LE COMITÉ COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION

PROCÈS-VERBAL

OTTAWA, le jeudi 23 juillet 2020
(10)

[Français]

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit par vidéoconférence aujourd’hui à 10 h 8 sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).

Membres du comité présents par vidéoconférence: Les honorables sénateurs Dean, Downe, Dupuis, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Martin, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint‑Germain, Seidman et Verner, c.p. (16).

Autres sénateurs présents par vidéoconférence: Les honorables sénateurs Cormier, McCoy, Omidvar, Pate et Tannas (5).

Présents par vidéoconférence : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.

Également présents : les sténographes officiels du Sénat.

TÉMOINS:

Sénat du Canada:

Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement;

Nathalie Charpentier, contrôleur et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement.

Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.

Le président fait une déclaration.

Le président présente tous les sénateurs participant à la rencontre.

CIBA/2020-07-23/081(P) – Adoption du procès-verbal du 25 juin 2020 (partie publique)

Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 25 juin 2020.

L’honorable sénatrice Marshall propose:

Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 25 juin 2020 soit adopté.

La motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Dean, Downe, Dupuis, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Verner – [15]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-07-23/082(P) – Motion pour les réunions à huis clos de CIBA : présence du personnel

Le président et Gérald Lafrenière font chacun une déclaration sur une ébauche de motion pour la présence du personnel durant les réunions virtuelles à huis clos.

L’honorable sénatrice Marshall propose:

Que, sauf si le comité en décide autrement, le personnel de support suivant est autorisé à être présent lors des délibérations virtuelles à huis clos du comité :

• Les membres du Comité exécutif;
• Le secrétaire de séance;
• Un représentant du Secrétariat de la régie interne;
• Un représentant du Bureau du président;
• La conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
• Les interprètes;
• Les sténographes;
• Le personnel de soutien technique.

La motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Dean, Downe, Dupuis, Forest-Niesing, Gagné, Jaffer, Marshall, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Verner – [15]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-07-23/083(P) – Rapports du Sous-comité de la vérification

Le président du sous-comité sur la vérification, l’honorable sénateur Downe, dépose le premier rapport du sous-comité :

LE JEUDI 23 juillet 2020

Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son

PREMIER RAPPORT

Dans le cadre de l’engagement du Sénat envers la transparence et la reddition de comptes, le 13 juin 2019, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a approuvé, basé sur une recommandation du Sous-comité de la vérification, la tenue d’un audit indépendant externe des dépenses du Sénat, exception faite des salaires, pour l’exercice 2018-2019 et a autorisé l’Administration à lancer une procédure d’appel d’offres. Cet audit avait pour objectif d’assurer que les dépenses sont conformes aux politiques et aux procédures (y compris les activités d’approvisionnement), et que les contrôles et processus en place sont appropriés.

Cet audit externe des dépenses s’ajoute à l’audit annuel régulier et continu des états financiers du Sénat. Il ajoute un niveau de contrôle supplémentaire et se concentre exclusivement sur la vérification des dépenses des sénateurs et l’administration du Sénat ainsi que des processus d’acquisition sous-jacents.

Raymond Chabot Grant Thornton (RCGT) fut sélectionné à la suite d’un appel d'offres officiel et public lancé le 8 août 2019. L’audit a été réalisé au cours du mois de novembre 2019. 

Votre sous-comité s'est réuni le 16 juillet 2020 pour s’organiser et recevoir les conclusions de l'audit mené par RCGT pour l'année fiscale 2018-2019.

Le rapport de l'audit de RCGT est joint en annexe. Il présente les résultats de chacun des deux échantillons testés pour les dépenses de l'Administration et les dépenses des sénateurs, les observations sur les principales constatations, les recommandations et la réponse de l'Administration à ces observations et recommandations.

Au fil des tests, les auditeurs ont observé de bonnes pratiques qui se sont traduites par un taux de conformité élevé. Ils ont noté entre autres que la mise en œuvre du système Unit4 a renforcé les contrôles liés aux flux de travail, aux approbations et à la conservation des documents. Des possibilités d'amélioration ont été relevées en matière de gestion de l'information et de clarification de la politique sur l’approvisionnement.

Votre sous-comité encourage les membres de CIBA à prendre connaissance des résultats de l'audit.

Suite à son examen du rapport de RCGT, votre sous-comité a identifié trois domaines d’intérêt qu’il aimerait examiner au cours de l’année 2020-2021. Ils sont :

• La mise à jour et l'amélioration de la politique du Sénat sur l’approvisionnement;
• Un audit de la cybersécurité des technologies de l'information;
• La fonction d'audit interne au Sénat.

L'audit de RCGT a été réalisé au coût de 99 637,50 $ prélevé sur le budget de 0,5 million de dollars prévu pour le Comité d'audit et de surveillance en 2019-2020.

Les auditeurs se rendront disponibles pour répondre aux questions des membres de CIBA à la prochaine rencontre du comité.

Respectueusement soumis,

Le président,

PERCY DOWNE

L’honorable sénateur Downe fait une déclaration.

Le président du sous-comité de la vérification, l’honorable sénateur Downe, dépose le deuxième rapport du sous-comité :

LE JEUDI 23 juillet 2020

Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son

DEUXIÈME RAPPORT

Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats des troisième et quatrième trimestres de l’exercice financier 2019-2020 comprenant le sommaire des autorisations budgétaires, l’analyse des dépenses et les résultats de fin d’exercice, préparés par la direction de l’Administration du Sénat.  

Le Sénat a terminé l'année avec un excédent budgétaire de $16,3 millions :

• $9,1 millions liés aux sénateurs;
• $1,8 million pour les comités et les affaires internationales et interparlementaires (AII);
• $4,9 millions liés à l'Administration.

Cet excédent budgétaire représente 14 % du budget total du Sénat, qui s'élève à $114,2 millions. 

Sur l'excédent de $9,1 millions attribué aux sénateurs :

• $7,7 millions proviennent de dépenses votées;
• $5,7 millions concernent des dépenses salariales et d'autres dépenses de bureau qui ont été inférieures à celles prévues au budget. Les sénateurs ont dépensé en moyenne 74 % du budget de leur bureau, ce qui correspond au taux enregistré ces dernières années;
• $1,4 million provient des dépenses statutaires pour la rémunération, les voyages et les télécommunications des sénateurs. Bien que le nombre moyen de sénateurs ait été plus élevé que l'année dernière, les frais de voyage ont été inférieurs à ceux prévus au budget en raison du nombre inférieur de jours de séance dû aux élections et à la pandémie.

Les comités ont enregistré un excédent de $1,8 million, principalement en raison d'un nombre de voyages moins élevé que prévu. L'excédent de l'AII est le résultat d'un niveau d'activités plus faible. En outre, un budget de $0,5 million a été prévu pour le Comité de l'audit et de la surveillance en 2019‑2020. Ce comité n'existait pas pendant cette période, mais $0,1 million ($99,637.50) ont été dépensés pour l'audit des dépenses des sénateurs et de l'administration du Sénat, ce qui a permis de dégager un excédent de $0,4 million.

Sur l’excédent de $3,5 millions attribué à l’Administration :

• $2,5 millions résultent de postes vacants en raison de départs;
• $0,9 million est dû à certains achats prévus qui ne se sont pas matérialisés ou qui ont été retardés, ainsi que de certains biens reçus après le 31 mars.

Votre sous-comité a vu et discuté des risques et incertitudes associés au rendement financier de l’institution. Il vous informe que les résultats financiers des troisième et quatrième trimestres sont conformes.  

En conséquence, votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant les rapports financiers trimestriels du Sénat du Canada pour le trimestre se terminant le 31 décembre 2019 ainsi que pour le trimestre se terminant le 31 mars 2020.

Respectueusement soumis,

Le président,

PERCY DOWNE

L’honorable sénateur Downe fait une déclaration.

À 10 h 29, la séance est suspendue.

À 10 h 30, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.

CIBA/2020-07-23/088(P) – Rapport du Sous-comité de la vision et du plan à long terme

Après débat, il est convenu que le rapport soit adopté et que les 5 recommandations soient publiées dans le Procès-verbal de la portion publique de cette réunion.

RECOMMANDATION 1

Votre sous-comité recommande que l’on informe Services publics et Approvisionnement Canada que le Sénat approuve l’aménagement du Centre d’accueil parlementaire conformément à l’option de taille moyenne.

RECOMMANDATION 2

Votre sous-comité recommande que l’on informe Services publics et Approvisionnement Canada que le Sénat approuve l’aménagement d’un point d’accès séparé et sécurisé du côté est du Centre d’accueil parlementaire.

RECOMMANDATION 3

Votre sous-comité recommande que l’on informe Services publics et Approvisionnement Canada que le Sénat approuve une intervention intercalaire partielle et intégrée à la cour intérieure située à l’est de l’édifice du Centre, ce qui permettra d’ajouter six (6) UBP, qui seront situées au-dessus de l’extension actuelle dans la cour intérieure.

RECOMMANDATION 4

Votre sous-comité recommande que l’on demande à Services publics et Approvisionnement Canada de présenter au Sénat des options et une estimation de coût concernant une intervention intercalaire dans le puits de lumière situé du côté est, de façon à créer des espaces supplémentaires réservés au soutien des sénateurs dans l’édifice du Centre achevé.

RECOMMANDATION 5

Votre sous-comité recommande que l’on demande à l’Administration du Sénat de consulter l’Administration de la Chambre des communes à propos des options d’interventions intercalaires dans la cour intérieure centrale et qu’elle fasse rapport de ces options au Sous-comité de la VPLT

À 13 h 5, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.

ATTESTÉ:

La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,

Pascale Legault

Le secrétaire de séance,

Gérald Lafrenière