LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 1er novembre 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour faire l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour à tous et bienvenue à la séance du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider ce comité. Je demanderais à chacun des sénateurs de se présenter à l’intention de ceux qui suivent la séance en webdiffusion ou sur leur téléphone.
[Français]
Le sénateur Dawson : Bonjour. Dennis Dawson, sénateur du Québec.
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Grant Mitchell, sénateur de l’Alberta.
[Français]
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Sénateur Don Plett, du Manitoba.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.
La sénatrice Batters : Denise Batters, de la Saskatchewan, vice-présidente.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario.
Le président : Merci.
Le premier point à l’ordre du jour est le procès-verbal de la séance du 25 octobre, lequel figure dans votre liasse. Y a-t-il des questions ou des modifications?
S’il n’y en a pas, puis-je recevoir une motion pour adopter le procès-verbal? La sénatrice Saint-Germain propose l’adoption du procès-verbal. Êtes-vous d’accord? La motion est adoptée.
Le prochain point est le rapport du Sous-comité du Conseil interparlementaire mixte. J’invite Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale de la Direction des affaires internationales et interparlementaires, à la table des témoins. Je suppose que vous êtes déjà là.
Sénateur Plett, vous êtes là et vous allez vous adresser à nous. Nous vous laissons donc la parole.
L’honorable Donald Neil Plett, sénateur, Sénat du Canada : Merci beaucoup, monsieur le président. Bonjour, chers collègues.
À titre de coprésident du Conseil interparlementaire mixte, je suis enchanté de présenter le Rapport du Conseil interparlementaire mixte : Activités et dépenses des associations parlementaires pour l’exercice 2017-2018.
Comme vous le savez, ce rapport annuel fait état des activités et des dépenses des 13 associations parlementaires. Vous nous avez déjà présenté Colette, monsieur le président. Elle agit à titre de greffière du conseil, et c’est son équipe qui a préparé ce rapport.
Je veux vous donner un aperçu général du travail des associations au cours du dernier exercice, tel qu’elles sont expliquées dans le rapport, après quoi je me ferai un plaisir de tenter de répondre aux questions. Colette pourra répondre à toutes celles auxquelles je ne pourrai répondre.
Au cours de l’exercice 2017-2018, les 13 associations parlementaires ont effectué 86 voyages dans 50 pays et ont reçu 53 délégations venant de l’étranger, que ce soit à Ottawa ou à l’extérieur de la capitale nationale. Le nombre de voyages et de personnes y participant a augmenté.
Les associations parlementaires disposaient d’un budget total d’un peu plus de 4,5 millions de dollars en 2017-2018, une augmentation d’environ 1 million de dollars par rapport aux trois années précédentes. Leurs dépenses totales se sont élevées à 4,1 millions de dollars, dont 1,4 million de dollars ont servi à verser des contributions ou des cotisations et 2,7 millions de dollars ont été dépensés dans le cadre d’activités.
Comme 91 p. 100 du budget a été dépensé, il reste 424 095 $. On note que les dépenses ont augmenté de 28 p. 100 par rapport à celles de l’exercice précédent, une augmentation prévisible puisque le budget avait augmenté.
En ce qui concerne la participation du Sénat aux activités des associations, vous remarquerez que 103 délégués étaient des sénateurs, lesquels constituent 31 p. 100 des parlementaires qui ont voyagé. Même si cette information ne figure pas dans le rapport, je peux confirmer que 24 de ces 103 sénateurs étaient membres du Groupe des sénateurs indépendants, 46 étaient conservateurs et 33 étaient libéraux.
Sachez enfin que ce sont 38 sénateurs qui ont pris part à ces 103 voyages. Étant donné que le Sénat fournit 30 p. 100 du financement, la participation de 31 p. 100 correspond bien à cette contribution.
Pour obtenir des renseignements détaillés sur les 13 associations, je vous invite à consulter la section 3 du rapport, où vous trouverez de l’information sur les participants, les transports, l’hébergement, les indemnités journalières, l’accueil et les repas de travail, les dépenses diverses et, enfin, les frais d’inscription pour chaque activité menée au cours de l’exercice.
En conclusion, monsieur le président, les dépenses et les activités des associations parlementaires au cours de l’exercice 2017-2018 ont augmenté depuis l’exercice précédent, montrant qu’il s’agit d’une des périodes les plus actives des cinq dernières années.
Je rappellerai à mes collègues que ce rapport annuel, une fois examiné par le comité, sera présenté à la Chambre du Sénat, puis publié sur le web. L’information qu’il contient sera donc mis à la disposition du public.
Voilà qui conclut mon exposé, monsieur le président. Nous sommes maintenant prêts à répondre aux questions.
Le président : Y a-t-il des questions pour le sénateur Plett et Colette?
La sénatrice Marshall : Je voulais d’abord dire que je trouve ce rapport excellent. Il est bien présenté et facile à lire. J’ai trois questions.
J’aimerais d’abord savoir si nous avons vu le rapport sur l’examen quinquennal dont il est question à la page 3. Pouvez-vous me rafraîchir la mémoire?
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires : Le sous-comité n’a pas rédigé de rapport à ce sujet. Vous saurez peut-être que le conseil a pour mandat de réaliser un examen tous les cinq ans. Un sous-comité a été constitué au début de la législature et a présenté son rapport en mars dernier. Le Conseil interparlementaire mixte est toujours en train d’étudier les recommandations qu’il contient et s’emploie à en mettre certaines en œuvre. Il pourrait ne pas vouloir en suivre certaines. Ce rapport reste un document de travail.
Vous pourriez voir le résultat de certaines de ces recommandations, comme celle consistant à mettre à jour le guide financier que nous utilisons pour gérer les dépenses des associations. Ce guide est actuellement mis à jour et sera examiné par le conseil, après quoi il sera soumis à votre approbation.
Pour le moment, le rapport lui-même constitue principalement un document de travail pour le conseil, mais, comme je l’ai indiqué, il vous sera présenté.
La sénatrice Marshall : C’est rassurant, car je ne pouvais me souvenir de l’avoir vu, et c’est parce que nous ne l’avons pas vu. Donc, nous le recevrons?
Mme Labrecque-Riel : Cette question concerne le conseil. Ce dernier décidera bientôt s’il souhaite ou non simplement transmettre le rapport après en avoir fait l’examen.
La sénatrice Marshall : D’accord. Je poursuivrai la discussion avec le sénateur Plett. Ce rapport sera-t-il suivi d’une demande de fonds supplémentaires? Des sommes supplémentaires ont été approuvées l’an dernier ou l’année précédente.
Le sénateur Plett : Nous demandons des fonds chaque année. Ce rapport explique ce que nous avons fait et ne concerne en rien nos demandes de fonds supplémentaires.
La sénatrice Marshall : C’est un document indépendant?
Le sénateur Plett : Oui.
La sénatrice Marshall : Ma dernière question concerne les associations. Quand on examine les dépenses dans le sommaire pour les cinq dernières années, les dépenses relatives aux activités sont ventilées, mais il y a aussi des contributions. S’agit-il des cotisations que nous versons?
Le sénateur Plett : Non, les contributions sont les sommes que nous payons pour adhérer à l’Union interparlementaire ou à diverses organisations.
La sénatrice Marshall : C’est ce que je pensais. D’accord. Merci.
[Français]
Le sénateur Forest : J’ai une question, à titre d’information, concernant le budget. Le rapport est excellent, il est très clair. Félicitations! Je regardais le nombre de déplacements des sénateurs en 2014-2015. Moins de sénateurs se sont déplacés en 2017-2018. On remarque tout de même un bon écart par rapport au budget total des dépenses. Est-ce lié au fait que les déplacements étaient davantage à l’étranger? Qu’est-ce qui explique ce fait?
Mme Labrecque-Riel : Il y a un certain nombre de facteurs. Le sénateur Plett y a fait allusion dans ses commentaires plus tôt. Nous avons eu une augmentation du nombre d’activités entreprises par les associations. Ils ont assisté à plus d’activités et ont fait plus de déplacements. Aussi, ils ont augmenté le nombre de participants à chacune des activités. Le nombre moyen de participants est donc à la hausse aussi.
Les associations, pendant le dernier exercice financier, avaient eu une augmentation budgétaire, ce qui explique la grande différence entre cet exercice financier et le précédent. Le budget contenait 1 million de dollars de plus, ce qui représente un pourcentage élevé en termes de fonds disponibles. Les associations ont utilisé ces fonds pour augmenter le nombre d’activités à l’étranger. Elles ont aussi accueilli plus de délégations au Canada, mais pas nécessairement à Ottawa. Elles ont augmenté le nombre de participants par activité.
Le sénateur Forest : La bonne nouvelle, c’est qu’on est tout de même resté à l’intérieur du budget et des fonds alloués.
Mme Labrecque-Riel : Les associations et le conseil ne dépassent jamais leur enveloppe budgétaire. Ce n’est tout simplement pas une option.
[Traduction]
Le président : Avez-vous d’autres questions pour le sénateur Plett?
La sénatrice Marshall : J’aimerais poursuivre dans la même veine, mais pas avec le sénateur Plett. Je voudrais voir le rapport quinquennal au sujet duquel Colette a répondu à ma question une fois qu’il sera terminé. J’ignore si c’est une décision du Conseil interparlementaire mixte ou du Comité de la régie interne, mais j’aimerais examiner ce rapport.
Le président : J’assurerai le suivi avec le sénateur Plett après la séance et ajouterai une note à ce sujet dans le procès-verbal.
Le sénateur Plett : Je m’assurerai que la question figure à l’ordre du jour de la prochaine réunion du conseil, sénatrice Marshall.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le président : Y a-t-il d’autres questions pour le sénateur Plett ou Colette? Si ce n’est pas le cas, nous avons besoin d’une motion pour déposer ce rapport au Sénat.
La motion indique ceci : que le Rapport du Conseil interparlementaire mixte : Activités et dépenses des associations parlementaires pour l’exercice 2017-2018 soit déposé au Sénat.
Le comité accepte-t-il d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
Le président : Adopté.
Le prochain point à l’ordre du jour concerne le travail du Sous-comité des ressources humaines.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : C’est avec plaisir que je vous présente, au nom des membres du sous-comité, l’état de la situation à la suite de la décision qu’a prise le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration d’adopter le premier rapport du Sous-comité des ressources humaines sur la formation obligatoire en matière de prévention du harcèlement. Le Sénat a embauché la firme ADR Education pour offrir la formation après avoir examiné les possibilités avec diverses entreprises spécialisées en la matière.
Nous avons retenu deux entreprises à des fins de comparaison. Finalement, la firme ADR Education a été embauchée, notamment en raison de son expertise et du meilleur rapport qualité-prix qui nous a été présenté. Chaque séance durera trois heures. Les premières séances avec les gestionnaires du Sénat ont eu lieu le 26 octobre et se poursuivront le 2 novembre, demain, et le 16 novembre. Il y aura également des séances pour tous les sénateurs sous réserve de l’adoption aujourd’hui d’une motion en Chambre que le président déposera.
Les premières séances pour les sénateurs auront lieu le mardi 20 novembre, en fin d’après-midi. Elles seront organisées selon les caucus et groupes. Nous avons également prévu d’organiser une deuxième séance pour les sénateurs qui ne pourraient pas assister à la séance du 20 novembre. Celle-ci se tiendra le 27 novembre et elle sera mixte, c’est-à-dire bilingue, et les différents représentants ou membres des caucus et groupes seront regroupés, à moins que le nombre soit suffisamment important pour qu’on puisse organiser une ou deux séances simultanées.
La formation est semblable à celle qui est offerte par la Chambre des communes, mais elle a été personnalisée pour le Sénat et les sénateurs dans le contexte qui est le nôtre. C’est une formation interactive, ce qui fait partie de la personnalisation. Il y aura un certain nombre de mises en situation qui sont adaptées ou présentées à la base de ces formations, mais il y aura également la possibilité pour les sénateurs de suggérer des mises en situation et d’y participer concrètement.
La formation pour les employés, conformément à la décision du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, sous la recommandation du sous-comité dans son premier rapport, suivra à compter de janvier 2019. Elle devrait se terminer à la fin mars 2019. Par la suite, il y aura une séance initiale pour les nouveaux employés et les nouveaux sénateurs à une fréquence qui pourrait varier d’une ou deux fois par année, selon les volumes en question.
Cela conclut la première partie de mon rapport quant à la formation.
J’aimerais préciser que le Sénat souhaite être un employeur exemplaire et, plus particulièrement, favoriser un climat de travail sain et positif. La formation a pour but de permettre aux gens d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour détecter — on parle de prévention — de façon efficace les situations possibles de harcèlement au travail sous toutes ses formes. En notre qualité de dirigeants et de parlementaires d’une institution qui se veut démocratique et exemplaire, cette formation nous aidera à jouer un rôle encore plus positif et plus efficace dans le maintien d’un milieu de travail qui soit vraiment propice au développement et à l’efficacité à tous les niveaux. Je vous remercie.
[Traduction]
Le président : Avez-vous des questions pour la sénatrice Saint-Germain? Si ce n’est pas le cas, merci beaucoup. Nous déposerons le document au Sénat aujourd’hui.
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Le président : Honorables sénateurs, il y a, sous la rubrique « Autres affaires », une question au sujet de laquelle je voudrais faire le point : il s’agit de la demande de séance d’information sur la sécurité que certains sénateurs ont présentée lors de la séance de la semaine dernière.
En consultation avec le Président, nous avons convoqué la surintendante principale Jane MacLatchy, directrice du Service de protection parlementaire, qui comparaîtra à huis clos lors de la séance du 22 novembre pour nous fournir de plus amples renseignements sur trois incidents. En outre, Son Honneur a accepté de présenter au comité une séance d’information annuelle ou chaque fois que des questions importantes surviennent. J’espère que cet arrangement répond aux préoccupations des sénateurs.
Le sénateur Tkachuk : Oui. Vous devriez remercier Son Honneur à ce sujet.
Le président : Je lui transmettrai mes remerciements.
La sénatrice Batters : J’aimerais soulever une autre question. Il ne me semblait pas opportun de le faire pendant qu’il était question de l’excellent rapport du Conseil interparlementaire mixte, mais le groupe parlementaire Canada-OTAN s’est réuni mardi soir. Certains d’entre nous ont assisté à la rencontre, et je me demande si Colette Labrecque-Riel, qui est avec nous aujourd’hui et qui est greffière adjointe du Conseil interparlementaire mixte, pourrait revenir la semaine prochaine pour que nous puissions lui poser des questions à ce sujet.
Le président : Colette est-elle encore ici? Elle est partie.
Le sénateur Dawson : Le Conseil interparlementaire mixte examinera la question mardi prochain; elle sera donc au courant. La question a été abordée au cours de la séance que le conseil a tenue hier, mais aucun témoin n’a été convoqué. Mercredi prochain, le conseil analysera la question.
La sénatrice Batters : Excellent. Elle sera donc en mesure de répondre à nos questions.
Le président : Disons qu’elle comparaîtra jeudi, mais, s’il y a encore du travail à faire, attendons qu’il soit terminé pour l’entendre, dépendamment de l’étape où en est rendu le travail la semaine prochaine. Je ne sais pas ce qu’il en est, je ne suis pas au courant de cette affaire.
Le sénateur Plett : J’appuierais cette motion, monsieur le président. Nous avons vraiment manqué de temps hier. Nous tenions à discuter de la question hier, mais comme la sonnerie d’appel a retenti à la Chambre, bien entendu, nous avons dû lever la séance à 17 heures, alors que nous abordions à peine le sujet. Nous étions à la dernière minute, en fait. Nous ne nous réunissons pas toutes les semaines. Nous tenons habituellement une séance par mois, mais nous avons décidé d’organiser une séance spéciale la semaine prochaine pour discuter de cette question, comme le sénateur Dawson l’a indiqué.
Nous avons peut-être maintenant une résolution, mais je pense que si nous voulons un rapport de Colette, j’ai insisté fortement sur le fait que le conseil ne pouvait pas attendre après la pause pour se pencher sur la question; nous n’attendrons donc pas. Nous étudierons l’affaire à la première occasion, mais il suffirait que Colette nous présente simplement un rapport si c’est la semaine suivant la pause.
Le président : Est-ce que la semaine suivant la pause convient à tous? Je dirai à Pascale de veiller à ce que Colette comparaisse la première semaine après la pause. Sinon, cela nous mène à la fin des « Autres affaires ». Nous pouvons maintenant nous réunir à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)