n’y aura pas de manque ou de variation dans la qualité des services que reçoivent les employés.
La sénatrice Forest-Niesing : C’est rassurant. Merci.
La sénatrice Dupuis : Bonjour, madame Bastos. Dans votre note, au troisième paragraphe, vous faites état du contrat actuel avec Morneau Shepell, qui avait commencé en janvier 2018, et pour lequel il y avait deux possibles prolongations d’un an chacune. Quelle est la raison pour laquelle vous avez choisi de ne pas les exercer? Je comprends que vous donniez la raison que le coût dépassait le montant établi par CIBA en 2018, mais pourquoi avoir fait un nouvel appel d’offres plutôt que de revenir auprès de CIBA pour demander une prolongation ou une augmentation de la valeur du contrat?
Mme Bastos : C’est précisément pour des raisons d’efficacité. Comme je l’ai indiqué, nous avions remarqué, en regardant nos dossiers, que les mesures qui avaient été mises en place ne couvraient pas ces deux périodes de prolongation. Donc, nous serions au dépourvu sur le plan financier. Puisque nous avions déjà couvert trois années avec le présent contrat et que cela aurait demandé les mêmes efforts pour revenir à la table d’ici un an pour négocier un nouveau contrat, nous avons déterminé que ce serait plus efficace de faire une demande de renouvellement et de lancer un appel d’offres pour un nouveau contrat.
[Traduction]
Le président : Je ne vois pas d’autres questions, mesdames et messieurs les sénateurs. Nous allons maintenant passer aux points suivants à l’ordre du jour de la séance publique, après quoi nous approuverons officiellement la demande de proposition à huis clos.
Le prochain point à l’ordre du jour se rapporte au sixième rapport du Sous-comité des ressources humaines. Élise Hurtubise-Loranger, conseillère parlementaire principale, se joindra à nous pour répondre aux interrogations. Comme toujours, la présentation sera suivie d’une période de questions.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’ai le plaisir de présenter le sixième rapport du sous-comité, qui a été adopté à l’unanimité. Les autres membres du sous-comité sont la sénatrice Judith Seidman, le sénateur Tony Dean et le sénateur Percy Downe.
En juillet 2019, les modifications au Code canadien du travail et à la Loi sur les relations de travail au Parlement sont entrées en vigueur de sorte que tous les employeurs parlementaires, y compris le Sénat, sont désormais assujettis au cadre fédéral de santé et de sécurité en vertu de la partie II du Code canadien du travail. D’autres modifications à ce code entreront en vigueur au cours des prochains mois afin d’élargir le concept des blessures et des maladies professionnelles au-delà de la santé et de la sécurité physique en y incluant aussi les cas de harcèlement et de violence, ainsi que les blessures et les maladies psychologiques liées à l’occupation d’un emploi. Comme l’indique le cinquième rapport du comité, que j’ai déposé devant CIBA le 22 octobre dernier, les membres du sous-comité examinent actuellement la Politique du Sénat sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail — la politique de 2020 —, qui a été présentée au Sénat lors de la dernière session parlementaire. Nous l’examinons pour nous assurer de sa conformité au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail, qui doit entrer en vigueur le 1er janvier prochain.
Comme l’exige le règlement, le Comité d’orientation sur la santé et la sécurité au travail du Sénat, qui est composé des représentants des employés et de l’employeur, participera au processus. Le règlement exige notamment qu’une évaluation du milieu de travail soit menée conjointement par l’employeur et le comité d’orientation pour permettre de cerner des facteurs de risque liés au harcèlement et à la violence. L’employeur et les membres du comité d’orientation doivent ensuite élaborer une politique sur la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence. Pour la mise en œuvre de la partie II du Code canadien du travail, CIBA représente l’employeur du personnel du Sénat, y compris les employés des sénateurs et de l’administration. Compte tenu du rôle crucial que joue le comité d’orientation dans la conduite de l’évaluation du milieu de travail et de l’élaboration de la politique de prévention et de résolution du harcèlement et de la violence, nous sommes d’avis que la structure hiérarchique actuelle du comité d’orientation devrait être reconsidérée.
Je vais passer rapidement sur le mandat du comité d’orientation. Vous avez reçu le rapport du comité. Toutefois, j’insisterai sur le fait qu’il joue un rôle dans l’élaboration des politiques et des programmes en matière de santé et de sécurité au travail, que les modifications au Code canadien du travail augmentent ses responsabilités et lui en donnent de nouvelles en matière de harcèlement et de violence au travail, qu’il a une fonction importante de planification et de surveillance et qu’il doit coopérer avec la ministre du Travail en ce qui a trait à la mise en œuvre et au respect du Code canadien du travail. Ce comité d’orientation n’est pas un comité ni un sous-comité parlementaire. Il est requis en vertu du Code canadien du travail et est formé de membres du personnel et de représentants de l’employeur. Il s’agit donc d’un comité paritaire. En vertu du Code canadien du travail, le Sénat doit obligatoirement se doter d’un comité d’orientation.
[Traduction]
Je vais maintenant expliquer la composition actuelle du comité. Le Comité d’orientation sur la santé et la sécurité au travail du Sénat est actuellement composé de représentants des employés et de l’employeur. Conformément au Code canadien du travail, la moitié au moins des membres du comité doivent être des employés qui n’exercent pas de fonctions de direction. Le Code canadien du travail et les règlements pris en vertu de celui-ci prévoient que les représentants des employés doivent être choisis par les syndicats si les employés sont syndiqués, ou par leurs pairs s’ils ne le sont pas. Les membres restants du comité d’orientation peuvent représenter l’employeur, qui peut choisir ses représentants au comité.
Je dirai maintenant quelques mots sur la composition du comité d’orientation du Sénat à l’heure actuelle. Lorsque les employeurs parlementaires sont devenus assujettis à la partie II du Code canadien du travail, ce qui s’est produit en juillet 2019 dans le cas du Sénat, le comité d’orientation existant, grandement inspiré des exigences du Code, mais qui a été créé en vertu de la Politique sur la santé et la sécurité au travail du Sénat alors en vigueur, a poursuivi son travail pour répondre à l’objet du Code pendant que l’Administration du Sénat préparait une nouvelle politique et de nouveaux processus sur la santé et la sécurité au travail pour s’assurer de la conformité du Sénat à la partie II du Code canadien du travail.
Le comité d’orientation est actuellement formé de deux gestionnaires de l’Administration du Sénat, qui sont en ce moment Mme McCullagh, la dirigeante principale des ressources humaines et la directrice de l’exploitation des immeubles et de la gestion des biens; de deux représentants syndicaux; d’un employé non représenté de l’Administration du Sénat; et d’un employé d’un sénateur, un poste qui est actuellement vacant.
Parlons maintenant des rapports hiérarchiques, un volet qui préoccupe notre sous-comité. Conformément à l’article 9 du Règlement sur les comités d’orientation, les comités locaux et les représentants en matière de santé et de sécurité, les membres du comité d’orientation doivent, au plus tard le 1er mars de l’exercice en cours, remettre au ministre du Travail un rapport annuel de leurs activités pour la période de 12 mois se terminant le 31 décembre de l’année précédente. Ces obligations sont nouvelles pour le Sénat, qui est devenu assujetti au Code canadien du travail en juillet 2019.
En vertu de la charte du comité en matière de santé et de sécurité présentement en place, les membres du comité doivent d’abord rendre compte au comité exécutif de leurs activités et des enjeux qu’ils ne parviennent pas à résoudre. Compte tenu des nouvelles exigences liées aux rapports, du rôle de CIBA à titre de représentant de l’employeur aux fins de la partie II du Code et du rôle accru que joue le comité d’orientation en ce qui concerne la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence en milieu de travail au Sénat, votre sous-comité estime que la structure des rapports hiérarchiques doit être reconsidérée pour assurer la participation de CIBA.
Par conséquent, le sous-comité recommande qu’à l’avenir, le comité d’orientation continue de faire rapport au comité exécutif, et qu’à titre de membre du comité exécutif, le légiste et conseiller parlementaire fasse rapport périodiquement des activités du comité d’orientation au sous-comité. Le président du sous-comité fera rapport au CIBA, au besoin.
Monsieur le président, je suis prête à répondre aux questions.
La sénatrice Marshall : Madame la sénatrice Saint-Germain, je vous remercie infiniment pour votre note d’information fort instructive et pour le rapport.
Dans la recommandation qui figure au rapport, vous demandez que le légiste et conseiller parlementaire fasse rapport périodiquement au Sous-comité des ressources humaines. A-t-il été question du calendrier? Je m’interroge sur la signification du mot « périodiquement ». Est-ce que c’est associé à la production du rapport annuel, ou est-ce que vous aviez autre chose en tête?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Merci de la question, sénatrice. Tout cela est effectivement relié au rapport annuel qui doit être présenté à la ministre du Travail. Je pense que c’est important qu’un tel rapport soit examiné par le Sous-comité des ressources humaines, qui le présentera assurément à CIBA avant qu’il soit présenté à la ministre. Nous avons aussi eu des échanges pour nous assurer que le Sous-comité des ressources humaines sera tenu au courant, par le greffier législatif, des principales activités de ce sous-comité, qui est un sous-comité important en matière de santé et de sécurité et en matière de prévention du harcèlement et de la violence au travail. Voilà pourquoi cette recommandation présuppose qu’il y aura un rapport beaucoup plus complet qui sera présenté au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je conclurai ma réponse en disant qu’à l’origine de nos questions et de notre recommandation, nous avions constaté que le sous‑comité actuel n’avait pas fait rapport au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au cours des deux dernières années.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Je vous remercie infiniment.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Sénatrice Saint-Germain, j’ai deux questions à poser. La première concerne la composition du comité d’orientation actuel. Si je comprends bien, on a parlé d’un comité paritaire, avec deux directeurs du Sénat, deux représentants syndicaux, un autre employé et un employé de bureau de sénateur. Est-ce qu’il s’agit vraiment d’un comité paritaire? Il semble en effet y avoir davantage de représentants du personnel au sein de ce comité que ce que l’on retrouve habituellement dans un comité paritaire; est-ce que je me trompe?
La sénatrice Saint-Germain : La composition du comité est dictée par le Code canadien du travail et, dans ce contexte, la composition actuelle répond aux exigences du code. Le mot « paritaire », s’il doit être interprété comme signifiant « deux parts égales », n’est donc pas pertinent, parce que la composition est effectivement dictée par le Code canadien du travail. En effet, le souci du sous-comité est de s’assurer que tous les postes seront pourvus au sein de ce comité. Vous aurez constaté que les employés de sénateurs ne sont pas représentés, puisque le poste qui leur est réservé est actuellement vacant.
La sénatrice Dupuis : Je vous remercie de le noter; en effet, j’avais une question au sujet de ce poste, car il y a un peu de confusion entourant la procédure selon laquelle les employés de sénateurs sont appelés à nommer un représentant au sein de ce Comité d’orientation sur la santé et la sécurité au travail, qui est par ailleurs extrêmement important.
Mon autre question a trait au rapport que le conseiller doit présenter au sous-comité. Je comprends bien qu’on ne veuille pas observer un calendrier précis de rapports à présenter au sous‑comité, mais ne devrait-on pas préciser tout de même que cela devrait se faire « de temps à autre », et aussi « à la demande du sous-comité »? Autrement dit, s’il y a un besoin que le sous‑comité estime nécessaire, s’il lui manque des renseignements, on ne veut pas se faire dire que le moment n’est pas opportun. Si l’on veut établir un lien clair et net avec le sous-comité, il faudrait préciser en indiquant « de temps à autre » et « à la demande du sous-comité ».
La sénatrice Saint-Germain : Je pense que c’est une excellente suggestion. On pourrait ajouter ceci : « report from time to time, and also at the request of the subcommittee members », donc faire rapport de temps à autre, selon les souhaits des membres du sous-comité.
Je tiens quand même à préciser que les membres du sous‑comité travaillent de très près avec le greffier législatif et des employés de la Direction des ressources humaines. Ils assistent, à moins que nous en décidions autrement, à toutes nos réunions, et nous décidons de l’ordre du jour et des demandes que nous faisons. Cependant, vos commentaires nous incitent à être plus prudents. Je vous assure que les membres du sous-comité sont très vigilants et que la collaboration de la part de la Direction des ressources humaines et du greffier législatif est exemplaire et mérite d’être soulignée. Je n’ai toutefois pas d’objection à modifier la recommandation, sous réserve de l’accord des membres du sous-comité et de CIBA, pour y ajouter « et à la requête du sous-comité ».
La sénatrice Dupuis : D’ailleurs, vous me donnez l’occasion de préciser que ce n’était pas du tout dans l’optique où je craignais qu’il y ait de mauvaises relations entre le sous-comité et un comité d’orientation. Dans le meilleur des mondes, tout va très bien. Tout le monde est remplacé du jour au lendemain, donc quel était l’objectif que nous poursuivions? C’est ce point que nous devrions préciser. Merci.
La sénatrice Saint-Germain : Merci. Je souscris à votre commentaire.
[Traduction]
Le président : Puisqu’il n’y a pas d’autres questions, chers collègues, je vais passer à la motion. L’honorable sénatrice Saint-Germain propose que le rapport soit adopté. Chers collègues, la greffière va maintenant procéder à un vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons procéder de la même façon que tout à l’heure.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 16 votes favorables.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, nous passons au dernier point à l’ordre du jour. Y a-t-il d’autres affaires d’intérêt public? Dans le cas contraire, nous allons suspendre brièvement la séance, après quoi nous poursuivrons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)