LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 29 novembre 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour à tous, et bienvenue à la séance du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider le comité.
Pour la gouverne des gens qui suivent notre réunion sur le Web ou sur leur téléphone, je demanderais à chacun des sénateurs de se présenter.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario.
Le sénateur Wetston : Howard Wetston, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Grant Mitchell, de l’Alberta.
[Français]
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Plett : Donald Plett, du Manitoba.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.
La sénatrice Batters : Denise Batters, de la Saskatchewan, à titre de vice-présidente.
Le président : Le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la séance du 22 novembre, dont une copie se trouve dans vos documents. Y a-t-il des questions ou des modifications?
S’il n’y en a pas, quelqu’un peut-il présenter une motion afin que nous adoptions le procès-verbal? Merci, sénatrice Saint-Germain.
Chers collègues, conformément à l’ordre adopté par le comité le 19 avril 2018, le Groupe de travail consultatif sur la collection de biens patrimoniaux et d’œuvres d’art s’est vu attribuer le pouvoir d’agir au nom du comité dans les affaires concernant la politique du Sénat sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art. Le groupe de travail est tenu de présenter un rapport à notre comité tous les trois mois.
Le deuxième rapport du groupe de travail vous a été remis à titre d’information, et les sénateurs Bovey, Eaton et Joyal sont ici pour vous en donner un aperçu et pour répondre à vos questions.
L’honorable Patricia Bovey, sénatrice, Sénat du Canada : Merci, monsieur le président, et merci à vous tous de nous recevoir aujourd’hui.
Je tiens d’abord à dire que notre groupe de travail se concentre sur des objectifs, tant à court terme qu’à long terme. La priorité à court terme, c’est le déménagement; à long terme, il faut établir la voie à suivre dans l’intérêt du public, puisqu’il s’agit d’une collection patrimoniale importante.
La collection patrimoniale du Sénat sera déplacée progressivement de l’édifice du Centre à l’édifice du Sénat du Canada, et une partie sera entreposée. J’aimerais d’ailleurs remercier les membres de notre personnel chargé des services de conservation, qui se sont adaptés aux changements de dates et qui ont tout planifié très méthodiquement.
La stratégie vise, entre autres, à réduire le plus possible les risques de perte ou de dommage en ce qui a trait à la collection et à respecter l’échéancier de Services publics et Approvisionnement Canada pour les travaux de rénovation de l’édifice du Centre.
Le déménagement des œuvres d’art et des meubles patrimoniaux a débuté en août 2018 et se poursuivra jusqu’en février 2019. Je ne peux sous-estimer l’importance et l’ampleur du travail que représente le déplacement d’une collection patrimoniale. J’ai mené de tels projets à plusieurs reprises; c’est compliqué.
Dans des cas particuliers, certaines des œuvres d’art seront retirées de l’édifice du Centre après février 2019, et cela comprend la collection de tableaux de guerre du Musée canadien de la guerre qui se trouvent dans la salle du Sénat. À ce sujet, les gens me demandent souvent — et à vous aussi, j’en suis sûre — ce qui adviendra de ces tableaux. Ils doivent être restaurés. Ils appartiennent au Musée de la guerre, et c’est lui qui en assurera la restauration au cours des 10 prochaines années. Je crois que ce travail accaparera une bonne partie de ces 10 ans.
Il y a aussi eu des discussions sur la question de savoir si ces tableaux devraient faire l’objet d’une exposition itinérante, puisqu’ils font partie de la collection du Musée de la guerre. C’est au musée d’en décider. Si on demandait mon avis professionnel, je dirais que non parce que ces tableaux sont trop fragiles et trop grands. Tâchons plutôt de travaillons ensemble de façon systématique pour nous assurer que la population y a accès, notamment en les exposant au Musée de la guerre. D’ailleurs, j’ai récemment fait une vidéo sur ces tableaux, que l’on peut visionner sur le site web du Sénat.
Les principes de planification pour le retrait de la collection patrimoniale de l’édifice du Centre ont été approuvés par notre comité. Comme vous le savez, et j’en ai parlé au Sénat, j’ai visité le nouveau site d’entreposage, lequel est conforme aux normes. Hier, j’ai reçu le rapport sur les particules — c’est-à-dire le rapport sur la poussière — que j’attendais d’obtenir de la part du centre. C’est très encourageant, mais je tiens à continuer de surveiller un aspect qui est tout de même prometteur.
Il a fallu mettre en place des principes pour le déménagement de cette collection, et le comité y a travaillé d’arrache-pied. Je remercie mes collègues de leurs efforts.
J’aimerais toutefois qu’on mesure continuellement la température, le taux d’humidité et les particules de poussière au Centre de conférences du gouvernement parce qu’il faut du temps pour s’acclimater à un bâtiment. De mon point de vue, j’estime que ces facteurs devraient être surveillés.
L’honorable Nicole Eaton, sénatrice, Sénat du Canada : Ces principes de planification — parce qu’il peut y avoir des retards et des changements permanents — serviront à guider toute autre modification apportée au calendrier. La stratégie permet à la Direction des biens et des services de modifier rapidement les échéanciers si les emplacements provisoires ne sont pas prêts dans les délais prévus. Nous avons tous entendu dire qu’il y a quelques problèmes.
Parlons maintenant des travaux d’inspection de l’édifice du Centre par SPAC et des conditions météorologiques. Les restaurateurs d’œuvres et d’objets d’art ont examiné l’état des œuvres d’art et des meubles patrimoniaux qui seront déplacés de l’édifice du Centre et ils ont formulé des recommandations concernant la stabilisation, l’emballage et le transport. Ainsi, il sera difficile de sortir certains des objets par les portes. Songez notamment à la taille des tableaux. Comment s’y prendre? Nous avons eu de longues conversations à ce sujet.
Les restaurateurs ont terminé les traitements de stabilisation entre août et novembre de cette année. Nous avons embauché des manutentionnaires d’objets d’art et de meubles patrimoniaux pour emballer et transporter la collection patrimoniale du Sénat, selon les recommandations des restaurateurs.
Les emplacements provisoires doivent être prêts à accueillir les œuvres d’art et les meubles patrimoniaux. La sénatrice Bovey vient de parler de l’entrepôt, qui semble être en bon état.
L’honorable Serge Joyal, C.P., sénateur, Sénat du Canada : Merci, sénatrice Eaton. Il y a quatre points que j’aimerais porter à l’attention des honorables sénateurs. Premièrement, nous avons examiné la procédure de déménagement, laquelle a été conçue pour réduire le plus possible les risques et les dommages. Lorsqu’on enlève un tableau qui est resté accroché au mur pendant 50 ou 100 ans, on se rend compte que l’endos n’est pas stable. Nous avons donc passé en revue la procédure pour nous assurer que les objets sont stabilisés avant d’être déplacés en vue d’un risque minimal de dommage lors du déménagement ou de la réinstallation. C’était l’une de nos grandes priorités.
Notre deuxième priorité était de faire en sorte qu’il y ait une surveillance à chaque point de contrôle; ainsi, quelqu’un serait sur place, aux côtés des déménageurs, pour s’assurer qu’ils manipulent bien les objets. Ceux d’entre nous qui ont déménagé comprennent ce que cela signifie.
Il se peut que les déménageurs ne manipulent pas les objets avec soin. Quelqu’un doit donc être là pour surveiller le tout, entre le moment où les tableaux sont décrochés des murs et le moment où ils sont réinstallés, pour nous assurer de maîtriser la situation tout au long de la procédure.
Je tiens à insister sur le troisième point. Nous voulons nous assurer d’enlever d’abord les tableaux ou les objets d’art qui bloqueraient le passage des autres. Par exemple, si vous comptez déménager votre réfrigérateur, il est préférable de déplacer d’abord les petits objets dans le couloir afin de ne pas les endommager. Nous voulions donc nous assurer que la voie était libre avant de procéder au déménagement.
C’est un élément important, et je dois dire que les sénateurs se sont fiés à leur propre expérience de déménagement pour être sûrs d’avoir élaboré une procédure équitable qui permet de réduire le plus possible les risques et les dommages.
Nous sommes convaincus que la procédure suivie est la bonne et que les objets seront réinstallés dans le nouvel édifice d’une manière qui saura satisfaire les sénateurs et qui reproduira l’ambiance du Sénat, à l’image d’une institution qui prête attention à son histoire, à son patrimoine et à sa signification pour les Canadiens.
Voilà les objectifs que nous voulions atteindre. Merci, honorables sénateurs.
La sénatrice Batters : Vous en avez parlé un peu dans votre déclaration préliminaire, mais j’ai été surprise de voir récemment que plusieurs œuvres d’art ont déjà été retirées des endroits relativement visibles dans l’édifice du Centre. J’ai entendu quelques-unes de vos raisons, mais vous pourriez peut-être les expliquer à l’intention des visiteurs qui ont remarqué la même chose que moi.
La sénatrice Bovey : Je serais heureuse d’aborder cette question, sénatrice. Je dois avouer que les changements d’échéancier ont compliqué le déménagement. Un des vrais problèmes pour nous, comme vous le savez, c’est que nous en sommes à effectuer le déménagement en hiver plutôt qu’en été. Quand on déplace des objets patrimoniaux, on sait que la température et l’humidité provoquent des craquelures sur les tableaux. Nous avons dû tenir compte des difficultés liées au déménagement d’objets patrimoniaux en plein mois de janvier.
Il a fallu notamment renforcer leur endos et les protéger, dans la mesure du possible, contre les dommages causés par la température et l’humidité. C’est à contrecœur que nous avons dû entamer ces travaux pendant que nous siégions encore au Sénat, mais je crains qu’autrement, le tout risque de ne pas être prêt dans le nouvel endroit à notre retour. Je crois que le personnel a fait preuve d’une grande diligence pour essayer de retirer d’abord les œuvres d’art qui ne se trouvent pas sur l’itinéraire de visite du public. Je sais que les visites guidées ont été un peu compromises, mais vous remarquerez que nous n’avons pas fait enlever toute une section. C’est peut-être un côté d’un mur, si bien que les guides peuvent se concentrer sur le reste. Les principes des visites guidées n’ont pas changé.
La sénatrice Eaton : Permettez-moi d’ajouter un point. En raison du grand nombre de tableaux, il n’y a pas de place pour tous les portraits des Présidents, par exemple. Notre comité a décidé qu’il serait intéressant de choisir, pour les visites guidées, les portraits de ceux qui ont quelque peu changé le cours de l’histoire : la première femme nommée Présidente ou le premier Président associé à tel ou tel événement. Les historiens et les spécialistes en art se sont penchés sur la question et ils ont fini par sélectionner les Présidents pouvant susciter un bon récit dans le cadre des visites guidées. Bon nombre de ces tableaux ont sans doute été les premiers à être retirés et préparés en vue du déménagement dans le nouveau centre.
La sénatrice Batters : Est-ce qu’on continuera d’afficher les portraits des plus récents Présidents dans le nouvel édifice?
La sénatrice Eaton : Pas nécessairement. S’ils sont associés à une bonne histoire, oui. Quant aux portraits des autres Présidents, ils seront accrochés dans un endroit moins visible, moins public, parce que nous avons un espace limité.
La sénatrice Batters : Il serait tout de même intéressant pour les visiteurs de voir les portraits des Présidents des dernières années, y compris de ceux qui siègent encore.
Le sénateur Tkachuk : Faut-il une bonne histoire ou simplement une histoire intéressante?
Le sénateur Joyal : J’aurais des histoires à vous raconter, sénateur Tkachuk.
Puis-je ajouter un point en réponse à la question de la sénatrice Batters? Il y a un autre aspect sur lequel j’aimerais attirer votre attention.
Tout d’abord, nous voulions nous assurer que l’état des œuvres d’art était vérifié avant leur déplacement. Comme je l’ai dit tout à l’heure, quand on retire un tableau dont l’endos a accumulé de la poussière pendant 100 ans, la toile manque de stabilité, si bien qu’il faut renforcer un peu le cadre; on ne peut pas se contenter d’enlever le tableau d’un mur pour l’accrocher à un autre. Nous avons donc décidé de profiter de l’occasion pour vérifier l’état des œuvres d’art, effectuer des travaux de stabilisation et veiller à ce que les tableaux soient en meilleure condition, pour ainsi dire, lorsqu’ils orneront les murs du nouvel emplacement parce que, comme certains collègues l’ont dit, ces travaux pourraient s’étendre sur 15 ans. Je regarde le sénateur Plett, parce qu’il est un expert de la prolongation des délais dans l’industrie de la construction. Nous avons estimé que c’était le bon moment pour vérifier les objets. Il a fallu nous y mettre sans tarder pour pouvoir terminer le tout à temps, avant que le nouvel édifice ouvre ses portes. Voilà pourquoi vous voyez quelques espaces vides sur les murs.
La sénatrice Bovey : Nous avons également profité de l’occasion pour mettre à jour la base de données de la collection. Lorsqu’elle sera réinstallée, vous y verrez une mention de l’artiste, ainsi que des Présidents ou des sujets; nous adhérerons ainsi à la Loi sur le droit d’auteur du Canada. Selon moi, grâce à l’approche que nous avons adoptée pour la base de données, ces renseignements publics seront en bien meilleur état qu’avant.
La sénatrice Marshall : Qu’arrivera-t-il au vitrail qui représente les reines Victoria et Elizabeth parées de leurs bijoux en perles et qui surmonte l’entrée du Sénat? Est-ce qu’il sera retiré?
Le sénateur Joyal : Non, les vitraux font partie de cet édifice. Il se peut qu’on les retire durant la construction si les travaux présentent un risque pour leur intégrité, mais ils ne seront pas déplacés à l’autre édifice. Les fenêtres là-bas ne se prêtent pas à leur format, d’où l’impossibilité de les y installer.
La sénatrice Marshall : On les protégera donc.
Qu’adviendra-t-il des huit tableaux dans la salle du Sénat que nous voyons tous les jours et qui représentent des scènes de la Première Guerre mondiale? Seront-ils transférés au Centre de conférences?
La sénatrice Bovey : Ce sont justement ces tableaux qui seront retournés au Musée de la guerre, car ils lui appartiennent. Ils seront restaurés. Je vais prendre des risques ici. À mon avis, il faudra peut-être entre un an et demi et deux ans pour restaurer chacun d’eux. Ils sont énormes. Nous voyons tous à quel point leur surface est fissurée, et il faut examiner leur endos parce que, bien souvent, c’est de là que viennent les dommages. Il s’agit d’un projet d’envergure. Ces tableaux seront donc restaurés pendant notre déménagement, puis ils seront renvoyés au Sénat. À notre retour...
La sénatrice Marshall : Nous les récupérerons.
La sénatrice Bovey : Oui.
Le sénateur Wetston : Je ne puis m’empêcher de faire cette observation, parce que le sénateur Plett est un expert en construction, mais il est aussi passé maître dans l’art de s’assurer que les entrepreneurs se font payer — du moins, nous l’espérons.
C’est à propos des assurances. Que faites-vous en ce qui a trait au risque? Qui assume le risque? Avez-vous une assurance contre le risque du déménagement, par exemple? Je crois que vous savez où je veux en venir.
Le sénateur Joyal : Cela relève de Travaux publics. Au fond, c’est comme pour tout ce qui se rapporte au gouvernement du Canada. C’est Travaux publics qui assume cette responsabilité. En cas de dommage au cours du déménagement, Travaux publics aurait à décider s’il y a lieu d’intenter une poursuite contre les déménageurs ou si c’est la faute de ses propres employés. Vous connaissez la distinction du point de vue juridique. Nous n’avons pas recommandé l’achat d’une police d’assurance particulière parce que nous sommes couverts par la responsabilité de Travaux publics.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Sénatrice Bovey, sénatrice Eaton et sénateur Joyal, je tiens à souligner la qualité de votre travail et le professionnalisme de votre approche. Je suis très impressionnée par votre stratégie d’atténuation des risques. Vous avez su répondre avec beaucoup de profondeur et de crédibilité à l’ensemble des questions. Vous êtes parmi les sénateurs les plus occupés. Vous êtes venus travailler cet été. Vous travaillez à ce projet depuis quatre mois, et votre travail n’est pas terminé. On sait tout le temps qu’il reste pour finaliser le projet. Je veux aussi saluer votre souci de protéger cette collection, qui fait partie du trésor public, et de la valoriser auprès des citoyens de partout au pays. Bravo! Vous méritez notre plus grande reconnaissance.
Le sénateur Joyal : Merci bien.
La sénatrice Bovey : Merci.
[Traduction]
Le sénateur Joyal : Nous garderons le même poste au même salaire, monsieur le président.
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions, je tiens à vous remercier, sénateurs. Nous avons hâte à votre prochain rapport trimestriel.
La sénatrice Eaton : Pourvu que la sénatrice Saint-Germain ait le droit de nous remercier encore une fois.
Le président : Avant que nous passions au troisième point à l’ordre du jour, je m’en voudrais de ne pas signaler la présence de deux nouveaux membres au sein de notre comité : les sénateurs Dean et Wetston. Bienvenue à notre comité.
Je tiens également à remercier les sénatrices Jaffer et McCoy de leur contribution aux travaux du comité et des sous-comités. Comme vous le savez, la sénatrice Jaffer siège à notre comité depuis le début de la présente session parlementaire, et la sénatrice McCoy en est devenue officiellement membre en décembre 2016.
Le troisième point à l’ordre du jour concerne un rapport du Sous-comité de la vérification. J’invite à la table des témoins Nathalie Charpentier, contrôleuse et adjointe au dirigeant principal des finances, de la Direction des finances et de l’approvisionnement. Bienvenue.
La sénatrice Moncion, en tant que présidente du sous-comité, déposera son douzième rapport — le rapport financier trimestriel du Sénat pour le trimestre se terminant le 30 juin. Je crois comprendre que la sénatrice Moncion fera un exposé, et Nathalie sera à notre disposition pour répondre aux questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : Honorables sénateurs, en tant que présidente de votre Sous-comité de la vérification, j’ai le plaisir de déposer, à titre d’information, le rapport financier des faits saillants du Sénat pour le premier trimestre de 2018-2019 qui couvre la période se terminant le 30 juin 2018.
[Traduction]
Le comité a fait preuve de diligence dans la révision du rapport. Plusieurs questions ont été posées à l’équipe des finances, et elles ont été répondues à notre satisfaction. Le retard dans la présentation de ce rapport est dû à des circonstances exceptionnelles causées par les contraintes d’horaire du Sous-comité de la vérification et par la priorité qui a été octroyée à la revue des états financiers.
[Français]
Nous avons repensé ce rapport afin d’améliorer la pertinence de l’information présentée aux sénateurs. Le nouveau format est plus dynamique et met en valeur le travail des sénateurs et certaines des initiatives clés de l’Administration du Sénat.
[Traduction]
Le rapport est publié tous les trimestres. Il est préparé par la Direction des finances et de l’approvisionnement et il n’est pas vérifié. L’objectif de ce rapport est de fournir de l’information continue sur l’utilisation des autorisations budgétaires du Sénat, sur les dépenses réelles et celles prévues pour l’année en cours.
[Français]
En résumé, les autorisations budgétaires du Sénat pour 2018-2019 s’élèvent à 109,1 millions de dollars. Les dépenses réelles pour le premier trimestre représentent 19,8 millions de dollars. Dans l’ensemble, selon les meilleures informations disponibles au moment de la présentation du rapport, le Sénat prévoit de dépenser 97,8 millions de dollars pour 2018-2019, soit près de 90 p. 100 de son budget. Un excédent de 10,2 millions de dollars provient des budgets des sénateurs et des comités, parce que le nombre moyen des sénateurs devrait être inférieur à celui qui était prévu dans le budget, soit 96 sénateurs au lieu de 103. Cette situation est aussi attribuable aux tendances en matière de dépenses qui ne dépasseraient pas un taux d’utilisation de 85 p. 100 du budget des bureaux des sénateurs.
Pour les comités, l’excédent est lié au fait que certains voyages n’auront pas lieu à la suite de changements de plans ou en raison du fait que certains sénateurs ne voyageront pas comme prévu.
[Traduction]
L’administration prévoit un surplus de 1 million de dollars principalement attribuable au fait que les salaires sont à un niveau inférieur à celui prévu, conformément à l’expérience lors des exercices antérieurs. Cette situation est attribuable aux délais associés aux défis en matière de dotation ainsi qu’aux postes prévus, mais non pourvus.
[Français]
Je vais maintenant donner au comité un aperçu des changements importants apportés aux dépenses budgétaires.
[Traduction]
Les dépenses réelles cumulées au 30 juin 2018 ont augmenté de 5 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. Les modifications les plus importantes apportées aux dépenses ont eu lieu dans quatre catégories de dépenses. La page 8 du rapport explique les changements les plus importants.
[Français]
Dans la première catégorie, « Personnel », les coûts ont augmenté de 1 million de dollars en raison des nouveaux taux approuvés pour les employés non représentés de l’Administration du Sénat, les employés des sénateurs et des agents supérieurs, et les employés syndiqués.
[Traduction]
En ce qui concerne la deuxième catégorie, qui porte sur les transports et les télécommunications, les coûts ont diminué de 300 000 $ par rapport au même trimestre de l’exercice précédent en raison d’une réduction des voyages des sénateurs, y compris ceux des comités du Sénat.
[Français]
Dans la troisième catégorie, « Services professionnels et spéciaux », les coûts ont augmenté de 200 000 $. Cette augmentation est principalement attribuable à l’augmentation des services juridiques et des services-conseils en gestion, qui est liée à la réorganisation de la Direction des ressources humaines.
[Traduction]
Conformément à la pratique antérieure, notre rapport financier trimestriel présente à la section 4 les principaux risques et incertitudes qui doivent être surveillés et atténués.
Voilà qui conclut mon exposé sur les faits saillants financiers pour le premier trimestre terminé le 30 juin 2018. Je vous remercie.
Le président : Des questions? Sénatrice Batters.
La sénatrice Batters : Merci, sénatrice Moncion. J’ai quelques questions, et peut-être que l’adjointe au dirigeant principal des finances pourra y répondre. À la page 5 des faits saillants financiers, sous la rubrique « Sommaire des autorisations budgétaires », on apprend que 32,5 employés à temps plein se sont ajoutés à l’effectif de l’Admnistration du Sénat pour l’appui de son mandat et de ses priorités. Il ne s’agit donc pas du personnel des sénateurs. Il s’agit de l’Administration du Sénat. Je remarque aussi qu’à l’une des pages précédentes, on peut lire qu’il y a 412 employés au sein de l’Administration du Sénat. C’est une grosse augmentation. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet? De quelles catégories de secteurs et d’employés s’agit-il? Pourquoi y a-t-il eu une hausse aussi importante au cours de la dernière année?
Nathalie Charpentier, contrôleuse et adjointe au dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci, sénatrice. C’est une très bonne question. Malheureusement, je n’ai pas avec moi les détails concernant les 32,5 ETP, mais je serais en mesure de faire parvenir l’information au comité.
La sénatrice Moncion : Dans le budget de l’année dernière, les dépenses liées à ce recrutement avaient été ajoutées au montant. Cela se trouve donc dans les états financiers de l’année dernière.
La sénatrice Batters : Je crois que nous avons besoin de détails à ce sujet. Il faudrait des données sur les directions particulières et ce genre de choses, plutôt qu’un simple renvoi à un document que nous n’avons pas sous les yeux en ce moment.
Il y a deux ou trois autres points que j’aimerais également soulever. Je remarque à la page suivante, c’est-à-dire à la page 6 du document de 14 pages, que dans cet état financier trimestriel précis, on parle de fonds additionnels pour les agents supérieurs du Sénat, les caucus et les groupes. Cela représente 400 000 $ de plus et, ensuite, il y a aussi une économie de 400 000 $ en raison de la hausse importante des cotisations au régime de retraite des sénateurs auquel nous contribuons tous et qui a été mis en place il y a plusieurs années. Nous faisons donc notre part à cet égard. Merci.
Le sénateur Tannas : Tout d’abord, merci pour le nouveau format. C’est formidable. Je crois que cela facilitera la tâche des Canadiens qui sont curieux d’aller au fond des choses. Alors, félicitations. Je présume que notre Direction des communications a également joué un rôle là-dedans, mais je me trompe peut-être. Si ce n’est pas le cas, il y a quelqu’un qui est doué pour les communications, parce que c’est vraiment bien fait.
Je voulais vous poser une question et, à ce titre, je renvoie les sénateurs à l’annexe. Il y est question du financement de client averti. Si je comprends bien, il s’agit d’un programme de Travaux publics. Est-ce bien cela, Nathalie? Si nous sommes le client de Travaux publics, si nous possédons des connaissances et des compétences spécialisées, nous pouvons faire subventionner nos employés qui sont affectés à un projet de Travaux publics, comme c’est le cas de bon nombre d’entre eux dans le cadre du déménagement au Centre de conférences du gouvernement, qui s’appelle maintenant l’édifice du Sénat du Canada.
Savez-vous d’emblée quel est le montant du financement de client averti?
Mme Charpentier : Non.
Le sénateur Tannas : D’accord. Pourriez-vous fournir cette information au prochain trimestre? Ce n’est pas urgent, mais je crois que nous devons être mieux informés à ce sujet. Quelles sont les ramifications en 2019 en ce qui concerne les employés qui ne seront plus subventionnés? Que leur arrivera-t-il, et comment assumera-t-on leurs coûts s’ils restent en poste? Comment cela s’imbrique-t-il dans le budget des dépenses de 2019-2020? Merci.
La sénatrice Marshall : Je n’ai pas de question à poser aujourd’hui. J’aime bien le nouveau format. Comme il s’agit du premier trimestre, j’aimerais voir, au prochain trimestre, quelques renseignements sur le travail effectué relativement à nos systèmes de technologie de l’information parce que je crois que, l’année dernière, la direction des ressources humaines a largement dépassé le budget. Donc, la prochaine fois, nous pourrons peut-être obtenir des précisions à ce sujet. Quoi qu’il en soit, j’aime le format. Merci beaucoup.
Le sénateur Dean : Très brièvement, toujours à l’annexe A, après la rubrique « Financement de client averti », je vois qu’il est question de la planification de la relève et de la gestion des talents. Les sénateurs m’entendront beaucoup parler ici de la gestion et du perfectionnement des ressources humaines. Nous avons vu la documentation impressionnante de nos collègues de la Direction des ressources humaines, qui comprend justement la planification de la relève et la gestion des talents. À l’instar d’autres sénateurs, je vais m’assurer que c’est plus qu’une simple expression, plus qu’une simple diapositive dans une présentation PowerPoint remplie de belles couleurs et images, pour faire en sorte que nous concrétisions le tout en cet endroit.
Nous avons une occasion formidable, au sein de notre organisation, de faire mieux au chapitre de la nomination, du perfectionnement et de l’encadrement du personnel professionnel qui travaille ici. Je me réjouis de voir cette mention, mais je pense que, au lieu de simplement signaler ces questions, nous devrons nous mettre à y réfléchir ensemble très soigneusement et à prendre au sérieux le perfectionnement des ressources humaines, autant que faire se peut.
J’en resterai là. Je suis heureux de constater qu’on mentionne le perfectionnement des ressources humaines, mais, chaque fois que je tombe sur ces mots, les voyants commencent à s’allumer. Il s’agit d’une mention importante dans ce document, comme pour tout le reste.
Le sénateur Tkachuk : J’aimerais faire une observation relativement à la question soulevée par la sénatrice Batters. Je crois comprendre que le directeur principal des finances ne pouvait pas être ici en raison de circonstances malheureuses, mais nous pouvons inviter son équipe à comparaître devant le comité si nous jugeons nécessaire d’avoir une conversation, au lieu de lui demander simplement d’envoyer de l’information.
Le président : Oui, bien sûr.
Le sénateur Tkachuk : Merci.
La sénatrice Moncion : Pour en revenir aux observations du sénateur Dean, je voudrais ajouter que le Sous-comité de la vérification a commencé à examiner ces questions. Ainsi, nous avons reçu un premier rapport de la direction des ressources humaines sur le roulement du personnel. On nous a fourni beaucoup de renseignements. La semaine prochaine, lorsque nous étudierons le budget pour 2019-2020, il sera question du perfectionnement du personnel et de la création d’un meilleur cadre pour les ressources humaines. Nous sommes donc conscients des préoccupations, et nous travaillons à y remédier.
Par ailleurs, le Sous-comité de la vérification s’est également penché sur tout ce qui se rapporte au renouvellement des politiques utilisées dans le cadre des activités quotidiennes. La plupart d’entre elles n’ont pas été revues depuis 10 ans. Un calendrier a été établi pour assurer la révision de l’ensemble des politiques au cours des trois prochaines années, si je ne m’abuse. Il est donc prévu que le travail se fera progressivement.
Bref, ces situations ont été examinées au cours des derniers mois, si cela peut vous rassurer.
Le président : Merci. S’il n’y a pas d’autres questions, je remercie Nathalie et la sénatrice Moncion. Nous vous réinviterons bientôt pour obtenir une réponse à la question.
Passons maintenant au quatrième point à l’ordre du jour, qui porte sur une demande de soumission pour des cartouches d’encre. Il s’agit de lancer un processus concurrentiel d’approvisionnement pour l’achat de cartouches d’encre.
J’invite Ali Rostami à la table des témoins. Nous vous écoutons.
Ali Rostami, directeur par intérim, Opérations et services des immeubles, Direction des biens et des services, Sénat du Canada : Bonjour, mesdames et messieurs les sénateurs. Je suis ici aujourd’hui afin d’obtenir l’autorisation de votre comité en vue de lancer un processus de demande de propositions visant l’achat de cartouches d’encre.
Le contrat conclu avec notre fournisseur, PrintersPlus, expirera le 31 mars 2019. Même si le contrat prévoit la possibilité d’une prolongation d’un an, le montant maximal précisé dans le contrat a déjà été atteint.
En juin dernier, la Direction des biens et des services a achevé une analyse des dépenses liées à l’achat de cartouches d’encre visant à expliquer la hausse de ces coûts qui est survenue au cours des dernières années. À la suite de cet examen, la Direction des biens et des services, la Direction des services de l’information et la Direction des finances et de l’approvisionnement ont travaillé ensemble à l’élaboration d’un plan d’action en cinq points visant à réduire les coûts engagés pour acheter des cartouches d’encre. La demande de propositions tient compte de l’effet escompté de ce plan d’action.
[Français]
En fonction des dépenses des dernières années ainsi que des épargnes anticipées dans le cadre du programme de gestion des coûts de l’encre pour imprimante, nous estimons les achats de cartouches d’encre pour les cinq prochaines années à environ 900 000 $. Par conséquent, nous demandons au comité d’autoriser la Direction des biens et des services ainsi que la Direction de l’approvisionnement à procéder à un processus d’appel d’offres visant la signature d’un contrat de trois ans plus deux années d’option pour une valeur estimée à 900 000 $. Merci.
[Traduction]
Le président : Quelqu’un souhaite-t-il poser des questions à M. Rostami?
La sénatrice Marshall : Le processus d’appel d’offres est-il public?
M. Rostami : Oui, madame la sénatrice.
La sénatrice Marshall : Où l’annoncerez-vous?
M. Rostami : Nous l’annoncerons en ligne, sur un site semblable à MERX. Je crois qu’il s’appelle Achats et ventes. Il s’agit d’un processus public — tout membre du public est autorisé à présenter une soumission.
La sénatrice Marshall : Qui fera partie du comité qui évaluera les soumissions?
M. Rostami : Nous allons constituer un comité d’évaluation qui sera composé de représentants de chaque direction; il comptera un membre de la Direction des finances et de l’approvisionnement, de la Direction des biens et des services, de la Direction des services de l’information, ainsi que toute autre personne qui aimerait participer à cette évaluation.
La sénatrice Marshall : Les soumissions seront évaluées par le comité?
M. Rostami : Tout à fait.
La sénatrice Marshall : Reviendrez-vous nous faire une recommandation, ou est-ce que le processus se poursuivra tout simplement?
M. Rostami : Je reviendrai assurément.
La sénatrice Marshall : Le comité reviendra nous parler?
M. Rostami : Oui, nous reviendrons.
La sénatrice Marshall : Merci.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de votre note. Je m’intéresse à votre plan d’action pour atténuer l’augmentation supplémentaire des coûts, parce que nous sommes à près de 1 million de dollars pour cinq ans, ce qui représente beaucoup d’argent. Vous avez constaté — et je vous félicite de l’exercice que vous avez fait — que le coût avait presque doublé au cours des cinq dernières années. Quelles en étaient les principales raisons? Quel était votre plan d’action? Quelles sont les mesures de contrôle que vous prévoyez, concrètement?
M. Rostami : Madame la sénatrice, je n’ai pas le rapport avec moi en ce moment, mais je le partagerai avec plaisir avec les membres du comité.
La sénatrice Saint-Germain : J’y tiens. Il s’agit d’une question très importante. Tout est dans le contrôle dans une telle situation et, sans vouloir faire de la microgestion, je crois qu’il est important de prévoir une reddition de comptes à ce propos.
M. Rostami : Absolument.
[Traduction]
Le président : Je crois que Mme Legault a quelques renseignements à nous communiquer à ce sujet. Veuillez donc prendre la parole, s’il vous plaît.
[Français]
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration : Histoire de vous donner un compte rendu de l’augmentation de certaines dépenses, tout d’abord, il y a un volume plus grand de consommation. Également, nous avons noté que certains appareils dataient d’un certain nombre d’années. Le renouvellement de certains appareils pourrait générer des économies en ce qui a trait aux cartouches d’encre que l’on achète.
Nous avons aussi noté que certains clients faisaient moins appel aux services de l’imprimerie centrale, et il y a une grande économie d’échelle à faire quand les gens ont des documents volumineux à imprimer. C’est une des solutions que nous voulons promouvoir. Dans la stratégie, nous désirons sensibiliser les gens aux coûts d’imprimerie et nous allons nous assurer que les directeurs et les sénateurs connaissent exactement les coûts d’imprimerie qui sont liés à leur bureau. La sensibilisation est une des mesures prévues.
Finalement, sur le plan de l’administration, nous voulons voir si certains appareils sont plus performants et plus efficients, comme des appareils multitâches qui pourraient être intégrés dans l’administration pour générer des économies additionnelles.
La sénatrice Saint-Germain : La sensibilisation est importante. Lorsqu’on voit les coûts, on peut prendre des mesures, comme celle de mettre la fonction des imprimantes en noir et blanc par défaut. Cela représente beaucoup d’argent, et il n’est pas toujours nécessaire d’imprimer en couleur. Merci.
[Traduction]
Le sénateur Wetston : Il s’agit plutôt d’un commentaire que d’une question. Personnellement, j’ai mené des recherches sur les imprimantes, et elles me rendent fou. En ce qui concerne l’encre et les cartouches, j’ai découvert que l’encre était meilleure sur le plan environnemental; autrement dit, son rendement sur le plan environnemental est radicalement supérieur à celui des cartouches. L’encre dure plus longtemps. Comme vous songez à ajouter de nouvelles imprimantes dans les mois et les années à venir, je me demande si vous envisageriez d’utiliser de l’encre plutôt que des cartouches.
Le président : Si personne n’a d’autres questions à poser à M. Rostami, je vais demander que quelqu’un propose la motion suivante :
Que la Direction des biens et des services soit autorisée à procéder à un processus concurrentiel d’approvisionnement afin d’établir un contrat de plus de 100 000 $ pour la fourniture de cartouches d’encre sur une période de trois ans, avec deux années optionnelles, d’une valeur d’environ 900 000 $.
Êtes-vous d’accord, honorables sénateurs?
Des voix : Oui.
Le président : La motion est adoptée.
« Autres affaires » est le prochain point à l’ordre du jour. Y a-t-il d’autres sujets à aborder avant que nous poursuivions la séance à huis clos? Comme il n’y en a pas, nous poursuivrons la séance à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)